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Postangelegenheiten

Zentraler Posteingang


Im Posteingang erfolgt die Eingangsbearbeitung von Brief-, Post- und Kuriersendungen sowie die Erfassung von Einschreiben. Der zentrale Posteingang befindet sich im Untergeschoss des Gebäudes 6 (ehem. AVZ).


Hinweis zur Möglichkeit der Paketverfolgung

​​Für die interne Paketverwaltung und -verfolgung kommt die bereits an der FernUniversität etablierte Software TicketXpert zum Einsatz. Bei Anlieferung eines Paketes wird dieses in der Poststelle erfasst und erhält eine Nummer (in Form eines Barcodes). Die Beschäftigten des Posteingangs entscheiden darüber, ob das Paket im Postraum zugestellt wird oder im Posteingang abzuholen ist. Der Paketempfänger*in erhält eine aus dem TicketXpert heraus generierte E-Mail an den FernUni-Outlook-Account. Nach Abholung/Übergabe wird das im TicketXpert für die Zustellung erstellte Ticket geschlossen.

Hinweis für den Empfang zollpflichtiger Sendungen

Alle Waren, die aus einem Drittland in das Zollgebiet der Europäischen Union eingeführt werden oder vom Zollgebiet der Europäischen Union in ein Drittland ausgeführt werden, müssen durch den Zoll abgefertigt werden. Für die Ein- und Ausfuhr sind ggf. Einfuhr- bzw. Ausfuhrbestimmungen zu beachten und im Vorfeld bei Behörden Genehmigungen einzuholen oder Meldungen zu erstatten.

Diese Bestimmungen können sich beziehen auf:

    • Länder (evtl. Embargomaßnahmen)
    • Waren (insbesondere auf Chemikalien, Arzneimittel, Pflanzen und deren Erzeugnisse, Tiere und deren Erzeugnisse, Kulturgüter, Abfälle, Waffen und explosionsgefährliche Stoffe)
    • Personen (aufgrund politischer Erwägungen (z. B. zur Bekämpfung des Terrorismus können personenspezifische Beschränkungen bestehen)
    • Kapital- und Zahlungsverkehr (ggf. Meldepflichten und/oder Embargoregelungen)

Beschaffungsvorgänge von Waren aus einem Nicht-EU-Herkunftsland sind daher grundsätzlich gesondert mit dem Dezernat 4.3 – Zentrale Beschaffung abzustimmen, d. h. auch keine Einfuhr von Waren aus Drittländern auf Dienst- und Privatreisen im Namen und auf Rechnung der FernUniversität.

Insbesondere sind folgende Punkte zu beachten:

