Dienstreisen
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Auslandsdienstreisen
Auslandstage- und Übernachtungsgeld, Grenzübertritte, Reisekostenvergütung, Versicherungen
Vorstellungsreisen
Fahrt- und Übernachtungskosten, Anträge Reisekostenabrechnung für Externe (Inland, Ausland)
Wer hilft weiter?
E-Mail: Reisekosten@FernUni-Hagen.de
Fax: +49 2331 987-2073
- Vanessa Beck
Tel. -2054 | E-Mail: Vanessa.Beck - Gabriele Maßenberg
Tel. -4606 | E-Mail: Gabriele.Massenberg - Farina Moldenhauer
Tel. -2070 | E-Mail: Farina.Moldenhauer - Farina Petrick
Tel. -2196 | E-Mail: Farina.Petrick
FAQ zum Thema „Dienstreisen“
Fragen zur Antragsstellung
- Wie gehe ich vor, wenn ich sehr kurzfristig eine Dienstreise antreten muss und keine Zeit bleibt, den Dienstreiseantrag vorab zu stellen?
Die Dienstreise bei der Reisekostenstelle vorab anzuzeigen ist – allein wegen Ihres Versicherungsschutzes – unerlässlich. Bitte schreiben Sie in solchen Fällen eine kurze, formlose E-Mail an Reisekosten@FernUni-Hagen.de mit allen notwendigen Informationen (Reisedatum, Zielort, Reisezweck, PSP-Element). Den original ausgefüllten Pendelvordruck reichen Sie bitte nach Ihrer Rückkehr inkl. Unterschriften umgehend ein. - Mein/e Vorgesetzte/r ist über einen längeren Zeitraum nicht im Hause, wie gehe ich bei der Antragsstellung vor, wenn ich vor Reisebeginn keine Unterschrift meiner/s Vorgesetzen bekommen kann?
Vorrangig sollte ein/e Vertreter/in mit Unterschriftsberechtigung benannt werden. Diese Person ist dann für die Unterschrift der Dienstreiseanträge in Abwesenheit Ihres/Ihrer Vorgesetzen zuständig. Sollte es keine Vertretungsregelung geben, teilen Sie uns kurz auf Ihrem Dienstreiseantrag mit, dass Ihre/Ihr Vorgesetzte/r z. Zt. nicht im Hause ist. Die Unterschrift kann in solchen Ausnahmefällen nachgeholt und mit der Reisekostenabrechnung eingereicht werden. - Ich habe für eine Dienstreise eine Forschungsförderung (z. B. IFFP) zugesagt bekommen, ist diese Genehmigung zur Durchführung der Reise ausreichend?
Nein, die Zusage für eine Forschungsförderung ist nicht mit der Dienstreisegenehmigung gleichzusetzen – auch ein Versicherungsschutz wäre ansonsten nicht gewährleistet. Bitte stellen Sie vor Reiseantritt wie gewohnt einen Dienstreiseantrag. - Die Reisedaten einer bereits genehmigten Dienstreise haben sich geändert. Muss ich einen neuen Dienstreiseantrag stellen?
Nein, es ist nicht notwendig, einen neuen Dienstreiseantrag zu stellen. Bitte teilen Sie uns per E-Mail an Reisekosten@FernUni-Hagen.de, unter Angabe der Reisenummer, die neuen Reisedaten mit. Bitte beachten Sie, dass das bereits genehmigte Beförderungsmittel/die genehmigte Reisedurchführung weiterhin gültig ist. - Meine Dienstreisegenehmigung habe ich bereits zurückerhalten. Ist es noch möglich, einen Reisekostenvorschuss im Nachgang zu beantragen?
Ja, Sie können den Vorschuss formlos per E-Mail an Reisekosten@FernUni-Hagen.de, unter Angabe der Reisenummer, im Nachgang beantragen, vorausgesetzt Ihre Dienstreise hat noch nicht begonnen.
Fragen zu Übernachtung, Hotel und Verpflegung
- Was ist zu tun, wenn nachweislich keine Hotels bis 80,00 € pro Nacht (f. Auslandsdienstreisen s. AKEVO § 3 f. max. Übernachtungskostenerstattung) mehr für den Zeitraum meiner Dienstreise verfügbar sind? Darf ich dann ein teureres Hotel buchen?
