Rubriken

FAQ Drittmittelservice

Rund um die Finanzierung

Finanzierungsplanung

Wo wird das Drittmittelkonto eingerichtet?

Vielen Mittelgebern muss schon bei der Beantragung eines Vorhabens mitgeteilt werden, wohin Projektgelder zu überweisen sind, wenn ein Antrag positiv beschieden wird. Es sind dann i.d.R. die Kontoverbindungsdaten der FernUniversität zusammmen mit der Projektnummer aufzuführen. Das ist sehr wichtig, denn nur so können die Gelder den einzelnen Projekten zugeordnet werden.

Bankverbindungen der FernUniversität in Hagen:

Märkische Bank Hagen steuerfrei
(Abwicklung der steuerfreien Ein- und Ausgaben im Drittmittelbereich)

BLZ: 450 600 09 - Konto-Nr.: 5 015 050 900

IBAN: DE40 4506 0009 5015 0509 00

BIC: GENODEM1HGN

Märkische Bank Hagen steuerpflichtig
(Abwicklung der steuerpflichtigen Ein- und Ausgaben im Drittmittelbereich)

BLZ: 450 600 09 - Konto-Nr.: 5 015 050 902

IBAN: DE 83 450 600 09 5015 050 902

BIC: GENODEM1HGN

VAT-Nr. DE 125 138 511

Die Bankverbindung für Studierende finden Sie unter folgendem Link: http://fernuni-hagen.de/studium/gebuehren/

Was muss bei der Anschaffung von Sachmitteln oder der Vergabe von Aufträgen beachtet werden?

Bei der Anschaffung von Sachmitteln oder der Vergabe von Aufträgen sind verschiedene Ausschreibungsformen in Abhängigkeit von der Wertgrenze einzuhalten. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Ausschreibungsarten und deren Wertgrenzen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - Teil A (VOL/A).

Vergabearten und ihre Wertgrenzen

Freihändige Vergabe, in der Regel bis 20.000 €/netto mit Dokumentationspflicht der Preisermittlung
Der Auftrag/die Leistung wird nach dem Vergleich mehrerer Angebote (mindestens 3) ohne förmliches Ausschreibungsverfahren vergeben, das Ergebnis der Preisermittlung ist dokumentationspflichtig.
Die Pflicht zum Angebotsvergleich gilt grundsätzlich auch für Aufträge bis 500 Euro.

Beschränkte Ausschreibung, ab einem Wert von 20.000 €/netto
Bei einer beschränkten Ausschreibung werden Aufträge/Leistungen nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben.

Öffentliche Ausschreibung, ab einem Wert von 100.000 €/netto
Bei einer öffentlichen Ausschreibung werden Aufträge/Leistungen nach öffentlicher Aufforderung einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben.

EU-weite Ausschreibung, ab einem Wert von 209.000 €/netto
Bei Überschreitung des EU-Schwellenwertes kommt das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), Teil 4 zur Anwendung. Dort werden in § 119 GWB bzw. § 14 Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) die verschiedenen Vergabearten oberhalb der Wertgrenze definiert.

Am 01.05.2012 ist das Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen (TVgG-NRW) in Kraft getreten.
Mit diesem Gesetz werden Nachhaltigkeitsaspekte in der öffentlichen Auftragsvergabe im Land verankert.

Zu den Nachhaltigkeitsaspekten gehören vor allem

  • die Vorgabe eines vergabespezifischen Mindestlohns,
  • die Festlegung von repräsentativen Tarifverträgen im ÖPNV,
  • die verbindliche Beachtung von Aspekten des Umweltschutzes und der Energieeffizienz,
  • die verbindliche Beachtung von sozialen Aspekten,
  • die Beachtung von Aspekten der Frauenförderung sowie
  • die Beachtung vergaberechtlicher Grundsätze unterhalb des EU-Schwellenwertes nunmehr aufgrund gesetzlicher Verpflichtung (§ 3 TVgG NRW).

Weitere Informationen zum TVgG NRW finden Sie auf der Vergabeplattform des Landes NRW.

