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FAQ für Beschäftigte der FernUniversität

II. AKTENAUSSONDERUNG

Was ist eine archivische Aktenaussonderung?

Eine Aktenaussonderung ist ein immer wieder kehrender Prozess der Zusammenarbeit zwischen den aktenabgebenden Bereichen und dem Universitätsarchiv zum Zweck der Erfassung von historisch wertvollen Unterlagen.


Wie biete ich die Unterlagen an ? Wie sieht das Aussonderungsverfahren aus?

Ermitteln Sie die auszusondernden Unterlagen

Prüfen Sie, welche Akten nicht mehr für das laufende Dienstgeschäft benötigt werden und dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Führen Sie solche Sichtungen regelmäßig durch. Aussonderungen sollten in regelmäßigen Abständen erfolgen. Mehr als eine Aussonderung pro Jahr ist allerdings nicht sinnvoll.

Kontaktieren Sie das Universitätsarchiv

Kündigen Sie dem Archiv ihre Aktenabgabe an. Füllen Sie hierfür das Formular "Ankündigung einer Aussonderung" möglichst vollständig aus und sende es dem Archiv per Email im Vorfeld zu. Die Kontaktaufnahme dient der Klärung des Aussonderungsverfahrens. Form und Details der Anbietung werden festgelegt, ebenso werden die anstehenden Arbeitsschritte terminliche vorgeplant.

Erstellen und Übermitteln Sie die Aussonderungs- / Anbietungsliste

Die Anbietung erfolgt über das Formular "Aussonderung Sachakten", das online verfügbar ist. Grundsätzlich sind die abzugebenden Unterlagen einzeln unter bestimmten Vorgaben zu erfassen. Nach Absprache mit dem Universitätsarchiv sind im Einzelfall auch Abweichungen möglich.

Nummerieren Sie hierzu die abzugebenden Akten fortlaufend gut sichtbar durch.

Folgende Felder der Aussonderungsliste sind Pflichtfelder:

  1. laufende Nummer: Durchnummerierung der Akten
  2. Betreff: ein oder mehrere Stichworte, je nach Aktentyp: Sache/Thema der Akte; Personenname(n) bei Personalakten
  3. Laufzeit: der Zeitraum, in dem die Akte angelegt wurde (Anfangsjahr - Endjahr), mindestens aber das Jahr des Aktenschlusses

Auf den besonderen Wert einzelner Akten kann der Sachbearbeiter entweder im Feld Bemerkung des Formulars Aussonderungsliste oder im persönlichen Gespräch vor Ort hinweisen.

Senden Sie die Aussonderungsliste mit der Auflistung aller auszusondernden Unterlagen per Email an das Universitätsarchiv

Archivische Bewertung

Der Archivar bewertet die angebotenen Unterlagen nach archivfachlichen Kriterien und entscheidet so über die Archivwürdigkeit bzw. Kassation (Vernichtung) der Unterlagen. Archivwürdige Unterlagen werden in der Aussonderungsliste. Spalte Bewertung, mit einem A, Unterlagen die vernichtet werden können mit einem V gekennzeichnet. Die bewertete Aussonderungsliste erhalten Sie per Email zurück.

Bereitstellung der Akten

Stellen Sie alle archivwürdigen Unterlagen bereit und vermerken in der Aussonderungsliste – Spalte I “Konkordanz“ welche Akten Sie in welche Kiste gepackt haben. Nummerieren Sie die Kisten entsprechend und vermerken sich als abgebende Stelle gut sichtbar seitlich auf der Kiste. Senden Sie die Aussonderungsliste an das Universitätsarchiv zurück.

Bestätigung der Übergabe

Das Universitätsarchiv bestätig Ihnen die Aussonderungsliste und vereinbart mit Ihnen ein Termin zur Übernahme des Schriftguts.

Vernichtung der kassablen Unterlagen

Vernichten Sie die Unterlagen, die mit einem V gekennzeichnet wurden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.


Wann und in welchen zeitlichen Abständen soll ausgesondert werden?

Die Unterlagen sind komplett und im Original anzubieten:

  • bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Verordnung)
  • wenn sie zur Erledigung des laufenden Geschäftsbetriebs nicht mehr benötigt werden
  • bei räumlichen und personellen Veränderungen
  • in der Regel sind Unterlagen 10 Jahre, spätestens aber 30 Jahre nach Aktenschluss anzubieten

Die zeitlichen Abstände der Aussonderung richten sich nach den Aufbewahrungsfristen.

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Archiv | 06.06.2012
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