Je nach Reiseziel und Buchungszeitraum kann es vorkommen, dass die preiswerten Hotels bereits ausgebucht sind. Sind Sie daher gezwungen, ein teureres Hotel zu buchen, ist die Erstattung der Mehrkosten nur dann möglich, wenn Sie nachweisen können, dass tatsächlich keine preiswerteren Hotels verfügbar waren oder es andere triftige Gründe gab. Wir bitten hierzu um Ihre Mithilfe! Eine Erstattung kann ausnahmsweise dann erfolgen, wenn der entsprechende Nachweis (z. B. durch einen Screenshot der Anfrage im Buchungsportal) der Reisekostenabrechnung beigefügt wird.
Mehr zum Thema - Ist es verpflichtend, das HRS-Portal für die Buchung von Hotels zu nutzen?
Nein. Das Hotelbuchungsportal für Landesbedienstete listet lediglich Hotels, die speziell für die Dienstreisenden des Landes NRW günstige Konditionen und Rahmenverträge abgeschlossen haben. Die Hotelbuchung muss aber nicht zwingend über das HRS-Portal erfolgen, sondern kann auch direkt beim Hotel oder über andere Plattformen erfolgen. Bitte beachten Sie hierbei die Vorgaben zur Rechnungsstellung! - Kann ich für die Organisation meiner Dienstreise die Hilfe eines Reisebüros in Anspruch nehmen?
Ja, Sie können die Hilfe eines Reisebüros Ihrer Wahl in Anspruch nehmen. Serviceentgelte hierfür können Sie als Nebenkosten in Ihrer Dienstreiseabrechnung geltend machen. Die Grundsätze des LRKG zur Erstattung von Übernachtungskosten im In- und Ausland gelten uneingeschränkt. - Ist es möglich, ein günstiges Pauschalreiseangebot eines Reisebüros zu buchen?
Manche Angebote von Pauschalreiseveranstaltern erweisen sich als günstiger als die unabhängige Buchung von Unterkunft und Bahn- bzw. Flugticket. Jedoch muss für die Reisekostenabrechnung ersichtlich sein, wie viel Sie jeweils für die Unterkunft (ggf. mit Frühstück) bzw. für das Flug-/Zugticket bezahlt haben. Auch die Beförderungsklasse sowie die Zimmerkategorie müssen zu erkennen sein. Ansonsten ist eine Erstattung leider nicht möglich. - Ist es erlaubt bei der Suche von Übernachtungsmöglichkeiten das Portal airbnb zu nutzen?
Die Nutzung des Portals airbnb zur Buchung von Unterkünften ist grundsätzlich erlaubt.
Die Grundsätze des LRKG zur Erstattung von Übernachtungskosten im In- und Ausland gelten uneingeschränkt. Die Rechnung von airbnb hat mindestens folgende eindeutige Angaben zu enthalten: Leistungserbringer, Leistungsempfänger, Rechnungsbetrag und Art der Leistung. Sollten Sie die Unterkunft mit weiteren Begleitpersonen teilen, die keinen Anspruch auf Reisekostenvergütung haben, so ist der Rechnungsbetrag anteilig in der Reiseabrechnung in Ansatz zu bringen. - Ist es möglich, eine Privatperson auf meine Dienstreise mitzunehmen?
Sie können in Begleitung einer Privatperson eine Dienstreise antreten. Erstattungsfähig sind nur die dienstlich notwendigen Kosten, die Ihnen im Rahmen der Dienstreise entstanden sind. Übernachtungskosten im Doppelzimmer können zu 50 % anteilig erstattet werden. Kosten von Mitreisenden können nicht erstattet werden. - Darf ich die Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt verknüpfen?
Es steht Ihnen frei, vor oder nach Ihrem Dienstgeschäft am auswärtigen Geschäftsort Ihre Reise aus privatem Anlass zu verlängern. Übernachtungskosten sowie Tagegelder werden nur für die dienstlich notwendige Aufenthaltszeit gezahlt und so bemessen, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden. Fahrt-/Flugkosten, die Ihnen für die Hin- bzw. Rückreise entstehen (ab/bis Geschäftsort), werden nach den Grundsätzen des LRKG NRW erstattet.
Private Weiterreisen zu anderen Orten können nicht berücksichtigt werden – in so einem Fall wäre ein Nachweis beizufügen, wie hoch die dienstlich notwendigen Kosten für eine Fahrt/einen Flug ab/bis Geschäftsort gewesen wären. - Darf ich im Tagungshotel übernachten, auch wenn dies Hotelmehrkosten mit sich bringt?