Weitere Informationen zur Beschaffung an der FernUniversität in Hagen (z.B. Beschaffungsstandards, Zuständigkeiten) finden Sie unter Beschaffung .

Im Rahmen meines Forschungsprojekts fallen Reisen an – kann ich im Antrag eine Pauschalsumme angeben?

Nein, Reisekosten müssen aus dem Arbeitsprogramm ableitbar und nachvollziehbar mit ihm verknüpft sein. Um Reisekosten in Anträgen zu plausibilisieren, sollten für alle geplanten Reisen die voraussichtlich anfallenden Kosten nach Landesreisekostengesetz berechnet werden.

Was ist die Erfolgspauschale?

Für Forschungsprojekte, die vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) oder der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) gefördert werden, erhalten Hochschulen einen zusätzlichen Pauschalbetrag, der den Hochschulen als Zuschlag zur Deckung der indirekten Kosten (Gemeinkosten) gewährt wird, die durch die Bewilligung von drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten entstehen. DFG-geförderte Projekte erhalten eine Programmpauschale und BMBF-geförderte Projekte eine Projektpauschale. Die Pauschalbeträge der Förderinstitutionen sind mit Auflagen zur Verwendung verbunden.

Die Höhe der Projektpauschale beträgt:

  • bei BMBF-Projekten seit 2012 20 % der anerkannten direkten Projektausgaben.
  • bei DFG-Projekten 22 % der anerkannten direkten Projektausgaben.

Gemäß dem Rektoratsbeschluss zum TOP 7 der 827. Rektoratssitzung vom 02.07.2012 erhalten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an der FernUniversität Hagen, die ein DFG- oder BMBF-Projekt eingeworben haben, eine Erfolgspauschale in Höhe von 50% der von DFG oder BMBF gezahlten Pauschale.

Die Zahlung der Erfolgspauschale erfolgt jährlich jeweils mit Beginn des nächsten Haushaltsjahres auf das Lehrgebietskonto für Lehre und Forschung (GLUF). Die Mittel sind im Rahmen der haushaltsrechtlichen Bestimmungen grundsätzlich frei verwendbar und nach den geltenden Bestimmungen zur Haushaltsführung vollständig übertragbar.

Auch innerhalb des Rahmenprogramms für Forschung und Innovation der Europäischen Union „HORIZON 2020“ erhalten die an einem Projekt beteiligten Institutionen eine Gemeinkostenpauschale zur Deckung der im Projekt angefallenen indirekten Kosten („Flatrate“) in Höhe von 25% der förderfähigen Projektkosten.

Der über diese Pauschale erstattete Betrag steht dem am Projekt beteiligten Lehrgebiet in voller Höhe zur Verfügung.

Einrichtung Drittmittelprojekt

Was wird aus Drittmitteln finanziert?

Grundsätzlich sind sämtliche bei der Durchführung des Projektes anfallenden Kosten aus den Drittmittelgeldern zu übernehmen.
Sollte eine Vorfinanzierung erfolgt sein, ist diese dem Hochschulhaushalt zurück zu zahlen. Liegt ein vom Geldgeber genehmigter Finanzierungsplan vor, erfolgen die Abrechnungen auf dieser Grundlage.

Nicht aus Projektmitteln finanzierbar sind bei vielen Geldgebern (z. B. DfG) Ausgaben für Einrichtung und Büromaterialien. Solche Ausgaben können jedoch selbstverständlich mit Lehrgebietsmitteln der Projektleitung getätigt werden.

Wie erfolgt die Mittelanforderung oder die Rechnungsstellung?

Um ein Projekt starten zu können, müssen die Gelder in der Regel beim Geldgeber abgerufen werden. Je nach Volumen und Geldgeber werden einzelne Raten oder die gesamte Summe abgerufen. Die Projektleitung ist für die rechtzeitige Anforderung der Mittel beim Projektgeber verantwortlich.

Gern übernimmt die Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen den Mittelabruf. Um dies tun zu können, ist eine rechtzeitige Beauftragung der zuständigen Sachbearbeiterin bzw. des Sachbearbeiters durch die Projektleitung erforderlich.

