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Regeln für den Schriftverkehr

1. Einführung

In den Regeln für den Schriftverkehr finden Sie Informationen zur Fertigung von Schriftstücken für den externen und internen Schriftverkehr, basierend auf den 'Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung', der DIN 5008.

Für die Textverarbeitung wird an der FernUniversität das Standardprogramm 'MS Word' eingesetzt. Alle Bereiche sind aufgefordert, die elektronische Kommunikation als ein Mittel zur Vereinfachung, Beschleunigung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns zu nutzen.

Soweit in diesen Regeln auf die Geschäftsordnung der Zentralen Hochschulverwaltung verwiesen wird, ist in anderen Organisationseinheiten analog zu diesen Regeln zu verfahren. Gleichfalls sind die Angaben der Organisationseinheiten in den Briefbögen der Musterschreiben (Punkt 6) entsprechend anzupassen.

2. Corporate Design

2.1 Verwendung von Briefbögen in der FernUniversität

Das Rektorat hat ein Corporate Design für die FernUniversität beschlossen. Die Anwendung ist für die Beschäftigten der FernUniversität verbindlich (siehe auch Nr. 3.1 dieser Regeln und die Geschäftsordnung der Zentralen Hochschulverwaltung). Die Einzelheiten des Corporate Design* werden im Corporate Design-Handbuch der FernUniversität geregelt. Dort finden Sie die zu verwendenden Signets, Schriften, Formate, Farben, Flyer, Einladungskarten, Werbeanzeigen, Studienbriefe, Urkunden, Zeugnisse, Geschäftsdrucksachen, Briefbögen, Visitenkarten, Postkarte, Grußkarte, Papier, Stellenanzeigen und PowerPoint-Folien.

2.2 Schriftarten und Schriftgrößen

Im Schriftverkehr ist im Fließtext die Schrift 'Frutiger' mit der Schriftgröße '11' zu verwenden.

3. Fertigung von Briefen

3.1 Wo finde ich die Briefbögen der FernUniversität

Die aktuellen Briefbögen laden Sie aus der Formulardatenbank herunter.

Beim Anpassen des Briefbogens (Rektorin/Kanzlerin) für das Dezernat ist lediglich die Bezeichnung des Dezernates und der Abteilung zugelassen. Die Teambezeichnung ist nicht aufzunehmen. Beispiele hierzu finden Sie auf dieser Seite.

Verwenden Sie bitte keine bereits erstellten Schreiben mit veralteten Briefbögen als Druckvorlage für neue Schreiben.

3.2 E-Mail-Sendung

Schriftverkehr soll grundsätzlich per E-Mail erfolgen (siehe Postordnung § 5 (1) 'Interne Post' und § 6 (1) 'Externe Post').

Wichtig: Im E-Mail-Schriftverkehr ist die Schrift 'Arial' zu verwenden, da nicht allen Mail-Empfängern*Empfängerinnen die Schrift 'Frutiger' zur Verfügung steht.

Der Dienstweg bei E-Mail-Sendungen wird von Ihnen eingehalten, wenn Sie die E-Mail direkt an die Empfängerin/den Empfänger senden und gleichzeitig an die Vorgesetzten des Dienstweges eine Durchschrift der E-Mail zuleiten. Sollte im Einzelfall beim E-Mail-Versand, auf Grund der besonderen Bedeutung des Schreibens, die Kenntnisnahme der Vorgesetzen auf dem tatsächlichen Dienstweg erfolgen, senden Sie die E-Mail an die nächste Vorgesetzte/den nächsten Vorgesetzten, mit der Bitte um Weiterleitung auf dem Dienstweg.

Bei einer E-Mail-Sendung an Externe (außerhalb der FeU) ist die volle Dienstanschrift und Telefon-Nr. anzugeben (also keine internen Abkürzungen und nicht nur die Telefon-Durchwahl-Nr.). Das Muster hierzu finden Sie unter Punkt 6, Anlage 1.

E-Mails mit vertraulichem oder rechtlich relevantem Inhalt sind verschlüsselt und mit digitaler Unterschrift zu versenden. Informationen hierzu erhalten Sie über die WWW-Seiten des ZMI (http://ca.fernuni-hagen.de).

3.3 Briefsendungen

Die Papierform ist für Briefe nur dann einzusetzen, wenn dies wirtschaftlich sinnvoll ist.

3.3.1 Externer Brief (Original/ Entwurf/Durchschrift)

Für den externen Schriftverkehr verwenden Sie den Briefbogen unter Punkt 6, Anlage 2a und 2b. Wichtige Tipps zum Adressieren und Beispiele von Musteranschriften gemäß DIN-Norm finden Sie unter Punkt 6, Anlage 5.

