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Anleitungen zur Beschaffung

Änderung der Beschaffungsstandards

Generell

Es wird generell eine Bagatellgrenze von 20,00 € (brutto) pro Rechnung eingeführt.

„Es wird generell eine Bagatellgrenze von 20,00 € (brutto) pro Rechnung eingeführt, bis zu der eine Beschaffung freihändig durch die anfordernde Person selbst durchgeführt werden kann. Die Rechnung wird entweder im Nachgang zum Kauf zwecks Begleichung an das Haushaltsdezernat geschickt oder die beschaffende Person tritt in Vorleistung und erhält den Betrag gegen Vorlage der Rechnung auf das Privatkonto erstattet (Antragsverfahren wie bisher). Die Verbuchung erfolgt als sog. „Rechnung ohne Bestellbezug“.“

Es besteht generell die Möglichkeit einen Vorschuss beim Haushaltsdezernat zu beantragen.

„Für die unten im Einzelnen aufgeführten Sonderfälle der Direktbeschaffung ohne SRM, bei denen die beschaffende Person in Vorlage tritt, besteht generell die Möglichkeit einen Vorschuss beim Haushaltsdezernat zu beantragen. Dieser wird zweckbezogen auf das Privatkonto der beschaffenden Person überwiesen und gegen spätere Vorlage der Rechnung(en) abgerechnet. Die Vorschussanforderung soll dem geschätzten Bedarf entsprechen. Sofern ein Vorschuss angefordert wird, ist eine überjährige Nutzung ausgeschlossen.“

In begründeten Notfällen ist weiter eine direkte Beschaffung ohne SRM möglich.

„In begründeten Notfällen ist weiter eine direkte Beschaffung oder Beauftragung ohne SRM möglich. Dies ist in dem o.g. Rektoratsbeschluss auch bisher vorgesehen und betrifft z.B. Notfallbeschaffungen der Betriebszentrale, der Druckerei oder anderer Stellen, wenn hierdurch ein akuter Notfall behoben wird. Wenn möglich soll das Vorgehen z.B. telefonisch mit der Beschaffungsabteilung abgesprochen werden.“

Mittelfristig sollen weitere Kataloge angebunden werden.

„Mittelfristig sollen weitere Kataloge z.B. für die Beschaffung von EDV-Kleinteilen oder Materialien für z.B. die mech. Werkstatt sowie für die Beschaffung von sonstigem Bürobedarf wie z.B. Reinigungsmitteln in Studienzentren oder Geschirr im Rahmen der Erstausstattung von Lehrgebieten, angebunden werden. Alternativ wird geprüft, wo Abhilfe durch eine Erweiterung des Lyreco-Angebotes geschaffen werden kann (z.B. wurden Akkus und USB-Sticks bereits in den Lyreco-Onlinekatalog der FeU aufgenommen).“

Bewirtungen

Einzelessen werden in Vorkasse durch die bewirtende Person bezahlt.

„Einzelessen werden entsprechend den durch das Rektorat beschlossenen Regularien hierfür in Vorkasse durch die bewirtende Person bezahlt. Gegen Vorlage der Rechnung erfolgt eine Erstattung auf das Privatkonto. Bei absehbaren Bewirtungen im Rahmen von Einzelessen ist alternativ die vorherige Beantragung eines Vorschusses möglich.“

Für Veranstaltungscatering wird eine Freigrenze von 2.000 € (brutto) festgelegt.

„Für Veranstaltungscatering wird eine Freigrenze von 2.000 € (brutto) festgelegt, bis zu der keine Beschaffung über das SRM durchgeführt werden muss, sofern es sich nicht um eine überjährige Maßnahme handelt. Der beschaffende Bereich bzw. die beschaffende Person hat sicher zu stellen, dass die notwendigen Regelungen und Vergabegrundsätze, wie z.B. die Einholung von Vergleichsangeboten, eingehalten werden. Die Beschaffungsabteilung wird hierzu ein Merkblatt entwickeln. Veranstaltungscatering über 2.000 € (brutto) ist über SRM und die Beschaffungsabteilung zu beschaffen.“

Veranstaltungen

Für Musik erfolgt die Beschaffung über SRM.

„Für Musik (Bands, Einzelkünstler usw.) erfolgt die Beschaffung über SRM. Sofern bestimmte Künstler beauftragt werden sollen, erfolgt keine Preisanfrage für Alternativangebote.“

Die Beschaffung von Deko-Artikeln erfolgt vor Ort.

„Die Beschaffung von Deko-Artikeln erfolgt vor Ort entweder durch Vorkasse des Beschaffenden oder unter der Vorschussregelung. Die Verantwortung für die sparsame und wirtschaftliche Haushaltsführung liegt hier, wie auch bei allen anderen Eigenbeschaffungen, dann bei der handelnden Person.“

Technik für Veranstaltungen ist grundsätzlich über das SRM zu beschaffen.