Im Bedarfsfalle (dies kann insbesondere bei größeren Projekten sinnvoll sein) kann zusammen mit der Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen ein Plan für den Mittelabruf erstellt werden. Dann erledigt diese im Projektverlauf alle Mittelabrufe entsprechend diesem Plan.

Sollte es sich um ein umsatzsteuerpflichtiges Drittmittelprojekt handeln, sind an die ordnungsgemäße Rechnungsstellung verschiedene Formerfordernisse zu stellen. Um eine korrekte Rechnungsstellung für den Auftraggeber und eine ordnungsgemäße umsatzsteuerliche Abwicklung zu gewährleisten, ist es unbedingt erforderlich, dass Rechnungen ausschließlich durch die Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen gestellt werden.

Wie lassen sich Zinsforderungen vermeiden und wie ist mit anfallenden Zinsforderungen umzugehen?

Die Bewilligungsbedingungen vieler Geldgeber sehen vor, dass eingegangene Mittel innerhalb eines Zeitraums von zwei bis drei Monaten verbraucht werden müssen.
Werden die Mittel nicht ausgegeben, muss mit Zinsforderungen gerechnet werden.

Zur Vermeidung derartiger Zinsforderungen durch Drittmittelgeber muss die Projektleitung darauf achten, dass angeforderte und nicht innerhalb der festgelegten Fristen ausgegebene Beträge rechtzeitig an den Geldgeber zurück überwiesen werden. Die Rücküberweisung übernimmt die Haushaltsabteilung gerne nach entsprechender möglichst frühzeitiger Benachrichtigung durch die Projektleitung.

Sind Zinsforderungen zu begleichen, so müssen diese aus Lehrgebietsmitteln bzw. frei verfügbaren Drittmitteln der Projektleitung finanziert werden.


Wichtig: Im Hochschulhaushalt stehen keine Mittel zur Deckung von Zinsforderungen zur Verfügung.

Woher erhalte ich Informationen über die Projektkonten?

Über den Stand der Einnahmen und Ausgaben im Projekt kann sich die Projektleitung jederzeit über das SAP-Berichtswesen informieren. Dort sind alle Kontenbewegungen verzeichnet. Bei Bedarf können die Daten von dort auch direkt ausgedruckt werden. Wenn für einen neuen Mitarbeiter bzw. eine neue Mitarbeiterin eine Berechtigung benötigt wird, schicken Sie bitte einen entsprechenden Antrag über Ihre/n Fachvorgesetzte/n an Frau Haronski, Dez. 4.

Steuern in der Drittmittelforschung

Wann entsteht eine Umsatz- bzw. Körperschaftsteuerverpflichtung?

Die Einnahmen der FernUniversität aus Auftragsforschung unterliegen der Umsatz- und der Körperschaftsteuer, wenn die jeweilige universitäre Einrichtung einen Betrieb gewerblicher Art (BgA) darstellt.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind unter Einrichtungen einzelne Arbeitseinheiten i. d. R. „Fakultäten“ zu verstehen.

Ein BgA ist immer dann anzunehmen, wenn eine Einrichtung den Zweck hat durch wirtschaftliche Aktivität Einnahmen zu erzielen, die sich innerhalb der Gesamtbetätigung der Hochschule wirtschaftlich heraushebt. Wichtige Indizien für das Vorliegen eines BgA sind:

  • Der Geldgeber vergibt einen Auftrag, der gezielt seinen Interesse entspricht.
  • Unmittelbarer Wettbewerb mit anderen (freien Unternehmern aus der Wirtschaft).
  • Der Auftraggeber behält sich exklusiver Verwertungsrechte vor.

Unter Auftragsforschung ist die entgeltliche Erbringung von Leistungen an Dritte im Rahmen eines Forschungs- und Entwicklungsvorhabens zu verstehen. Immer steuerpflichtig ist die entgeltliche Erbringung von Dienstleistungen, die unter Anwendung gesicherter wissenschaftlicher Erkenntnisse erfolgen. Bei der Gewinnung neuer wissenschaftlicher Erkenntnisse entfällt die Pflicht zur Entrichtung einer Körperschaftsteuer, wobei die Umsatzsteuerpflicht bestehen bleibt.