Liegen triftige, dienstliche Gründe für die Übernachtung im Tagungshotel vor, so können begründete, unvermeidbare Hotelmehrkosten ausnahmsweise erstattet werden. Bitte erläutern Sie in Ihrer Dienstreiseabrechnung, weshalb die Übernachtung vor Ort notwendig war und fügen Sie Ihrer Abrechnung – sofern vorhanden – ein Einladungsschreiben o. ä. der Tagungsorganisation bei. - Sind die Kosten für Konferenz-/Galadinner erstattungsfähig?
Für die Erstattung von Abendessen dieser Art ist eine triftige Begründung zwingend erforderlich, in der die fachliche Notwendigkeit der Teilnahme bestätigt wird.
Weitere Informationen zum Thema Verpflegung und Konferenzdinner
Fragen zum Thema Beförderung
- Ist es erlaubt, eine höhere Flugzeugklasse/Bahnklasse auf meiner Reise zu nutzen?
Sie können selbstverständlich eine höhere Beförderungsklasse nutzen. Erstattungsfähig sind die Kosten der Standardklasse nach dem Landesreisekostengesetz NRW (2. Klasse Deutsche Bahn, Economy Class bei Flügen). Mehrkosten für eine höhere Beförderungsklasse müssten grundsätzlich von Ihnen übernommen werden. Ausnahmen bilden die Nutzung…- eines DB-Sparpreises 1. Klasse, wenn dieser insgesamt günstiger ist, als der DB-Flexpreis 2. Klasse
- bei deutlich erhöhtem Platzbedarf und längerer Fahrtdauer ohne Umstiege (Richtwert: etwa drei Stunden) können die Kosten für die Nutzung der ersten Wagenklasse bei Bahnfahrten ersetzt werden
- der Premium Economy Class bei Langstreckenflügen, wenn die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Weitere Informationen (unter der Rubrik „Flugzeug“ und „Buchungsklassen“)
- Welche Kosten können mir erstattet werden, wenn ich aus triftigen Gründen ein anderes Verkehrsmittel als genehmigt nutze?
Ist es für die Durchführung der Dienstreise notwendig, kurzfristig ein anderes Verkehrsmittel als beantragt zu nutzen, so können Sie uns dies vorab in einer E-Mail unter Angabe der Reisenummer und der Begründung an Reisekosten@FernUni-Hagen.de mitteilen. Handelt es sich um einen triftigen Grund im Sinne des LRKG, kann die Erstattung erfolgen. Bitte erläutern Sie die Änderung in Ihrer Dienstreiseabrechnung. - Ich nutze elektronische ÖPNV-Tickets ohne Fahrkartenbeleg, wie gehe ich bei der Abrechnung der Fahrtkosten vor?
Auch wenn Sie elektronische Tickets für Ihre Dienstreisen nutzen, können Ihnen die Kosten hierfür erstattet werden. Gibt es einen Zahlungsbeleg o. ä. online, bitten wir Sie, von diesem eine Kopie/einen Screenshot auszudrucken und Ihrer Abrechnung beizufügen. - Ich habe die Möglichkeit, ein gutes Angebot mit einer Probe-BahnCard wahrzunehmen. Können die Kosten hierfür im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden?
Ergibt sich durch die Anschaffung und Nutzung der Probe-BahnCard nachweislich eine Kostenersparnis für dienstlich getätigte Fahrten, so können die Anschaffungskosten nach Prüfung der Reisekostenstelle erstattet werden. Wir empfehlen Ihnen, sich vor der Anschaffung der Probe-BahnCard mit uns in Verbindung zu setzen, um die Erstattungsmöglichkeiten bei anstehenden Dienstreisen vorab zu prüfen.
Bitte beachten Sie jedoch, dass die Probe-BahnCard grundsätzlich privat erworben wird und Sie selbst für eine etwaige Kündigung/Verlängerung eines Abonnements verantwortlich sind. - Wann darf ich ein Taxi nutzen?
Taxikosten können im Ausnahmefall ersetzt werden, wenn eine triftige Begründung für die Taxinutzung vorliegt. Dies ist z. B. der Fall, wenn…- keine geeigneten regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel zur Verfügung stehen und/oder das Dienstgeschäft mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht zeitgerecht erreicht werden kann,
- gegenüber der Nutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel Reisekostenvergütung eingespart werden kann,
- eine oder mehrere Personen aus dienstlichen Gründen auf der Hin- und Rückfahrt auf mehr als der Hälfte der Gesamtfahrstrecke mitgenommen und so die Gesamtreisekosten reduziert werden,
- auf der Reise ist schweres und/oder sperriges Dienstgepäck (inkl. dienstlich veranlassten persönlichem Gepäck) mitzuführen ist (jedenfalls bei mehr als 40 kg),
- aus Gründen der Sicherheit die Nutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht zugemutet werden kann (Fahrtstrecken bei einer (gefahrengeneigten) Ankunft am Bahnhof zwischen 22:00 und 06:00 Uhr),
- wegen einer besonderen Sprachbarriere ist die Nutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht zumutbar ist (anderes Schriftbild o. wenn die Verständigung in englischer Sprache nicht möglich ist).
