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Glossar

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A

Abgabepflicht
Gesetzliche Pflicht Unterlagen, die nicht mehr für den laufenden Geschäftsbetrieb gebraucht werden und dessen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, an das zuständige Archiv abzugeben.

Ablieferungsliste (Aussonderungsliste)
Auflistung aller nicht mehr benötigten Akten. Das von der Dienststelle ausgefüllte Formular dient der Übernahme der Akten ins Archiv.

Akte
Arbeitsinstrument in der Verwaltungstätigkeit. Zusammenfassung von Unterlagen, die in der Erledigung von Aufgaben entstehen und bis zum Abschluss fortgeführt werden. Die einzelnen Unterlagen werden in der Reihenfolge ihrer Entstehung abgelegt.

Aktenplan
Mehrstufiges Schema zur Strukturierung der anfallenden Akten. Jedem Sachbetreff wird eine Notation aus Zahlen oder Buchstaben zugeordnet, die das Aktenzeichen ergibt.

Aktenzeichen
Kennzeichen, gebildet aus einer Notation von Zahlen oder Buchstaben, die der Zuordnung einzelner Schriftstücke zu den Akten sowie der physischen Anordnung der Akten in der Registratur dient.

Akzession
1. Zugang von Registraturgut ins Archiv;
2. Gesamtheit der zu einem bestimmten Zeitpunkt übernommenen Unterlagen eines Registraturbildners.

Altregistratur
Aufbewahrungsraum für Unterlagen in einer Behörde, die für die Verwaltungstätigkeit nicht mehr laufend benötigt werden.

Anbietung
Anbietung von Registraturgut, das für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt wird, an das zuständige Archiv zur Archivierung.

Anbietungspflicht
Gesetzliche Pflicht Unterlagen, die nicht mehr für den laufenden Geschäftsbetrieb gebraucht werden und dessen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, an das zuständige Archiv zur Bewertung anzubieten.

Archivgesetze
Gesetze über die Sicherung und Nutzung von Archivgut. Es gibt das Bundesarchivgesetz und die Archivgesetze der Länder.

Archivgut (Archivalien)
Als archivwürdig bewertete Teile des Registraturguts. Dazu zählen alle Informationsträger wie z.B. Akten, Karten und Pläne, Bild-, Film-, Tongut, maschinenlesbare Datenträger einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Erschließung und Benutzung.

Archivierung
Die Tätigkeiten, Unterlagen aus Verwaltungshandeln zu Archivgut machen. Dazu gehören Erfassung, Bewertung, Erschließung, Erhaltung und Bereitstellung.

Archivwürdigkeit
Archivwürdig sind Unterlagen, die nach der Bewertung des Archivs für Wissenschaft und Forschung, zum Zwecke der Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtssprechung sowie für die Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert sind. Archivwürdig sind auch Unterlagen, die aufgrund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrung dauerhaft aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfristen
Fristen für die Aufbewahrung von Unterlagen innerhalb einer Behörde, die durch Gesetz oder Verordnung (z.B. Aktenordnung) festgelegte sind. Die Fristen sich unabhängig von einer etwaigen zukünftigen Archivierung gültig.

Ausnahmegenehmigung (Sondergenehmigung)
Genehmigung zur Einsichtnahme von gesperrtem Archivgut auf besonderen Antrag. Grund für eine Verkürzung der Sperrfrist kann die wissenschaftliche Auswertung sein.

Aussonderung
Die von einer Dienststelle in eigener Verantwortung vorgenommene Aussortierung des abgeschlossenen und nicht mehr benötigten Schriftguts. Oftmals wird der Begriff der Aussonderung aber auch im weiteren Sinne als Sammelbegriff für die Vorgänge der behördlichen Aussortierung, der Anbietung sowie der Bewertung der Unterlagen vor Ort durch das zuständige Archiv verwendet.

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Archiv | 22.06.2011
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