Wer stellt die Steuerpflicht fest?

Die Steuerpflicht wird in jedem Einzelfall durch die Zentrale Hochschulverwaltung (Dezernat 4.1) anhand der maßgeblichen steuerrechtlichen Vorschriften festgestellt. Bei einem steuerpflichtigen Drittmittelprojekt beginnt das PSP-Element nicht mit einem "D" sondern mit einem "B".

Es ist Aufgabe der Projektleitung, die Universitätsverwaltung so früh wie möglich von möglicherweise steuerpflichtigen Projekten in Kenntnis zu setzen. Nur dadurch können Nachforderungen des Finanzamtes verhindert werden.

Was muss bei der Umsatzsteuer beachtet werden?

Wie ist die Umsatzsteuer gegenüber dem Auftraggeber geltend zu machen?

Wenn eine umsatzsteuerpflichtige Forschungsleistung erbracht ist, muss dem Auftraggeber eine Rechnung ausgestellt werden, die zusätzlich zum vereinbarten Nettoentgelt die Umsatzsteuer ausweist (19 %). Rechnungen werden ausschließlich durch die Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen ausgestellt.

Wie können Vorsteuerbeträge in Abzug gebracht werden?

Besteht eine Verpflichtung zur Umsatzsteuerpflicht, so kann auch ein Vorsteuerabzug in Betracht kommen. Hierbei kann die von der Universität zu zahlende Umsatzsteuer für angeschaffte Geräte etc., vorab in Abzug gebracht werden. Entscheidend ist allerdings, ob die Anschaffung oder eine sonstige umsatzsteuerpflichtige Ausgabe im Zusammenhang mit der steuerpflichtigen Auftragsforschung anfällt. Wird beispielsweise ein angeschafftes Gerät sowohl für den Drittmittelauftrag benutzt als auch für sonstige Forschungen am Lehrstuhl, so ist die Steuer entsprechend der tatsächlichen anteiligen Verwendung in Abzug zu bringen. Der prozentuale Anteil der abziehbaren Vorsteuer ist auf der Rechnung zu vermerken.
Die korrekte Verbuchung der Umsatz- bzw. Vorsteuer erfolgt durch Hinzufügen von Steuerkennzeichen bei Rechnungen durch das Dezernat 4.2

Wer bearbeitet die Umsatzsteuererklärung?

Die Abgabe der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umsatzsteuerjahreserklärung für die Hochschule erfolgt durch das Dezernat 4.2.

Aufbewahrungsfristen für Belege

Sämtliche Belege, die im Zusammenhang mit der Umsatzsteuerpflicht und dem Vorsteuerabzug stehen, müssen gem. § 257 HGB 10 Jahre aufgehoben werden. Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg gebucht wurde.

Bewirtschaftung Drittmittelprojekt

Wie erfolgt die haushaltstechnische Abwicklung?

Zur haushaltsmäßigen Abwicklung erhält jedes Drittmittelprojekt eine 10-stellige Projektnummer. Mit dieser Nummer wird ein Drittmittelkonto eingerichtet. Über dieses Konto und immer unter Angabe der Projektnummer erfolgen dann alle Verbuchungen im Projekt.

Projekt-Nomenklatur bei Drittmitteln

1. Stelle = Buchstabe zur Mittelherkunft

  • D = Drittmittelprojekte
  • N = Zuwendungen des Landes Nordrhein-Westfalen
  • W = Weiterbildungsprojekte
  • B = ertragssteuerpflichtige Projekte / BgA
  • S = Auftragsforschung
  • A = steuerpflichtige Weiterbildungsprojekte / BgA

2. - 4. Stelle = laufende Nummer eines Projekts pro Kostenstelle

5. - 10. Stelle = Kostenstelle

​​Schlüssel PSP-Element

Die Projektnummer muss z.B. bei allen Beschaffungsanträgen, Personaleinstellungen und Reiseanträgen angegeben werden.

Die meisten Verbuchungen werden als Bestellung bzw. als Antrag über das SAP-System abgewickelt. Nur in Ausnahmefällen werden Rechnungen ohne Bestellbezug abgerechnet. Dafür wird der Kontierungsbeleg [pdf] benötigt.