- Darf ich einen Mietwagen nutzen, um zum Geschäftsort zu gelangen?
Ja, die Kosten für die Nutzung von Mietfahrzeugen können erstattet werden, wenn kein Dienstfahrzeug der FernUniversität Hagen für die Fahrt zur Verfügung steht und es sich bei der Anmietung eines Fahrzeugs um die wirtschaftlichste Alternative gegenüber der ÖPNV-Nutzung handelt.
Da das öffentliche Verkehrsnetz in Deutschland sowie auch in ausländischen Großstädten gut ausgebaut ist, bildet die Mietwagennutzung aufgrund des Kostenfaktors eher eine Ausnahme. Triftige Gründe für die Anmietung eines Fahrzeugs liegen vor, wenn…- keine geeigneten regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel zur Verfügung stehen und/oder das Dienstgeschäft mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht zeitgerecht erreicht werden kann,
- gegenüber der Nutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel Reisekostenvergütung eingespart werden kann,
- eine oder mehrere Personen aus dienstlichen Gründen auf der Hin- und Rückfahrt auf mehr als der Hälfte der Gesamtfahrstrecke mitgenommen und so die Gesamtreisekosten reduziert werden,
- auf der Reise ist schweres und/oder sperriges Dienstgepäck (inkl. dienstlich veranlassten persönlichem Gepäck) mitzuführen ist (jedenfalls bei mehr als 40 kg).
- Können Parkgebühren, die mir am Flughafen entstehen, erstattet werden?
Auch wenn Sie eine triftige Begründung für die PKW-Nutzung angegeben haben, sind Parkgebühren an Flughäfen – aufgrund des Sparsamkeitsgrundsatzes – zu vermeiden. Kostengünstigere Alternativen (Shuttle-Serviceangebote, frühzeitige Parkplatzbuchung, Anreise mit ÖPNV) sind grundsätzlich zumutbar und vorrangig in Anspruch zu nehmen.
Deren Nichtinanspruchnahme ist von Ihnen (ggf. mit Vergleichsberechnung) zu begründen.
Gegebenenfalls kann die Überbrückung von Teilstrecken zwischen der Wohnung und dem nächstgelegenen Bahnhof mit dem Taxi, im Vergleich zu den Parkgebühren, zumutbar und kostengünstiger sein. Ist der Flughafen mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nur sehr schlecht zu erreichen (z.B.: Düsseldorf-Weeze, Frankfurt-Hahn) so müssen die Zumutbarkeiten im Einzelfall geprüft werden. - Werden meine Fahrtkosten von/bis zu meinem Wohnort erstattet?
Beträgt die Entfernung Ihres Wohnortes mehr als 30 km zu Ihrem Dienstort, so können Ihnen nach LRKG NRW höchstens die Fahrtkosten erstattet werden, die Ihnen ab/bis zu Ihrem Dienstort entstanden wären. Ist die Entfernung zwischen Ihrem Wohnsitz und dem Reiseziel jedoch geringer als von Ihrem Dienstort aus, so können Ihnen die Fahrtkosten ab/bis zu Ihrer Wohnung erstattet werden. - Wegen massiver Verspätung/Ausfall eines Verkehrsmittels auf meiner Dienstreise habe ich die Flug-/Fahrtkosten i. R. d. Fahr-/Fluggastrechte bei der Deutschen Bahn bzw. Fluggesellschaft geltend gemacht. Muss eine evtl. Erstattung in der Reisekostenabrechnung angegeben werden? Darf ich in einem solchen Fall ein anderes Verkehrsmittel kurzfristig nutzen?
Gibt es keine andere Möglichkeit, Ihr Dienstgeschäft rechtzeitig zu erreichen, so ist eine Taxifahrt (ggf. mit Fahrgemeinschaft) möglich. Wichtig ist, dass Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung die Situation kurz schildern und versuchen, die zusätzlichen Fahrtkosten bzw. die Kosten für die nicht genutzte Fahrkarte über das Fahrgastrechte-Formular der DB [externer Link] geltend machen
Ein entsprechendes Formular für einen ausgefallenen Flug finden Sie i. d. R. auf den Internetseiten der jeweiligen Fluggesellschaft.
