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Erstellung und Weiterleitung von Rektoratsvorlagen der Verwaltung und der Zentralen Einrichtungen

Illustration
Für die Erstellung einer Rektoratsvorlage für die Rektorin/Prorektoren/Kanzlerin benutzen Sie bitte immer den aktuellen Vordruck.

Den Vordruck und ein Muster finden Sie in der rechten Spalte unter 'Arbeitsgrundlagen'.

Speichern Sie den Vordruck 'Rektoratsvorlage' in Ihr Vorlagenverzeichnis und versehen Sie die Vorlage mit den entsprechenden Daten.

1. Termin der nächsten Rektoratssitzung

Die Tagesordnung mit allen Unterlagen für die Sitzung wird in der Regel 6 Tage vor der jeweiligen Sitzung fertiggestellt; versendet werden die Unterlagen 5 Tage vor dem Sitzungstermin.

Bevor Sie den Sitzungstermin in die Vorlage eintragen, bedenken Sie, dass Rektoratsvorlagen, die im Verantwortungsbereich der Kanzlerin liegen, 11 Tage vor der jeweiligen Rektoratssitzung (immer freitags) in den entsprechenden Dezernatsordner unter Outlook von Ihrem Dezernenten / Ihrer Dezernentin eingestellt sein muss. Wann die Vorlage bei der Rektorin bzw. den Prorektoren vorliegen müssen, sollten Sie jeweils abstimmen. Dies ermöglicht es, noch Rückfragen zur Vorlage zu klären. Die Termine der nächsten Rektoratssitzungen finden Sie in der rechten Spalte unter „Arbeitsgrundlagen“.

2. Unterschrift

Da die Rektoratsvorlage elektronisch weitergeleitet wird, ist eine Unterschrift nicht erforderlich.

3. Dateiname der Rektoratsvorlage / Anlagen

Für das Speichern der Rektoratsvorlage verwenden Sie bitte die folgende Form der Dateibezeichnung:

  • Kurzbezeichnung des TOPs und Datum der Rektoratssitzung in der Form 'tt-mm-jj' (z. B.: Veröffentlichungspflichten_IFG_23-01-07.doc)
  • Sofern eine Anlage zur Rektoratsvorlage beigefügt wird, ist diese als PDF-Datei mit Kurzbezeichnung des TOPs, Anlage X und Datum der Rektoratssitzung in der Form 'tt-mm-jj' zu speichern (z. B.: Veröffentlichungspflichten_IFG_Anlage1_23-01-07.pdf)
  • Umfangreiche Anlagen (mehr als 2 Seiten) sind mit Lesezeichen zu versehen (Anleitung siehe hierzu in der rechten Spalte unter 'Arbeitsgrundlagen').

Bitte beachten Sie, dass die Rektoratsvorlage nicht schreibgeschützt wird.

4. Elektronischer Dienstweg von Rektoratsvorlagen

Nach Fertigstellung senden Sie Ihre Rektoratsvorlage ggf. mit Anlagen per Mail an Ihren Abteilungsleiter / Ihre Abteilungsleiterin, m. d. B. um Zustimmung und elektronische Weiterleitung an den Dezernenten / die Dezernentin.

Sollte keine Zustimmung des Vorgesetzten / der Vorsetzten erfolgen bzw. Änderungen gewünscht werden, ist dieses dem Sachbearbeiter / der Sachbearbeiterin mitzuteilen.

5. Einstellung der Rektoratsvorlage in den Dezernatsordner in Outlook für die Kanzlerin

Nach Zustimmung stellt der Dezernent / die Dezernentin die Rektoratsvorlage (in der Regel freitags, 11 Tage vor der Rektoratssitzung), in den entsprechenden Dezernatsordner unter Outlook (siehe Pfad unten) ein. Die Kanzlerin hat Zugriff auf alle Dezernatsordner.

<Öffentliche Ordner>
<Alle öffentlichen Ordner>
<Rektoratssitzungen>
<Sammelordner-Rektoratsvorlagen-Verwaltung>
<Dezernate 1 - 5>

6. Rückmeldung der Kanzlerin

Sollte die Kanzlerin Änderungen in der Rektoratsvorlage vornehmen, werden diese von ihr mit dem Überarbeitungsmodus in Word kenntlich gemacht und gehen spätestens am Donnerstag vor der jeweiligen Rektoratssitzung bei dem jeweiligen Dezernenten / der jeweiligen Dezernentin per Mail ein. Der Sachbearbeiter / die Sachbearbeiterin wird auf dem Dienstweg informiert.

7. Einstellung einer Rektoratsvorlage für die Rektorin oder die Prorektoren

Hier bedarf es der Absprache mit den beteiligten Personen.

8. Einstellung der Rektoratsvorlage in den 'Sammelordner-Rektoratsvorlagen-Verwaltung' in Outlook für das Büro der Rektorin

Nach Zustimmung durch die Kanzlerin stellt das Büro der Kanzlerin die Rektoratsvorlage, jeweils mittwochs (Dienstschluss) vor der jeweiligen Rektoratssitzung, in Outlook in den o. a. Ordner ein.

Das Büro der Rektorin hat Zugriff auf diesen Ordner und trägt in der jeweiligen Rektoratsvorlage die Nummer des Tagesordnungspunktes (TOP) ein.

9. Rektoratsentscheidung

Die Rektoratsentscheidung wird durch Protokoll der Sitzung des Rektorats dem Dezernenten / der Dezernentin mitgeteilt.

Dezernat 3.3 17.06.2016
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