Wer verantwortet die sachliche und rechnerische Richtigkeit?

Die Projektleitung ist für die Teilbewirtschaftung der Drittmittel und die Erfüllung der Auflagen und Bedingungen des Geldgebers verantwortlich.

Bei Hereingabe von Belegen muss die sachliche und rechnerische Richtigkeit auf den Originalbelegen seitens der Projektleitung bescheinigt werden. Ohne diese Voraussetzung können keine Buchungen erfolgen.

Wie werden Auszahlungen aus dem Projektkonto veranlasst?

Für jede Kontenbewegung im Projekt ist deren sachliche und rechnerische Richtigkeit durch die Projektleitung zu bestätigen.

Diese Bestätigung erfolgt auf den jeweiligen Originalbelegen. Für Rechnungen ohne Bestellbezug ist zusätzlich ein Kontierungsbeleg [pdf] auszufüllen.

Abrechnung von Drittmittelvorhaben

Wie wird der Verwendungsnachweis erstellt?

Ein Verwendungsnachweis wird in der Regel von der Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen in enger Abstimmung mit der Projektleitung anhand des Mittelbewirtschaftungssystems und der dort verzeichneten Kontenbewegungen erstellt.

Im Projektrundschreiben ist nachzulesen, wann die Projektleitung diesbezüglich mit der Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen Kontakt aufnehmen sollte, um alle Fristen wahren zu können.

Die Abrechnung der Drittmittelprojekte liegt inhaltlich in der Verantwortung der Projektleitung.

Auf Verlangen des Geldgebers bestätigt die Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen nach ordnungsgemäßer Erstellung des Verwendungsnachweises seine sachliche und rechnerische Richtigkeit.

Wer erstellt Cost Statements und was ist zu beachten?

Die Kosten für externe audits im 7. Forschungsrahmenprogramm werden regelmäßig von der EU übernommen, wenn dies bei der Beantragung des Projektes vertraglich vereinbart wurde.

Unter der Position „Management Activities“ können derartige Kosten neben den konkreten Fördermitteln mit aufgenommen werden. Sieht der Vertrag diese Regelung nicht vor, müssen die entstehenden Kosten aus den Overheads genommen werden.

Die rechtzeitige Abgabe von Cost Statements und Auditzertifikaten bei EU-Projekten hat die Projektleitung zu verantworten. Um die strengen, von der EU vorgegeben Fristen einhalten zu können, empfiehlt die Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen dringend, Bearbeitungszeiten mit zu berücksichtigen.

Cost Statements und Audits werden i. d. R. nicht von der Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen erstellt. Diese Dienstleistungen sind daher extern zu vergeben. An welche Institutionen sich Projektleitungen wenden können, teilt die Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen gern mit.

Was passiert nach dem rechnerischen Abschluss eines Drittmittelprojekts?

Nach dem recherischen Abschluss eines Vorhabens wird die Abteilung 4.1 Haushalt / Berichtswesen / Drittmittel hierüber unverzüglich unterrichtet.

Wenn nach Abrechnung des Projektes Überschüsse verbleiben, stimmt sie mit der Projektleitung ab, wie mit diesen Geldern zu verfahren ist (i. d. R. Rücküberweisung an die Geldgeber oder Gutschrift auf einem einzurichtenden Sammelkonto der Projektleitung).

Wo erhalte ich eine Zuwendungsbestätigung?

Zuwendungen sind freiwillige unentgeltliche Leistungen. Der Zuwendung darf keine Gegenleistung gegenüberstehen. Die Verwendung der Mittel ist zweckgebunden an die wissenschaftliche Forschung.

Bei zugewendeten Sachleistungen sind klare Wertangaben seitens des Zuwendungsgebers erforderlich. Die Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen koordiniert die sachliche und rechnerische Richtigzeichnung des angegeben Wertes innerhalb der Hochschule.

Die Ausstellungen von Zuwendungsbestätigungen / Spendenbescheinigungen werden entsprechend § 10 b EStG immer von der Abteilung 4.1 Haushalt / Drittmittel / Berichtswesen übernommen.