    • Länder (evtl. Embargomaßnahmen)
    • Waren (insbesondere auf Chemikalien, Arzneimittel, Pflanzen und deren Erzeugnisse, Tiere und deren Erzeugnisse, Kulturgüter, Abfälle, Waffen und explosionsgefährliche Stoffe)
    • Personen aufgrund politischer Erwägungen (z. B. zur Bekämpfung des Terrorismus können personenspezifische Beschränkungen bestehen)
    • Kapital- und Zahlungsverkehr (ggf. Meldepflichten und/oder Embargoregelungen)
    • Für den Händler*in besteht die Verpflichtung einer Rechnung und ggf. eine vollständig und korrekt ausgefüllte Zollerklärung in einer dafür vorgesehen Tasche an der Außenseite der Sendung anzubringen
    • Bei Geschenksendungen ist, sofern keine Rechnung vorliegt, zumindest der Warenwert – notfalls auch geschätzt – anzugeben
    • Bestellungen beim Händler*in, die mit Maßnahmen werben, die den tatsächlichen Wert der Sendung verschleiern sollen, sind zu vermeiden
    • Die FernUniversität verfügt über eine eigene Zoll-Nr. (EORI-Nr.): DE1214020 bei der DHL. Diese ist bei der versendenden Stelle anzugeben
    • Waren mit einem Warenwert inkl. Versandkosten (kleiner als 22 EUR) sind von Einfuhrabgaben befreit
    • Bei einem Warenwert inklusive Versandkosten von 22 EUR bis 150 EUR wird eine Einfuhrumsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent bzw. 7 Prozent (für Lebensmittel und Bücher) erhoben. Bei einem Wert von mehr als 150 EUR wird eine zusätzliche Zollgebühr nach Zolltarif fällig. Welcher Betrag für die Einfuhr gezahlt werden muss, berechnet das Zollamt
    • Sind für Waren Abgaben zu zahlen, muss die empfangene Person üblicherweise die Abgaben beim Zollamt bezahlen und die Ware abholen. Dies kann nach vorheriger Anmeldung und Erstellung einer Vollmacht bei Herrn Guntermann, Tel.: 987-4514 durch den Fahrdienst der FernUniversität erfolgen. Etwaige Gebühren, die durch das Zollamt erhoben werden, werden mit dem Dezernat 4.2 – Buchhaltung und Steuern abgerechnet
    • Unter Umständen erfolgt die Zollabwicklung auch durch DHL oder eine andere versendende Stelle. Die FernUniversität erhält im Nachgang eine Rechnung, die mit dem Dezernat 4.2 (Buchhaltung und Steuern) abgerechnet wird
    • Im Falle von Gütern mit konkretem wissenschaftlichen Bezug besteht für die deutschen FernUniversitäten eine Zollfreiheit. Dabei werden die folgenden Warengruppen unterschieden:
      • Warengruppe 1: Waren erzieherischen, wissenschaftlichen oder kulturellen Charakters (hauptsächlich Drucksachen)
      • Warengruppe 2: Bild- und Tonmaterialien, bestimmte Drucke, Tonträger, Instrumente/Apparate, Geräte und Modelle zu Vorführzwecken
      • Warengruppe 3: Wissenschaftliche Geräte
      • Warengruppe 4: Ausrüstungen von Forschungseinrichtungen
    • Soweit Zollfreiheit besteht, sind sämtliche gemachten Angaben wie Verwendung, Ort an dem der Gegenstand sich befindet etc. einzuhalten bzw. bei Änderungen ist der Zoll vorher zu informieren.



Post- und Paketversand


Der Versand von Briefen, Paketen und Kuriersendungen erfolgt über den zentralen Postausgang im Logistikzentrum (LGZ) der FernUniversität. Reguläre Briefsendungen werden durch den Postausgang frankiert. Der Postausgang berät bei Bedarf im Zusammenhang mit Posttarifen, Paketsendungen, Kuriersendungen, Zollbelangen und ähnlichen Themen. Im Posteingang erfolgen die Eingangsbearbeitung von Brief-, Post- und Kuriersendungen sowie die Erfassung von Einschreiben.


Zollbelange

Die Versendung von Waren ins Ausland erfolgt ebenfalls über den Postausgang. Dafür sind die folgenden Punkte zu beachten:

  • Benötigt wird eine genaue Beschreibung der Warensendung mit Inhaltsangabe, Gewicht und Warenwert (Zollinhaltserklärung)
  • Bei einem Warenwert > 1000 EUR muss durch das Dezernat 4.2 – Buchhaltung und Steuern eine „Pro-Forma-Rechnung“ erstellt werden
  • Sendungen mit Studienmaterialien/Prüfungsunterlagen werden als Dokumentsendungen deklariert. Hierfür ist keine Zollerklärung erforderlich
  • Die Beschäftigten des Postausgangs sind berechtigt, Sendungen im Rahmen der Zollabwicklung zu öffnen
  • Aufgrund umfangreicher Tätigkeiten im Vorfeld der Versendung (Erstellung von Zollpapieren, Bestellung einer Beschauerin/eines Beschauers, etc.) ist genügend Zeit für den Versand ins Ausland einzuplanen
  • Bei Fragen oder Unklarheiten können die Beschäften des Postausgangs kontaktiert werden