Werden Ihnen im Rahmen der Fahr- bzw. Fluggastrechte die jeweiligen Ticketkosten zum Teil oder in kompletter Höhe erstattet (Entschädigungsanspruch bei Verspätungen oder Ausfall des Verkehrsmittels), so wird dies auf die Reisekostenerstattung angerechnet. Dies gilt auch für Zuwendungen wie Taxi-Gutscheine, unentgeltliche Mahlzeiten oder Hotelübernachtungen.
Erhalten Sie Zuwendungen/Entschädigungsleistungen aufgrund der Ihnen persönlich entstandenen (massiven) Unannehmlichkeiten auf Ihrer Reise, so bitten wir dies in der Reisekostenabrechnung zu erläutern. Es wird dann im Einzelfall entschieden, ob diese Leistungen der Reisekostenerstattung angerechnet werden oder Ihnen persönlich zu Gute kommen.
In beiden Fällen bitten wir, den Schriftverkehr mit dem Verkehrsunternehmen für die zahlungsbegründenden Unterlagen beizufügen.
Fragen zu sonstige Themen
- Um an einer Konferenz teilnehmen zu können, muss ich eine Mitgliedschaft abschließen. Kann ich die Kosten hierfür in meiner Reisekostenabrechnung geltend machen?
- Ja, die Kosten für eine Mitgliedschaft können Sie als Nebenkosten in Ihrer Reisekostenabrechnung geltend machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Mitgliedschaft grundsätzlich privat abgeschlossen wurde und Sie selbst für eine etwaige Kündigung/Verlängerung der Mitgliedschaft verantwortlich sind. Erstattungsfähig sind die Kosten nur in Verbindung mit einer Dienstreise, zu dessen Teilnahme die Mitgliedschaft zwingend erforderlich ist oder wenn sich durch die Mitgliedschaft ein nachweislicher Kostenvorteil im Hinblick auf die Tagungsgebühr ergibt.
- Wie gehe ich mit Überstunden um, die mir während einer Dienstreise entstehen?
Der Umgang mit Überstunden, die Ihnen während einer Dienstreisen entstehen, ist grundsätzlich mit Ihrem Bereich / mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzen abzustimmen. Eine Hilfestellung bietet hier das Personaldezernat. - Auf einer Veranstaltung haben die Gäste Verpflegung erhalten, jedoch habe ich die Mahlzeit(en) nicht wahrgenommen. Muss ich diese dennoch in der Reisekostenabrechnung angeben?
Ja. Auch die Angabe nicht in Anspruch genommener, unentgeltlich zur Verfügung gestellter Mahlzeiten ist erforderlich. Es erfolgt eine Anrechnung auf das Tagegeld.
Sind Sie jedoch aus medizinischen Gründen grundsätzlich auf eine Kost angewiesen, die nicht angeboten wird, so erhalten Sie bei der Vorlage eines ärztlichen Attestes selbstverständlich das volle Tagegeld. - Wie gehe ich vor, wenn ich eine Dienstreise wegen einer Erkrankung oder aus anderen (dienstlichen/nicht-dienstlichen) Gründen nicht antreten konnte?
Alle notwendigen Informationen hierzu finden Sie auf einer Info-Seite unter dem Punkt „Stornierung von Reisen“. - Mir sind auf meiner Dienstreise keine Kosten entstanden, muss ich dennoch eine Dienstreiseabrechnung vornehmen?
Sofern Sie keinen Antrag auf „Unfallschutz (ohne Kostenerstattung)“, sondern auf Genehmigung einer regulären Dienstreise mit geschätzten Kosten gestellt haben, bitten wir Sie, uns den Dienstreiseantrag mit dem Hinweis, dass Ihnen keine Kosten entstanden sind, zurückzuschicken. Alternativ ist ebenso eine kurze Rückmeldung per E-Mail (Reisekosten@FernUni-Hagen.de) ausreichend. Das für Ihre Dienstreise gebildete Obligo kann so in unserem System gelöscht werden.
Dezernat 3.2
24.08.2018
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FernUniversität in Hagen, D-58084 Hagen, Telefon: +49 (2331) 987-01, E-Mail: fernuni@fernuni-hagen.de