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3. Fertigung von Briefen

3.1 Wo finde ich die Briefbögen der FernUniversität

Die aktuellen Briefbögen laden Sie aus der Formulardatenbank herunter.

Beim Anpassen des Briefbogens (Rektor/Kanzlerin) für das Dezernat ist lediglich die Bezeichnung des Dezernates und der Abteilung zugelassen. Die Teambezeichnung ist nicht aufzunehmen. Beispiele hierzu finden Sie ebenfalls in der Formulardatenbank .

Verwenden Sie bitte keine bereits erstellten Schreiben mit veralteten Briefbögen als Druckvorlage für neue Schreiben.

3.2 E-Mail-Sendung

Schriftverkehr soll grundsätzlich per E-Mail erfolgen (siehe Postordnung § 5 (1) 'Interne Post' und § 6 (1) 'Externe Post').

Wichtig: Im E-Mail-Schriftverkehr ist die Schrift 'Arial' zu verwenden, da nicht allen Mail-Empfängerinnen/ -empfängern die Schrift 'Frutiger' zur Verfügung steht.

Der Dienstweg bei E-Mail-Sendungen wird von Ihnen eingehalten, wenn Sie die E-Mail direkt an die Empfängerin / den Empfänger senden und gleichzeitig den Vorgesetzten des Dienstweges eine Durchschrift der E-Mail zuleiten. Sollte im Einzelfall beim E-Mail-Versand, auf Grund der besonderen Bedeutung des Schreibens, die Kenntnisnahme der Vorgesetzen auf dem tatsächlichen Dienstweg erfolgen, senden Sie die E-Mail an die nächste Vorgesetzte / den nächsten Vorgesetzten, mit der Bitte um Weiterleitung auf dem Dienstweg.

Bei einer E-Mail-Sendung an Externe (außerhalb der FeU) ist die volle Dienstanschrift und Telefon-Nr. anzugeben (also keine internen Abkürzungen und nicht nur die Telefon-Durchwahl-Nr.). Das Muster hierzu finden Sie in der Anlage 1.

E-Mails mit vertraulichem oder rechtlich relevantem Inhalt sind verschlüsselt und mit digitaler Unterschrift zu versenden. Informationen hierzu erhalten Sie über die WWW-Seiten des ZMI (http://ca.fernuni-hagen.de).

3.3 Briefsendungen

Die Papierform ist für Briefe nur dann einzusetzen, wenn dies wirtschaftlich sinnvoll ist.

3.3.1 Externer Brief (Original/ Entwurf/ Durchschrift)

Für den externen Schriftverkehr verwenden Sie den Briefbogen nach der Anlage 2a und 2b. Wichtige Tipps zum Adressieren und Beispiele von Musteranschriften gemäß DIN-Norm finden Sie in der Anlage 5.

Im Schriftverkehr mit Behörden sind eine persönliche Anrede und die Grußformel nicht erforderlich.

3.3.2 Interner Brief (Original/ Entwurf/ Durchschrift)

Für den internen Schriftverkehr verwenden Sie den Briefbogen nach der Anlage 3a und 3b. Nach Erstellung ist dieser Brief grundsätzlich elektronisch zu versenden.

3.4 Vermerk

Mündliche und fernmündliche Rücksprachen, Anordnungen, Auskünfte und sonstige wichtige Hinweise sind, soweit sie für die weitere Bearbeitung einer Angelegenheit von Bedeutung sein können, in einem Vermerk nach Muster der Anlage 4 festzuhalten. Die Angaben sollen kurz, aber erschöpfend sein.

3.5 Verfügungen

Verfügungspunkte sind Bearbeitungsangaben, die auf dem Entwurf und auf allen Durchschriften geschrieben werden. Eine Beschreibung der Verfügungspunkte finden Sie unter der Nr. 11 der Geschäftsordnung der Zentralen Hochschulverwaltung der FernUniversität.

Verfügungspunkte mit vertraulichem Inhalt werden nur auf den Entwurf geschrieben.

Auf dem Entwurf und ggf. auf den Durchschriften wird nur einmal und zwar unter der Schlussverfügung handschriftlich paraphiert bzw. unterschrieben (siehe Anlagen 2b und 3b).

3.6 Unterschriftsregelung und Zeichnungsform

Die Regelungen zur Unterschriftsbefugnis, den Zeichnungsformen und der Mitzeichnung finden Sie in der Geschäftsordnung der Zentralen Hochschulverwaltung der FernUniversität unter der Nr. 12.

3.7 Überprüfung von gefertigten Schriftstücken

Das am PC gefertigte Dokument sollte von Ihnen vor dem Ausdrucken bzw. Versenden nochmals in Bezug auf Formatierung, Trennung und Rechtschreibung kontrolliert werden. Die Rechtschreibung und Grammatik können Sie anhand des vorhandenen Winword-Rechtschreibprogramms überprüfen.

Dezernat 3.3 06.05.2013
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