Personalfragen

Wie erfolgt die Einstellung von Tarifbeschäftigten aus Drittmitteln?

Wenn im Rahmen von Drittmittelprojekten Personal beschäftigt werden soll ist i.d.R. ist eine Ausschreibung erforderlich.
Wenn die Drittmittel personengebunden sind, also jemand namentlich im Bescheid genannt wird, entfällt die Ausschreibung.

Die Kosten der Stellenausschreibung sind in der Regel aus den Drittmitteln zu tragen.
In der Formulardatenbank unter der Rubrik 'Personalverwaltung' finden Sie Textmuster für Ausschreibungen.
Das Ausschreibungsverfahren wird ebenso wie das spätere Einstellungsverfahren von den für die einzelnen Bereiche zuständigen Beschäftigten der Abteilung 3.1 durchgeführt. Einen Überblick finden Sie im Intranet unter der Rubrik „Personalangelegenheiten“.
Die Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen gehen grundsätzlich in der Abteilung 3.3 ein, werden hier in Bewerbungslisten erfasst und dann den ausschreibenden Bereichen übersandt.
Nach Abschluss der Bewerbungsfristen schickt die Abteilung 3.3 die Bewerbungslisten an die ausschreibenden Bereiche, an den betroffenen Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte, die Schwerbehindertenvertretung und die Abteilung 3.1.
Die Auswahlverfahren werden in den einzelnen Bereichen autonom durchgeführt, auf Wunsch bietet die Personalverwaltung gerne ihre Unterstützung an.
Eingangsbestätigungen werden durch das Bewerbermanagement automatisch per Mail verschickt. Absagen in Absprache mit Dez. 3.3 automatisiert oder durch den Bereich verfasst. Die Personalunterlagen der einzustellenden Person erhält dann das Dezernat 3.1 mit einem Einstellungsantrag. Derartige Antragsformulare sind ebenfalls in der Formulardatenbank enthalten.
Wissenschaftlich Beschäftigte und wissenschaftliche Hilfskräfte könnten auch bereits vor der Bewilligung von Drittmittelprojekten eingestellt werden (zur Antragsstellung etc.). Dieses setzt aber eine Finanzierungsmöglichkeit außerhalb des Projektes (beispielsweise aus Lehrgebiets- oder Fakultätsmitteln) voraus.
Die Beschäftigung von nichtwissenschaftlich Beschäftigten ist aus befristungsrechtlichen Gründen vor Projektbeginn in der Regel nicht möglich.
Es ist nicht unbedingt erforderlich, Personal außerhalb der FernUniversität für eine Tätigkeit in einem Drittmittelprojekt zu rekrutieren. Es besteht auch die Möglichkeit einer befristeten Umsetzung von vorhandenem Personal, einer befristeten Stundenerhöhung bei vorhandenen Beschäftigten usw. jeweils maximal für die Dauer des Drittmittelprojektes.

Haben Sie dazu noch Fragen? Bezüglich weiterer Einzelheiten wird unbedingt eine entsprechende Absprache mit der Personalverwaltung empfohlen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Was ist bei der Stellenausschreibung zu beachten?

Wenn im Rahmen von Drittmittelprojekten Personal beschäftigt werden soll ist i.d.R. ist eine Ausschreibung erforderlich.
Wenn die Drittmittel personengebunden sind, also jemand namentlich im Bescheid genannt wird, entfällt die Ausschreibung. Hier finden Sie Textmuster für die Stellenausschreibungen. Die Kosten der Ausschreibung sind in der Regel aus den Drittmitteln zu tragen.
Das Ausschreibungsverfahren wird von den für die einzelnen Bereiche zuständigen Beschäftigten der Abteilung Tarifpersonal und nebenberuflich Beschäftigte (Dezernat 3.1) durchgeführt. Bei allen auftretenden Fragen sind sie gerne behilflich.
Die Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen gehen grundsätzlich in der Abteilung für Organisations- und Personalentwicklung (Dez. 3.3) ein. Sie werden hier in Listen erfasst. Nach Abschluss der Bewerbungsfristen schickt die Abteilung 3.3 die Bewerbungslisten an die ausschreibenden Bereiche, an den betroffenen Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte, die Schwerbehindertenvertretung und die Abteilung 3.1.

