Rubriken

11. Bearbeitung

Dokumente können elektronisch oder in Papierform eingehen. Bei Bedarf sind die Dokumente mit Arbeitsvermerken zu versehen. Für Sichtvermerke auf der Papierpost sind der Rektorin / dem Rektor die rote, der Kanzlerin / dem Kanzler die grüne, der Kanzlervertreterin / dem Kanzlervertreter die braune sowie den Dezernentinnen / Dezernenten die violette Farbe vorbehalten. Elektronische Post­eingänge sind grundsätzlich auf elektronischem Wege zu bearbeiten.

Die Reihenfolge und die Art der Bearbeitung richten sich nach der Dringlichkeit der Angele­genheit. Wurden keine Termine vereinbart, sind Geschäftsvorgänge innerhalb einer Frist von 14 Tagen zu bearbeiten. Dauert die abschließende Bearbeitung ausnahmsweise länger oder wird der Vorgang an eine andere Stelle abgegeben, ist die Absenderin / der Absender vor Ablauf der Frist über den Stand der Bearbeitung zu informieren. Rücksprachen sind innerhalb von drei Arbeitstagen durchzuführen. Die Erledigung ist mit Namenszeichen und Datum auf dem Vorgang zu vermerken.

Jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, bereits bei der erstmaligen Befassung mit einer Angelegenheit zu prüfen, ob andere und ggf. welche Bereiche zu beteiligen sind. Die Bereiche sind unverzüglich zu unterrichten, damit sie sich in die Bearbeitung einschalten können. Darüber hinaus haben sich die beteiligten Beschäftigten wechselseitig über die lfd. Bearbeitung zu informieren.

Die Federführung bei einer mehrere Bereiche berührenden Aufgabe richtet sich nach der überwiegenden sachlichen Zuständigkeit. Zweifel über die Federführung sind unverzüglich zu klären. Bis zur Klärung bleibt diejenige / derjenige zuständig, die/der mit der Angelegenheit zuerst befasst war. Der federführenden Stelle ist stets der Originalvorgang zu übersenden.

Im Schriftwechsel außerhalb der Hochschulverwaltung sind grundsätzlich, je nach Wirkungsbereich, der Briefkopf der Rektorin / des Rektors bzw. der Briefkopf der Kanzlerin / des Kanzlers zu verwenden.

Bei der schriftlichen Bearbeitung ist als Schluss des Entwurfs je nach Sachlage zu verfügen:

* Wvl. = Wiedervorlage, wenn der Vorgang noch nicht abschließend erledigt ist.

* z. V. = Zum Vorgang bei dem bereits eine Frist läuft, wenn eine Einzelbearbeitung nicht erforderlich ist, z. B. bei Antworten auf Rückfragen.

* z. d. A. = Zu den Akten, wenn voraussichtlich in absehbarer Zeit nichts zu veranlassen ist. In Fällen von besonderer Bedeutung kann es sich empfehlen, der Verfügung "z. d. A.“ eine Begründung in Form eines Vermerks voranzustellen.

Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein.

Siehe PDF-Druckversion der gesamten GO auf Seite 7

Dezernat 3.3 07.09.2012
FernUni-Logo FernUniversität in Hagen, D-58084 Hagen, Telefon: +49 (2331) 987-01, E-Mail: fernuni@fernuni-hagen.de