Rubriken

3. Besondere Zuständigkeiten

Illustration

3.1 Zentrum für Medien und IT (ZMI)

3.2 Abgrenzung der Aufgaben

3.3 Personalverwaltung

3.4 Justitiariat

3.5 Organisationseinheiten, die Vergaben und Aufträge erteilen

3.6 Systemadministration

3.7 Datenverarbeitung für wissenschaftliche Zwecke

3.1 Zentrum für Medien und IT (ZMI)

Das ZMI ist im technischen Sinne des Datenschutzes für die Gewährleistung von IT-Sicherheit für die Systeme zuständig und verantwortlich, die von ihm betreut werden. Die globale Entwicklung von Sicherheitsstandards zur IT-Sicherheit für alle Systeme an der FernUniversität sowie deren Überwachung erfolgt durch ein IT-Sicherheitsteam1.

3.2 Abgrenzung der Aufgaben

Für einige der Organisationseinheiten (Ziffer 1.4) ist die Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben unmittelbar Teil ihrer Aufgabenstellung. Ihre Zuständigkeiten sind in der Anlage 2 zu finden.

3.3 Personalverwaltung

Das Dezernat Personalverwaltung ist als personalbearbeitende Dienststelle für das Anlegen, Verwalten, Führen und Vernichten (Tilgen) von Personalakten oder Teilen davon gemäß den Vorgaben zum Datenschutz (z. B. §§ 102 ff LBG NRW etc.) zentral zuständig2.

3.4 Justitariat

In Rechtsfragen, die den Datenschutz oder das Recht auf Information nach dem IFG NRW wesentlich berühren, liegt die Bearbeitung von Strafanzeigen, Strafanträgen und Schadensersatzansprüchen sowie die Einleitung von Ordnungswidrigkeitenverfahren im Zusammenhang mit Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben in der Zuständigkeit und Verantwortlichkeit des Justitiariats der FernUniversität. Im Übrigen ist die bzw. der BDSB ausschließlich zuständig.

Sie bzw. er kann das Justitiariat einschalten, wenn zu besonderen Rechtsfragen betreffend Datenschutz und Datensicherheit Rechtsgutachten einzuholen sind.

3.5 Organisationseinheiten (Ziffer 1.4), die Vergaben und Aufträge erteilen

Organisationseinheiten (Ziffer 1.4), die Vergaben und Aufträge erteilen, weisen Bieterinnen und Bieter bzw. Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer auf das Datengeheimnis hin und verpflichten sie nach dem Verpflichtungsgesetz zur Verschwiegenheit, soweit im Rahmen zu erteilender Vergaben und Aufträge personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen.

Werden bei zentralen Vergaben personenbezogene Daten von mehreren Stellen verarbeitet, so ist die Beachtung der Vorgaben zu Datenschutz und Datensicherheit durch alle beteiligten Stellen sicherzustellen. Die mit der Reparatur von IT-Geräten beauftragten Firmen sind ebenfalls auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu verpflichten.

Der FernUniversität als Auftraggeberin sowie der bzw. dem LfD NRW muss die Möglichkeit eingeräumt werden, die Einhaltung der Vorgaben zu Datenschutz und Datensicherheit zu kontrollieren. Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer, die im Hinblick auf die Vorgaben des Datenschutzes nicht geeignet erscheinen, sind von den Vergaben und Aufträgen auszuschließen.

3.6 Systemadministratorinnen bzw. Systemadministratoren

Die Administratorinnen oder Administratoren (gem. den IT-Sicherheitsregeln und dem GVP) setzen die Vorgaben des technischen Datenschutzes um und dürfen aus Gründen des Datenschutzes den Inhalt von Dateien weder lesen noch auswerten oder verändern. Ausnahmen zur Missbrauchskontrolle kann die bzw. der Dienstvorgesetzte mit vorheriger Zustimmung der Personalvertretung anordnen. Zur Behebung von Fehlfunktionen kann die Löschung von Daten erforderlich werden.

3.7 Datenverarbeitung für wissenschaftliche Zwecke

Auf die Regelungen des § 28 DSG NRW wird verwiesen.

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1 Vgl. IT-Sicherheitsregelungen der FernUniversität, vorläufige Fassung vom 25.03.2003

2 Personalakten (auch in elektronischer Form) sind grundsätzlich nur in der Personalverwaltung zu führen und aufzubewahren. Sofern das Führen von Personalnebenakten (z. B. Urlaubsdatei) unabdingbar ist, so muss das Personaldezernat dem zustimmen

Datenschutzbeauftragter 14.10.2011
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