Wie läuft das Auswahlverfahren ab?

Die Auswahlverfahren werden in den einzelnen Bereichen autonom durchgeführt. Auf Wunsch unterstützt die Personalverwaltung gerne. Eingangsbestätigungen werden durch das Bewerbermanagement automatisch per Mail verschickt. Absagen in Absprache mit Dez. 3.3 automatisiert oder durch den Bereich verfasst. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens stellt der ausschreibende Bereich mit einem entsprechenden Vordruck einen Einstellungsantrag an das Dezernat 3.1. Diesem Einstellungsantrag werden alle relevanten Personalunterlagen beigefügt.

Was ist bezüglich des Einstellungstermins zu beachten?

Im Personal für ein Drittmittelprojekt einstellen zu können, muss ein Zuwendungs-/Bewilligungsbescheid bzw. ein Vertrag über die bewilligten Projektgelder vorliegen.

Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und wissenschaftliche Hilfskräfte können allerdings schon vor der Projektbewilligung eingestellt werden (zur Antragsstellung etc.). Dieses setzt aber eine Finanzierung aus anderen verfügbaren Geldern (beispielsweise aus Lehrgebiets- oder Fakultätsmitteln) voraus.
Die Einstellung von nicht-wissenschaftlich Beschäftigten ist aus befristungsrechtlichen Gründen vor Projektbeginn in der Regel nicht möglich.
Es ist nicht unbedingt erforderlich, externes Personal für eine Tätigkeit in einem Drittmittelprojekt zu rekrutieren. Möglich sind auch beispielsweise eine befristete Umsetzung von internem Personal oder eine befristete Stundenerhöhung für vorhandene Beschäftigte, jeweils maximal für die Projektlaufzeit.

Wie werden die Mitarbeiter eines Drittmittelprojektes eingruppiert?

Die Eingruppierung richtet sich grundsätzlich nach den auszuübenden Tätigkeiten. Die Eingruppierung der wissenschaftlich Beschäftigten erfolgt in der Regel in der Entgeltgruppe 13 TV-L.

Im Rahmen von Projekten ist auch die Eingruppierung in eine höhere Entgeltgruppe möglich, wenn

  • Aufgaben übertragen werden, die höher bewertet sind als die bisher übertragenen,
  • die höherwertigen Aufgaben für die gesamte Vertragslaufzeit (max. bis zum Projektende) wahrgenommen werden sollen und
  • die Bezahlung zu 100% aus den Projektmitteln erfolgt.

Wenn neben den Projekttätigkeiten auch noch Hochschulaufgaben wahrgenommen werden sollen, ist eine Höhergruppierung nicht bzw. nur in Ausnahmefällen möglich.

Für die Wahrnehmung höherwertiger Aufgaben kann auch eine Zulage gewährt werden. Dies ist dann möglich, wenn

  • Aufgaben übertragen werden, die höher bewertet sind als die bisher übertragenen,
  • die höherwertigen Aufgaben nur vorübergehend wahrgenommen werden, also nicht für die gesamte Vertragslaufzeit, und
  • die Bezahlung zu 100% aus den Projektmitteln erfolgt.

Da jeder Sachverhalt im Einzelfall geprüft werden muss, können hier nicht alle Details und Fallkonstellationen aufgeführt werden. Für Rückfragen stehen Ihnen jederzeit die Ansprechpersonen im Dezernat 3.1 zur Verfügung.

Welche Optionen gibt es außer der Einstellung von Personal?

Wenn zur Bewältigung der Projektarbeit keine Personaleinstellung erfolgen kann oder soll, gibt es zwei Möglichkeiten, dies aufzufangen:

  1. Erhöhung der wöchentlichen Arbeitszeit von Beschäftigten (längerfristig, max. bis Ende Projektlaufzeit).
  2. Anordnung von Mehrarbeit (kurzfristig).