Im Schriftverkehr mit Behörden sind eine persönliche Anrede und die Grußformel nicht erforderlich.

3.3.2 Interner Brief (Original/ Entwurf/Durchschrift)

Für den internen Schriftverkehr verwenden Sie den Briefbogen unter Punkt 6 nach der Anlage 3a und 3b. Nach Erstellung ist dieser Brief grundsätzlich elektronisch zu versenden.

3.4 Vermerk

Mündliche und fernmündliche Rücksprachen, Anordnungen, Auskünfte und sonstige wichtige Hinweise sind, soweit sie für die weitere Bearbeitung einer Angelegenheit von Bedeutung sein können, in einem Vermerk nach Muster unter Punkt 6, Anlage 4 festzuhalten. Die Angaben sollen kurz, aber erschöpfend sein.

3.5 Verfügungen

Verfügungspunkte sind Bearbeitungsangaben, die auf dem Entwurf und auf allen Durchschriften geschrieben werden. Eine Beschreibung der Verfügungspunkte finden Sie unter der Nr. 11 der Geschäftsordnung der Zentralen Hochschulverwaltung der FernUniversität.

Verfügungspunkte mit vertraulichem Inhalt werden nur auf den Entwurf geschrieben.

Auf dem Entwurf und ggf. auf den Durchschriften wird nur einmal und zwar unter der Schlussverfügung handschriftlich paraphiert bzw. unterschrieben (siehe Punkt 6, Anlagen 2b und 3b).

3.6 Unterschriftsregelung und Zeichnungsform

Die Regelungen zur Unterschriftsbefugnis, den Zeichnungsformen und der Mitzeichnung finden Sie in der Geschäftsordnung der Zentralen Hochschulverwaltung der FernUniversität unter der Nr. 12.

3.7 Überprüfung von gefertigten Schriftstücken

Das am PC gefertigte Dokument sollte von Ihnen vor dem Ausdrucken bzw. Versenden nochmals in Bezug auf Formatierung, Trennung und Rechtschreibung kontrolliert werden. Die Rechtschreibung und Grammatik können Sie anhand des vorhandenen Winword-Rechtschreibprogramms überprüfen.

4. Versand von Schriftstücken

4.1 Postordnung

Grundsätzliche Regelungen zum Versand von Schriftstücken finden Sie in der Postordnung der FernUniversität.

4.2 Briefumschlag (Anschriftfeld und Absenderangaben)

Nach § 6 (3) der Postordnung sind alle externen Postausgänge vom absendenden Bereich mit einer Anschrift- und Absenderangabe zu versehen. Da die Deutsche Post in den Briefzentren automatische Briefsortieranlagen einsetzt, sollte die Beschriftung der Postsendung nach der DIN-Norm (siehe Musteranschriften unter Punkt 6, Anlage 5) erfolgen.

4.3 Fax-Sendung

Aus Kostengründen ist die E-Mail-Sendung dem Fax vorzuziehen.

4.4 Verwendung von Bereichs- und Funktionsmailadressen

Senden Sie wichtige E-Mails immer an die Bereichs-/Funktionsmailadresse. Nur bei E-Mails an die Bereichs-/Funktionsmailadressen wird sichergestellt, dass diese - unabhängig von der Erreichbarkeit der Beschäftigten - abgerufen werden.

Senden Sie E-Mails nur dann an die personenbezogene E-Mail-Adresse, wenn sichergestellt ist, dass die Empfängerin/der Empfänger erreichbar ist.

5. Ablegen bzw. Speichern von gefertigten Schriftstücken

Der Aktenplan des Bereichs ist auf dem Netz durch eine entsprechende Ordnerstruktur abzubilden.

Das Schriftgut (einschließlich relevanter E-Mails) ist auf dem Server entsprechend dem Aktenplan zu speichern. Das Speichern auf der Festplatte des Arbeitsplatz-PCs (Laufwerk C) ist aus Datenschutz- und Datensicherheitsgründen nicht zulässig.

Wenn Sie einen Entwurf für die Akte benötigen, wird der Papierausdruck in der Mitte oben mit einem handschriftlichen 'E' gekennzeichnet.

6. Anlagen (Musterschreiben)

Dezernat 3.4 – Personalwirtschaft und Organisation 09.08.2018
FernUni-Logo FernUniversität in Hagen, D-58084 Hagen, Telefon: +49 (2331) 987-01, E-Mail: fernuni@fernuni-hagen.de