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Dienstreiseinfo der FernUniversität

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I. Rechtliche Grundlagen

II. Erläuterungen

  1. 1. Dienstreise
  2. 2. Dienstgang

III. Begriffsbestimmungen

  1. Abschlagszahlungen
  2. Fahrkostenerstattung
  3. Wegstreckenentschädigung
  4. Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen
  5. Übernachtungsgeld
  6. Nebenkosten
  7. Fortbildungsreisen
  8. Auslandsdienstreisen
  9. Abrechnung
  10. Ausschlussfrist
  11. Ansprechpartnerinnen

I. Rechtliche Grundlagen

Dienstreisen aller Art sind genehmigungspflichtig. Ohne Genehmigung besteht kein Unfallschutz und kein Anspruch auf Reisekostenvergütung. Dienstreiseanträge sind vom jeweiligen Vertreter/-in mit zu zeichnen und zunächst dem Vorgesetzten zur fachlichen Genehmigung vorzulegen. Anschließend sind diese von der Reisekostenstelle Dez.3.2 reisekostenrechtlich zu genehmigen. Auch bei sehr kurzfristig angesetzten auswärtigen Dienstgeschäften bitten wir in jedem Fall die Reisekostenstelle Dez. 3.2 (per E-Mail-Nachricht oder per Fax) zu informieren und die Dienstreise somit der Dienststelle anzuzeigen, damit Unfallschutz gewährt ist.

Die entstandenen Kosten einer dienstlichen Reise werden den Beschäftigten der Hochschule nach dem Landesreisekostengesetz des Landes Nordrhein Westfalens (LRKG NRW) erstattet.

II. Erläuterungen

1. Dienstreise:

Dienstreisen sind von der zuständigen Behörde schriftlich angeordnete oder genehmigte Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes.

2. Dienstgang:

Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten zur Erledigung von Dienstgeschäften am Wohnort oder am Dienstort (außerhalb der Dienststätte). Sie werden mündlich angeordnet oder genehmigt.

III. Begriffsbestimmungen

1. Abschlagszahlungen:

Auf die zu erwartende Reisekostenvergütung kann auf Antrag ein Abschlag i. H. v. 80 % gezahlt werden. Abschläge sind grundsätzlich spätestens vier Wochen nach Beendigung der Dienstreise durch Vorlage der Reisekostenrechnung abzurechnen.

2. Fahrkostenerstattung:

Dabei werden nur die entstandenen notwendigen Fahrkosten bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ersetzt. Notwendige Fahrkosten sind die Kosten der niedrigsten Klasse für den kürzesten Reiseweg.

Taxibenutzung ist nur aus triftigen Gründen möglich, wenn Strecken nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt werden können (z. B. bei Transport von umfangreichem und schwerem Gepäck, Notwendigkeit durch den Gesundheitszustand). Der Grund ist in der Reisekostenabrechnung anzugeben.

Flugkosten im Inland werden bis zur Höhe des Betrages erstattet, der bei einer Landreise erstattungsfähig wäre, es sei denn die Flugkosten sind niedriger. Im Falle einer erheblichen Zeit- oder Geldersparnis und bei Auslandsreisen darf die Dienstreise mit einem Flugzeug durchgeführt werden, wobei grundsätzlich die Economy Class zu benutzen ist.

Dienstwagen dürfen nur genutzt werden, wenn der Einsatz im Hinblick auf die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel wirtschaftlich vertretbar ist, die besonderen Umstände den Einsatz erfordern oder die Kosten der Benutzung von einem Dritten getragen werden.

Liegen die Voraussetzungen für den Einsatz eines Dienstwagens vor, steht dieser aber nicht zur Verfügung oder ist ein Mietwagen im Kostenvergleich günstiger, kann auf einen Mietwagen zurückgegriffen werden. (Der Einsatz eines Dienstwagens bzw. die Anmietung eines Mietwagens wird vom Dezernat 2.7.3, Frau Hannemann, gesteuert).