Zu 1.: Fallen im oder durch das Projekt Aufgaben an, die Beschäftigte im Rahmen des Stundenumfanges des bisherigen Arbeitsvertrages nicht bewältigen können, so ist eine Erhöhung der wöchentlichen Arbeitszeit zur ausschließlichen Wahrnehmung von Projektaufgaben möglich. Die Finanzierung dieser Stundenaufstockung ist durch den das Projekt durchführenden Bereich zu sichern. Es reicht ein formloser Antrag an das Personaldezernat mit folgenden Angaben:

  • Arbeitsplatzbeschreibung/ggf. formlose Beschreibung der zusätzlichen Tätigkeiten für die neu / zusätzlich zu übertragenden Tätigkeiten.
  • Dauer der Erhöhung der wöchentlichen Arbeitszeit.
  • Gesonderte Befristungsbegründung, wenn das Enddatum vom Projektende abweicht.
  • Wöchentliche Arbeitszeit, um die die bisherige vertraglich vereinbarte Arbeitszeit erhöht werden soll.

Zu 2.: Wenn Tätigkeiten nur kurzfristig innerhalb eines Projektes wahrgenommen werden sollen, ist auch die Anordnung von Mehrarbeit (bei Teilzeitbeschäftigten) oder Überstunden (bei Vollzeitbeschäftigen) denkbar, sofern die Finanzierung dieser Maßnahme gesichert ist. Die Überstunden werden durch das Personaldezernat angeordnet. Es reicht ein formloser Antrag, in dem die Dauer und der Umfang der anzuordnenden Mehrarbeitsstunden sowie eine inhaltliche Begründung für die vorübergehende Anordnung der Mehrarbeitsstunden enthalten sein sollte.

Wenn Sie eine Stundenerhöhung oder die Anordnung von Mehrarbeit planen, wenden Sie sich vorab bitte an die Personalverwaltung da die verschiedenen Lösungen arbeitsrechtlich problematisch sein können. Wir beraten Sie gern.


Rechtliche Fragen

Wo bekomme ich Unterstützung bei der Erstellung eines Kooperationsvertrages?

Rechts- und Vertragsangelegenheiten

Dezernat 2.4 - Hochschul-, Vertrags- und Urheberrecht (Dienstgebäude: U 47)

Anna Lena Moritz, Tel.: -4773, Fax: -2603
Unterstützung bei allen Rechts- und Vertragsangelegenheiten.


Allgemeine Verwaltungsfragen

Wann muss ich meinen vollständigen Antrag zur Projektförderung bzw. zum Vertragsabschluss spätestens bei der zentralen Hochschulverwaltung (ZHV) einreichen?

Spätestens vier Wochen vor der Deadline sollte der Antrag bei Dez. 1.2 eingereicht werden.

Was ist eine Drittmittelanzeige?

Entsprechend Rektoratsbeschluss vom 14.11.2006 sind Drittmittelprojekte dem Haushaltsdezernenten über den Dekan anzuzeigen.

Die Anzeige besteht aus:

  1. Anschreiben (vom Dekan mitgezeichnet).
  2. Inhaltlicher Kurzbeschreibung.
  3. ab einem Volumen von 5.000,-- €: Finanzierungsplan.
  4. ggf. Entwürfe von Verträgen.

Zur Unterstützung von Antragstellerinnen und Antragstellern für Drittmittelvorhaben wurden Vordrucke für die Kurzbeschreibung sowie den Finanzierungsplan erstellt.
Sollten die Vordrucke nicht genutzt werden, sind folgende Angaben mindestens zu machen:

  • Name und Anschrift des Geldgebers
  • Projektziel / Zweckbestimmung der Mittel
  • Höhe der erwarteten Mittel
  • Laufzeit
  • Erklärung über Folgekosten
  • Finanzierungsplan (ab 5.000,-- €)

Zentrale Ansprechperson für den Drittmittelservice

Sabine Haake

Telefon: +49 2331 987-383

E-Mail: sabine.haake@fernuni-hagen.de

Besuchsadresse:
Universitätsstraße 47
Raum D 118
58097 Hagen

Dez. 1.2 | 17.10.2017
FernUni-Logo FernUniversität in Hagen, D-58084 Hagen, Telefon: +49 (2331) 987-01, E-Mail: fernuni@fernuni-hagen.de