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Anleitungen zur Beschaffung

Änderung der Beschaffungsstandards

Generell

Es wird generell eine Bagatellgrenze von 20,00 € (brutto) pro Rechnung eingeführt.

„Es wird generell eine Bagatellgrenze von 20,00 € (brutto) pro Rechnung eingeführt, bis zu der eine Beschaffung freihändig durch die anfordernde Person selbst durchgeführt werden kann. Die Rechnung wird entweder im Nachgang zum Kauf zwecks Begleichung an das Haushaltsdezernat geschickt oder die beschaffende Person tritt in Vorleistung und erhält den Betrag gegen Vorlage der Rechnung auf das Privatkonto erstattet (Antragsverfahren wie bisher). Die Verbuchung erfolgt als sog. „Rechnung ohne Bestellbezug“.“

Es besteht generell die Möglichkeit einen Vorschuss beim Haushaltsdezernat zu beantragen.

„Für die unten im Einzelnen aufgeführten Sonderfälle der Direktbeschaffung ohne SRM, bei denen die beschaffende Person in Vorlage tritt, besteht generell die Möglichkeit einen Vorschuss beim Haushaltsdezernat zu beantragen. Dieser wird zweckbezogen auf das Privatkonto der beschaffenden Person überwiesen und gegen spätere Vorlage der Rechnung(en) abgerechnet. Die Vorschussanforderung soll dem geschätzten Bedarf entsprechen. Sofern ein Vorschuss angefordert wird, ist eine überjährige Nutzung ausgeschlossen.“

In begründeten Notfällen ist weiter eine direkte Beschaffung ohne SRM möglich.

„In begründeten Notfällen ist weiter eine direkte Beschaffung oder Beauftragung ohne SRM möglich. Dies ist in dem o.g. Rektoratsbeschluss auch bisher vorgesehen und betrifft z.B. Notfallbeschaffungen der Betriebszentrale, der Druckerei oder anderer Stellen, wenn hierdurch ein akuter Notfall behoben wird. Wenn möglich soll das Vorgehen z.B. telefonisch mit der Beschaffungsabteilung abgesprochen werden.“

Mittelfristig sollen weitere Kataloge angebunden werden.

„Mittelfristig sollen weitere Kataloge z.B. für die Beschaffung von EDV-Kleinteilen oder Materialien für z.B. die mech. Werkstatt sowie für die Beschaffung von sonstigem Bürobedarf wie z.B. Reinigungsmitteln in Studienzentren oder Geschirr im Rahmen der Erstausstattung von Lehrgebieten, angebunden werden. Alternativ wird geprüft, wo Abhilfe durch eine Erweiterung des Lyreco-Angebotes geschaffen werden kann (z.B. wurden Akkus und USB-Sticks bereits in den Lyreco-Onlinekatalog der FeU aufgenommen).“

Bewirtungen

Einzelessen werden in Vorkasse durch die bewirtende Person bezahlt.

„Einzelessen werden entsprechend den durch das Rektorat beschlossenen Regularien hierfür in Vorkasse durch die bewirtende Person bezahlt. Gegen Vorlage der Rechnung erfolgt eine Erstattung auf das Privatkonto. Bei absehbaren Bewirtungen im Rahmen von Einzelessen ist alternativ die vorherige Beantragung eines Vorschusses möglich.“

Für Veranstaltungscatering wird eine Freigrenze von 2.000 € (brutto) festgelegt.

„Für Veranstaltungscatering wird eine Freigrenze von 2.000 € (brutto) festgelegt, bis zu der keine Beschaffung über das SRM durchgeführt werden muss, sofern es sich nicht um eine überjährige Maßnahme handelt. Der beschaffende Bereich bzw. die beschaffende Person hat sicher zu stellen, dass die notwendigen Regelungen und Vergabegrundsätze, wie z.B. die Einholung von Vergleichsangeboten, eingehalten werden. Die Beschaffungsabteilung wird hierzu ein Merkblatt entwickeln. Veranstaltungscatering über 2.000 € (brutto) ist über SRM und die Beschaffungsabteilung zu beschaffen.“

Veranstaltungen

Für Musik erfolgt die Beschaffung über SRM.

„Für Musik (Bands, Einzelkünstler usw.) erfolgt die Beschaffung über SRM. Sofern bestimmte Künstler beauftragt werden sollen, erfolgt keine Preisanfrage für Alternativangebote.“

Die Beschaffung von Deko-Artikeln erfolgt vor Ort.

„Die Beschaffung von Deko-Artikeln erfolgt vor Ort entweder durch Vorkasse des Beschaffenden oder unter der Vorschussregelung. Die Verantwortung für die sparsame und wirtschaftliche Haushaltsführung liegt hier, wie auch bei allen anderen Eigenbeschaffungen, dann bei der handelnden Person.“

Technik für Veranstaltungen ist grundsätzlich über das SRM zu beschaffen.

„Technik für Veranstaltungen ist grundsätzlich über das SRM zu beschaffen. Bei kleinen Veranstaltungen kann die erforderliche Technik durch Vorkasse oder unter der Vorschussregelung abgewickelt werden.“

Messestände/-flächen etc. werden über SRM abgewickelt.

„Messestände/-flächen etc. werden über SRM abgewickelt. Sofern im Notfall vor Ort Beschaffungen oder Beauftragungen (z.B. vergessener Internetanschluss) durchzuführen sind, greift die Notfallregelung.“

Gastredner usw. für Symposien und Kolloquien werden über SRM abgewickelt.