3. Wegstreckenentschädigung bei Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges

Liegen für die Nutzung des privaten Kfz keine triftigen Gründe vor, beträgt die Wegstreckenentschädigung für die ersten 50 km 30 Cent, jeder weitere gefahrene km 20 Cent, höchstens jedoch 100,- € je Dienstreise.

Eine Wegstreckenentschädigung von 30 Cent/km wird bei Vorliegen von triftigen Gründen gewährt. Triftige Gründe können dienstliche (z. B.: wenn durch Benutzung eines privaten Kfz Fahrtkosten eingespart werden können) und persönliche Gründe (z. B.: Gesundheitsprobleme) sein.

Eine Erstattung von Sachschäden an privaten Kfz kann maximal in Höhe von 300,- Euro erfolgen, wenn es sich um einen Dienstunfall handelt.

Die Beschäftigten der FernUniversität in Hagen haben durch einen Rahmenvertrag mit der Provinzial-Versicherung die Möglichkeit, Ihre privaten Kraftfahrzeuge für Dienstreisen gegen einen günstigen Jahresbeitrag Vollkasko zu versichern, um ein über 300,- Euro hinausgehendes Schadensrisiko abzusichern. Diese Fahrzeugvollversicherung gilt ausschließlich für dienstliche Fahrten mit privatem PKW. Versicherungsanträge und weitere Informationen erhalten Sie in der Reisekostenstelle. Versicherungsanträge werden von der Reisekostenstelle an die Provinzial-Versicherung in Münster weitergeleitet.

Es steht in Ihrem Ermessen, ob Sie für Ihren privaten PKW diese Fahrzeugvollversicherung abschließen möchten. Soweit die Wegstreckenentschädigung nicht für die Versicherung des Fahrzeugs eingesetzt wird, bleibt es bei der pauschalierten Zahlung von 300,- Euro.

4. Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen

Die Höhe des Tagegeldes hängt von der notwendigen Dauer der Dienstreise ab. Die Dauer richtet sich grundsätzlich nach der Abreise und Ankunft von/an der Wohnung.

- DR-Dauer bis zu 8 Stunden: kein Tagegeld

- DR-Dauer von mehr als 8 Stunden: Tagegeld von 6 €

- DR-Dauer von mehr als 11 Stunden: Tagegeld von 12 €

- DR-Dauer von 24 Stunden: Tagegeld von 24 €

- Für den An- und Abreisetag: Tagegeld von jeweils 12 Euro, ohne Rücksicht auf die Abwesenheitsdauer
(wenn der/die Beschäftigte an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner/ihrer Wohnung übernachtet)

Bei mehreren Dienstreisen an einem Kalendertag sind die Abwesenheitszeiten an diesem Tag zusammenzurechnen.

Bei amtlich unentgeltlich bereitgestellter Verpflegung werden folgende Beträge vom Tagegeld einbehalten:

-Für ein Frühstück 4,80 Euro ( 20% des vollen Tagegeldes)
-Für ein Mittagessen 9,60 Euro (40% des vollen Tagegeldes)
-Für ein Abendessen 9,60 Euro (40% des vollen Tagegeldes)

Das gilt auch, wenn von dritter Seite Verpflegung bereitgestellt wird und das Entgelt hierfür in den erstattbaren Fahr- oder Nebenkosten enthalten ist. Bei Auslandsreisen ist das Tagegeld des jeweiligen Landes massgebend. Im Flugzeug unentgeltlich erhaltene Mahlzeiten sind im Sinne des LRKG vollwertige Mahlzeiten und als solche bei der Reisekostenabrechnung anzugeben. Sie sind mit dem Tagegeld zu verrechnen.

Werden Frühstück, Mittag – und Abendessen unentgeltlich bereitgestellt (volle amtliche Verpflegung), wird kein Tagegeld gewährt.

