Barrierefrei im Web

PDF- und Word Dokumente barrierefrei umsetzen

Für die Word Datei, als auch für die Weiterverarbeitung in Adobe Acrobat ist es wichtig, dass Barrierefreiheit gewährleistet ist. Um diese barrierefrei einzubinden sollten Sie folgende Prinzipien beachten.

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Prinzipien zur Erstellung von Word- und PDF Dateien

  1. Strukturieren Sie ihr Dokument (Text inhaltlich logisch gliedern)
  2. Formatieren Sie Ihr Dokument richtig mit den dafür vorgesehenen Formatvorlagen
    • Überschriften und Unterüberschriften verwenden.
      Dabei in richtigen Hierarchie (Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3)
    • Liste als Liste
    • Fließtext als Standard
    • Tabellenmöglichst einfach strukturieren
      • Eindeutige Spaltenüberschriften vergeben
      • Beschreibung des Inhalts oder Aufbaus über Alternativtext
      • Tabellenüberschriften in Word gewährleisten
        (Tabelleneigenschaften - Zeile aktivieren und "Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite“ wiederholen)
      • Tabellen nicht für Layoutzwecke benutzen (Leerzellen vermeiden)
  3. Bei Abbildungen diese mit "Text in Zeile" einbinden.(Format > Zeilenumbruch)
    Vergeben Sie einen kurzen präzisen Alternativtext (rechte Maustaste > Grafik formatieren > Alternativtext > Beschreibung)
  4. Geben Sie dem Dokument einen Titel (Datei >Informationen)
  5. Vergeben Sie eine automatisierte Seitennummerierung (Einfügen > Seitenzahl)
  6. Erzeugen Sie ein automatisches Inhaltverzeichnis (Verweise > Inhaltsverzeichnis)
  7. Legen sie die Sprache fest (unter Datei > Optionen > Sprache)
  8. Vermeiden Sie unnötige Leerzeilen und Leerzeichen stattdessen über Einzüge und Abstände formatieren
  9. Wichtige Informationen nicht in Kopf und Fußzeilen unterbringen. Diese nicht zu lang formulieren.
  10. Sonderzeichen müssen UTF-8 konform sein
  11. Kontraste zwischen Schrift und Hintergrund ausreichend anlegen

Abspeichern als PDF Datei

Wenn Sie Ihr Dokument in Word durchformatiert haben und als PDF ausgeben möchten haben Sie zum einen die Möglichkeit diese als Adobe PDF zu speichern. Achten Sie bitte darauf, dass unter Optionen die Einstellungen

  • Dokumentinformationen konvertieren
  • Zugriff und Umfließen durch Ersellen von Adobe PDF aktivieren
  • Lesezeichen erstellen
  • Word Überschriften in Lesezeichen konvertieren

angeklickt sind.

Es gibt unterschiedliche Tools ein PDF barrierefrei umzuwandeln. Als sehr hilfreich hat sich das Tool AxesPDF erwiesen, welches aus Word PDF Dateien generiert.
Die Beta Version können Sie unter http://www.axespdf.com/ kostenlos erhalten.

Kontrollmöglichkeiten für ein Word Dokument

Word bietet ab Version 2010 in seinem Programm einen Accessibility Checker unter dem Reiter:

Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen

die Möglichkeit Barrierefreiheitsprobleme zu erkennen und bietet zudem Lösungsvorschläge.

Kontrollmöglichkeiten für ein PDF Dokument

Zur Überprüfung des PDF- Dokuments eignet sich der PAC (PDF Accessibility Checker) zur Überprüfung. Der PAC steht als Download unter "Zugang für alle" bereitsteht.

Die Kontrolle ist allerdings kein Garant für Barrierefreiheit. Auch hier gilt das nur strukturelle und Kontrastprobleme überprüft werden können. Wird inhaltlich falsch strukturiert oder eine Tabelle falsch eingesetzt kann dies nicht als Fehler erkannt werden.

Sehr hilfreich ist die Überprüfung mit einem Screenreader wie z.B. dem NVDA Sreenreader [externer Link]

webberatung | 22.05.2017
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