Waren, die alle folgenden Voraussetzungen erfüllen, können auf Antrag der FernUniversität als Rückwaren unter Befreiung von Einfuhrabgaben wieder in das Zollgebiet eingeführt werden:

  • Ware verlässt das Zollgebiet der Europäischen Union
  • Wiedereinfuhr der Ware ist bereits zum Zeitpunkt der Ausfuhr beabsichtigt
  • Wiedereinfuhr (Abfertigung in den zollrechtlich freien Verkehr) muss innerhalb von 3 Jahren erfolgen
  • die Ware wurde nicht verändert – Identität der Ware (sog. „Nämlichkeitsnachweis“)

Hinweis: Waren, deren Wiedereinfuhr nicht beabsichtigt war, aber aufgrund besonderer Umstände wieder eingeführt werden, können auf Antrag ebenfalls als Rückwaren behandelt werden.

Beispiele für Rückwaren sind:

  • Beschäftigte nehmen einen Laptop für einen Forschungsaufenthalt mit in ein Drittland und beabsichtigen, das Gerät wieder mit nach Deutschland zu bringen.
  • Ein Messgerät wird mit Hilfe einer Speditionsfirma zu einer Partnerin/einem Partner in die USA gesandt. Die Rücksendung des Geräts ist beabsichtigt.

Für den Versand von Rückwaren ist eine ausführliche Dokumentation, die ein Zollformular und eine Inhaltsliste umfasst, erforderlich.

Die Einhaltung der o. g. Vorgehensweisen und Regeln ist aufgrund von hohen Bußgeldern und der u. U. strafrechtlichen Verfolgung durch die Zollbehörden beim Verstoß durch Beschäftigte der FernUniversität unumgänglich.


Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Ulrike Mukowski
Dezernat 5.3.2
Tel.: 02331 987-4507
E-Mail: Ulrike.Mukowski@FernUni-Hagen.de

Sabine Ignacy
Dezernat 5.3.2
Tel.: 02331 987-1066
E-Mail: Sabine.Ignacy@FernUni-Hagen.de




Sonderversand


Der Sonderversand übernimmt die universitätsinterne Versorgung der Universitätsbereiche mit Kalendern sowie Marketingartikeln. Bedarfe an Infobroschüren, Kugelschreibern, Postkarten etc. sind über die Stabsstelle für Marketing an den Versand zu kommunizieren.


Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Georgios Kurz
Dezernat 5.3.2
Tel.: 02331 987-4516
E-Mail: Sonderversand@FernUni-Hagen.de

Rainer Bartel
Dezernat 5.3.2
Tel.: 02331 987-4501
E-Mail: Sonderversand@FernUni-Hagen.de




Distribution von Sendungen und Verteilern (intern/extern)


Das Dezernat 5.3.2 – Vertrieb/Lager unterstützt gerne bei der Distribution von Sendungen (Mailings, Verteiler, etc.) über die Hauspost oder extern über Postdienstleistende.

Dank einer Kuvertiermaschine können Mailings bis zu einer Größe von DIN A4 (Umschlaggröße C6) massenhaft verarbeitet werden. Am effizientesten ist es, Anschreiben mit personalisierten Adressen zu versenden, da in diesem Fall Kuvertierhüllen mit Fenster Verwendung finden. Bei mehrseitigen Anschreiben müssen ein paar Dinge beachtet werden, die am Besten im persönlichen Gespräch zu klären sind.

Auch eine Unterstützung bei der Generierung von Adressetiketten ist möglich.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Georgios Kurz
Dezernat 5.3.2
Tel.: 02331 987-4516
E-Mail: Georgios.Kurz@FernUni-Hagen.de

Kevin Beck
Dezernat 5.3.2
Tel.: 02331 987-4501
E-Mail: Kevin.Beck@FernUni-Hagen.de


Dezernat 5.3 – Medienvertrieb 29.08.2018
FernUni-Logo FernUniversität in Hagen, D-58084 Hagen, Telefon: +49 (2331) 987-01, E-Mail: fernuni@fernuni-hagen.de