„Technik für Veranstaltungen ist grundsätzlich über das SRM zu beschaffen. Bei kleinen Veranstaltungen kann die erforderliche Technik durch Vorkasse oder unter der Vorschussregelung abgewickelt werden.“

Messestände/-flächen etc. werden über SRM abgewickelt.

„Messestände/-flächen etc. werden über SRM abgewickelt. Sofern im Notfall vor Ort Beschaffungen oder Beauftragungen (z.B. vergessener Internetanschluss) durchzuführen sind, greift die Notfallregelung.“

Gastredner usw. für Symposien und Kolloquien werden über SRM abgewickelt.

„Gastredner usw. für Symposien und Kolloquien werden über SRM und das Dez.3 abgewickelt. Zudem wird gegenwärtig ein Konzept für die unterschiedlichen Veranstaltungstypen und deren Durchführung erarbeitet.“

Hotelbuchungen (nicht im Rahmen von Dienstreisen!)

Hotelbuchungen werden nicht über SRM abgewickelt.

„Hotelbuchungen werden nicht über SRM, sondern als „Rechnung ohne Bestellbezug" abgewickelt, d.h. ein Hotel wird gebucht und die Rechnung an das Haushaltsdezernat geschickt.“

Anzeigen/Werbung

Anzeigen werden grundsätzlich über Rahmenverträge abgewickelt.

„Anzeigen werden grundsätzlich über Rahmenverträge abgewickelt. Die Ausschreibung dieser Verträge erfolgt durch die Beschaffungsabteilung.“

Kreditkartenbestellungen

Bestellungen per Kreditkarte werden nicht über SRM prozessiert.

„Beschaffungen von Downloads oder Büchern im Ausland, die ausschließlich unter Verwendung einer Kreditkartennummer durchgeführt werden können, werden nicht über SRM prozessiert, sondern sind nachträglich durch die beschaffende Person gegen Vorlage der Rechnung über das Privatkonto abzurechnen.“

Regional-/Studienzentren

Verbrauchsmaterial ist grundsätzlich über SRM abzuwickeln.

„Verbrauchsmaterial ist grundsätzlich über SRM abzuwickeln. Es greifen jedoch die Ausnahmen der Notfallregelung sowie der besonderen Regelungen wie z.B. für Veranstaltungen.“

Technischer Bedarf ist über SRM abzuwickeln.

„Leuchtmittel und sonstiger technischer Bedarf sind über SRM abzuwickeln. Es greifen jedoch die Ausnahmen der Notfallregelung sowie besondere Regelungen wie z.B. für Veranstaltungen.“

Für Notfallersatz greift die Notfallregelung.

„Für Notfallersatz wie z.B. fehlende Kabel usw. greift die Notfallregelung. Alternativ wird durch das Baudezernat in Zusammenarbeit mit dem ZMI geprüft, ob die generelle Ausstattung von Regional-/Studienzentren mit einem "Notfallkoffer" sinnvoll ist oder ob zentral eine entsprechende Vorsorge möglich ist.“

Generell gelten Bagatellgrenze und Notfallregelung.

„Generell gelten die Möglichkeiten der 20,00 € (brutto) Bagatellgrenze sowie der Notfallregelung.“

Vorschuss für kleine regionale Veranstaltungen.

„Für kleine regionale Ausstellungen/Veranstaltungen in SZ/RZ kommt bei den dort genannten Fällen auch die Vorschussbeantragung in Betracht.“

Bedarfsmaterial perspektivisch über einen Online-Katalog.

„Perspektivisch erfolgt die Einrichtung eines Online-Katalogs für Bedarfsmaterial wie z.B. Putz- und Reinigungsmittel usw.“

Übersetzungen

Deutsch-Englisch und Englisch-Deutsch.

Übersetzungen (Deutsch-Englisch und Englisch-Deutsch) werden generell über den bestehenden Rahmenvertrag abgewickelt.

Sonstige Sprachen.

Sonstige Übersetzungen, die nicht über o.g. Rahmenvertrag abgewickelt werden können, sind über SRM durchzuführen.

Beratung (AC-Verfahren) / Schulungen usw.

Die Beschaffung erfolgt über SRM in der Zuständigkeit der Personalentwicklung.

Die Beschaffung erfolgt über SRM oder MM direkt in der fachlichen Zuständigkeit der Personalentwicklung. Soweit keine Vergabeprüfung erforderlich ist, können die Daten direkt als Bestellung übernommen werden.

Das Vorgehen bei externen Schulungen wird noch geklärt.

Das Vorgehen bei extern stattfindenden Schulungen, zu denen Mitarbeitende der FeU angemeldet werden und die mit Kosten verbunden sind, wird noch geklärt.

Selbstlernunterlagen


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