Frühstückskosten können nur dann erstattet werden, wenn

  • die Hotelrechnung auf die Universität ausgestellt ist und
  • die Frühstückskosten als Einzelposten auf der Rechnung ausgewiesen sind.

Die Höhe der max. erstattungsfähigen Frühstückskosten liegt bei 15 Euro. Die Erstattung erfolgt abzgl. des Betrages, der für amtlich unentgeltlich erhaltene Verpflegung zu kürzen ist (=20% des vollen Tagegeldes = 4,80 Euro im Inland).

Besteht die Möglichkeit des Dienstreisenden, die Mahlzeiten in Behördenkantinen oder Mensen einzunehmen, findet eine Kürzung des Tagesgeldes statt.

5. Übernachtungsgeld

Übernachtungskosten werden nur erstattet, soweit sie notwendig, unvermeidbar und nachgewiesen sind.

Grundsätzlich wird eine Pauschale von 20 € gewährt. Bei Übernachtungen in Großstädten (mehr als 100.000 Einwohner) kann ein Betrag von bis zu 80 €, in kleinere Orten (weniger als 100.000 Einwohner) ein Betrag von bis zu 50 € erstattet werden.

Übernachtungskosten, die die Kosten des Frühstücks einschließen, aber nicht gesondert ausweisen, sind mit 20 % des vollen Tagegeldes zu kürzen.

6. Nebenkosten

Nebenkosten sind alle nachgewiesenen Auslagen, die für die Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig sind, z. B. : Parkgebühren, Kurtaxen, Zimmerreservierungsgebühr, dienstliche Telefonate.

Keine Nebenkosten sind z. B. : Trinkgelder, Geldbußen, Stadtpläne, Reiseversicherungen, Arzt- und Arzneimittelkosten.

7. Fortbildungsreisen

Fortbildungsreisen sind Reisen, die der Bedienstete nach Abschluss seiner Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung seiner beruflichen Kenntnisse oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben übernimmt.

Reisen zu dienstlichen Fortbildungsmaßnahmen bis zur Dauer von 5 Tagen, die an einen Ort außerhalb des Dienst- oder Wohnortes erfolgen, werden entsprechend den Regelungen für Dienstreisen abgerechnet.

8. Auslandsdienstreisen

Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen zwischen Inland und Ausland sowie im Ausland. Hierfür gelten die Vorschriften des Landesreisekostenrechts NRW in Verbindung mit der Auslandskostenerstattungsverordnung (AKEVO).

Bei nicht nachgewiesenen Übernachtungskosten ist von einem einheitlichen Übernachtungsgeld von 30 € auszugehen. Darüber hinausgehende nachgewiesene und unvermeidbare Übernachtungskosten werden nach denselben Regeln wie Inlands – Tagegeld abgerechnet. Dauert der Aufenthalt am demselben Geschäftsort ohne Hin- und Rückreise länger als 14 Tage, wird das Auslandstagegeld vom 15. Tag an um 10 % gekürzt.

Ausgewiesene Mahlzeiten werden nicht erstattet.

9. Abrechnung

Die Anträge sind vor Antritt der Reise über den jeweiligen Vorgesetzten vorzulegen.

Aufwendungen für Reisen sind über die Reisekostenstelle abzurechnen. Eine Berechnung kann nur anhand von Originalbelegen erfolgen.

10. Ausschlussfrist

Reisekostenabrechnungen aller Art müssen innerhalb einer Frist von sechs Monaten der Reisekostenstelle vorliegen.

Der Lauf der Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise oder des Dienstgangs.

11. Ansprechpartnerinnen

Ihre Ansprechpartnerinnen sind:

Frau Petrick (Tel. 2196), Frau Moldenhauer (Tel. 2070), Frau Beck (Tel. 2054) und Frau Maßenberg (Tel. 4606) von der Reisekostenstelle im Personaldezernat Dez. 3.2

Dezernat 3.2 02.02.2016
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