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Erstellung und Weiterleitung von Rektoratsvorlagen

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Für die Erstellung einer Rektoratsvorlage für die Rektorin/Prorektoren/Kanzlerin benutzen Sie bitte immer den aktuellen Vordruck.

Speichern Sie den Vordruck 'Rektoratsvorlage' in Ihr Vorlagenverzeichnis und versehen Sie die Vorlage mit den entsprechenden Daten.

1. Termin der nächsten Rektoratssitzung

Die Tagesordnung mit allen Unterlagen für die Sitzung wird in der Regel 6 Tage vor der jeweiligen Sitzung fertiggestellt; versendet werden die Unterlagen 5 Tage vor dem Sitzungstermin.

Bevor Sie den Sitzungstermin in die Vorlage eintragen, bedenken Sie, dass Rektoratsvorlagen, die im Verantwortungsbereich der Kanzlerin liegen, 11 Tage vor der jeweiligen Rektoratssitzung (immer freitags) in den entsprechenden Dezernatsordner von Ihrem Dezernenten/Ihrer Dezernentin eingestellt sein muss. Wann die Vorlage bei der Rektorin bzw. den Prorektoren vorliegen müssen, sollten Sie jeweils abstimmen. Dies ermöglicht es, noch Rückfragen zur Vorlage zu klären.

2. Unterschrift

Da die Rektoratsvorlage elektronisch weitergeleitet wird, ist eine Unterschrift nicht erforderlich.

3. Dateiname der Rektoratsvorlage/Anlagen

Für das Speichern der Rektoratsvorlage verwenden Sie bitte die folgende Form der Dateibezeichnung:

  • Kurzbezeichnung des TOPs und Datum der Rektoratssitzung in der Form 'tt-mm-jj' (z. B.: Veröffentlichungspflichten_IFG_23-01-07.doc).
  • Sofern eine Anlage zur Rektoratsvorlage beigefügt wird, ist diese als PDF-Datei mit Kurzbezeichnung des TOPs, Anlage X und Datum der Rektoratssitzung in der Form 'tt-mm-jj' zu speichern (z. B.: Veröffentlichungspflichten_IFG_Anlage1_23-01-07.pdf).
  • Umfangreiche Anlagen (mehr als 2 Seiten) sind mit Lesezeichen zu versehen.

Bitte beachten Sie, dass die Rektoratsvorlage nicht schreibgeschützt wird.

4. Elektronischer Dienstweg von Rektoratsvorlagen

Nach Fertigstellung senden Sie Ihre Rektoratsvorlage ggf. mit Anlagen per E-Mail an Ihre Abteilungsleiterin/Ihren Abteilungsleiter, m. d. B. um Zustimmung und elektronische Weiterleitung an die Dezernentin/den Dezernenten.

Sollte keine Zustimmung der Vorgesetzten/des Vorgesetzten erfolgen bzw. Änderungen gewünscht werden, ist dieses der Sachbearbeiterin/dem Sachbearbeiter mitzuteilen.

5. Einstellung der Rektoratsvorlage in den Dezernatsordner für die Kanzlerin

Nach Zustimmung stellt die Dezernentin/der Dezernent die Rektoratsvorlage (in der Regel freitags, 11 Tage vor der Rektoratssitzung), in den entsprechenden Dezernatsordner ein. Die Kanzlerin hat Zugriff auf alle Dezernatsordner.

6. Rückmeldung der Kanzlerin

Sollte die Kanzlerin Änderungen in der Rektoratsvorlage vornehmen, werden diese von ihr im Word-Überarbeitungsmodus kenntlich gemacht und gehen spätestens am Donnerstag vor der jeweiligen Rektoratssitzung bei der jeweiligen Dezernentin/dem jeweiligen Dezernenten per E-Mail ein. Die Sachbearbeiterin/der Sachbearbeiter wird auf dem Dienstweg informiert.

7. Einstellung einer Rektoratsvorlage für die Rektorin oder die Prorektoren

Hier bedarf es der Absprache mit den beteiligten Personen.

8. Einstellung der Rektoratsvorlage in das Verzeichnis "Freigegebene Rektoratsvorlagen" für das Büro der Rektorin

Nach Zustimmung durch die Kanzlerin stellt das Büro der Kanzlerin die Rektoratsvorlage, jeweils mittwochs (Dienstschluss) vor der jeweiligen Rektoratssitzung, in den o. a. Ordner ein.

Das Büro der Rektorin hat Zugriff auf diesen Ordner und trägt in der jeweiligen Rektoratsvorlage die Nummer des Tagesordnungspunktes (TOP) ein.

9. Rektoratsentscheidung

Die Rektoratsentscheidung wird durch Protokoll der Sitzung des Rektorats der Dezernentin/dem Dezernenten mitgeteilt.


Dezernat 3 – Personal/Organisation 27.02.2019
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