„Gastredner usw. für Symposien und Kolloquien werden über SRM und das Dez.3 abgewickelt. Zudem wird gegenwärtig ein Konzept für die unterschiedlichen Veranstaltungstypen und deren Durchführung erarbeitet.“

Hotelbuchungen (nicht im Rahmen von Dienstreisen!)

Hotelbuchungen werden nicht über SRM abgewickelt.

„Hotelbuchungen werden nicht über SRM, sondern als „Rechnung ohne Bestellbezug" abgewickelt, d.h. ein Hotel wird gebucht und die Rechnung an das Haushaltsdezernat geschickt.“

Anzeigen/Werbung

Anzeigen werden grundsätzlich über Rahmenverträge abgewickelt.

„Anzeigen werden grundsätzlich über Rahmenverträge abgewickelt. Die Ausschreibung dieser Verträge erfolgt durch die Beschaffungsabteilung.“

Kreditkartenbestellungen

Bestellungen per Kreditkarte werden nicht über SRM prozessiert.

„Beschaffungen von Downloads oder Büchern im Ausland, die ausschließlich unter Verwendung einer Kreditkartennummer durchgeführt werden können, werden nicht über SRM prozessiert, sondern sind nachträglich durch die beschaffende Person gegen Vorlage der Rechnung über das Privatkonto abzurechnen.“

Regional-/Studienzentren

Verbrauchsmaterial ist grundsätzlich über SRM abzuwickeln.

„Verbrauchsmaterial ist grundsätzlich über SRM abzuwickeln. Es greifen jedoch die Ausnahmen der Notfallregelung sowie der besonderen Regelungen wie z.B. für Veranstaltungen.“

Technischer Bedarf ist über SRM abzuwickeln.

„Leuchtmittel und sonstiger technischer Bedarf sind über SRM abzuwickeln. Es greifen jedoch die Ausnahmen der Notfallregelung sowie besondere Regelungen wie z.B. für Veranstaltungen.“

Für Notfallersatz greift die Notfallregelung.

„Für Notfallersatz wie z.B. fehlende Kabel usw. greift die Notfallregelung. Alternativ wird durch das Baudezernat in Zusammenarbeit mit dem ZMI geprüft, ob die generelle Ausstattung von Regional-/Studienzentren mit einem "Notfallkoffer" sinnvoll ist oder ob zentral eine entsprechende Vorsorge möglich ist.“

Generell gelten Bagatellgrenze und Notfallregelung.

„Generell gelten die Möglichkeiten der 20,00 € (brutto) Bagatellgrenze sowie der Notfallregelung.“

Vorschuss für kleine regionale Veranstaltungen.

„Für kleine regionale Ausstellungen/Veranstaltungen in SZ/RZ kommt bei den dort genannten Fällen auch die Vorschussbeantragung in Betracht.“

Bedarfsmaterial perspektivisch über einen Online-Katalog.

„Perspektivisch erfolgt die Einrichtung eines Online-Katalogs für Bedarfsmaterial wie z.B. Putz- und Reinigungsmittel usw.“

Übersetzungen

Deutsch-Englisch und Englisch-Deutsch.

Übersetzungen (Deutsch-Englisch und Englisch-Deutsch) werden generell über den bestehenden Rahmenvertrag abgewickelt.

Sonstige Sprachen.

Sonstige Übersetzungen, die nicht über o.g. Rahmenvertrag abgewickelt werden können, sind über SRM durchzuführen.

Beratung (AC-Verfahren) / Schulungen usw.

Die Beschaffung erfolgt über SRM in der Zuständigkeit der Personalentwicklung.

Die Beschaffung erfolgt über SRM oder MM direkt in der fachlichen Zuständigkeit der Personalentwicklung. Soweit keine Vergabeprüfung erforderlich ist, können die Daten direkt als Bestellung übernommen werden.

Das Vorgehen bei externen Schulungen wird noch geklärt.

Das Vorgehen bei extern stattfindenden Schulungen, zu denen Mitarbeitende der FeU angemeldet werden und die mit Kosten verbunden sind, wird noch geklärt.

Selbstlernunterlagen


Was ist ein PSP-Element und wofür wird es gebraucht?

Generell

Ein PSP-Element (Projekt-Struktur-Plan) bildet die hierarchische Aufbauorganisation im SAP-System ab. Die PSP-Elemente beschreiben darin entweder eine konkrete Aufgabe oder eine Teilaufgabe.

An der FernUniversität werden alle Buchungen über diese PSP-Elemente abgewickelt. Daher ist ein PSP-Element zwingend bei jeder Kontierung (= Bestimmung eines Buchungssatzes) anzugeben. Das PSP-Element ersetzt zukünftig unter anderem die Kostenstelle.

Ein PSP-Element besteht in der Regel aus 10 Stellen. Aus diesen Stellen werden Mittelherkunft, Fonds und Kostenstelle automatisiert abgeleitet.

  • 1. Stelle = Buchstabe zur Mittelherkunft
  • 2. – 4. Stelle
    Haushalt = Fonds
    Drittmittel = lfd. Nummer eines Projektes pro Kostenstelle
  • 5. – 10. Stelle = Kostenstelle

Budgetauswahl

Zunächst ist bei der Bestimmung eines PSP-Elementes zu entscheiden, aus welchem Budget zu finanzieren ist:

Haushaltsmittel (Zuschuss Land NRW)

Für diese Haushaltsmittel wurden an der ersten Stelle folgende Kennbuchstaben vergeben:

G (Grundfinanziert)

  • Lehre und Forschung (LUF)
  • Betreuungsmodell (BET)
  • allgemeine Mittel (FEU)
  • langfristige/dauerhafte Projekte (lfd. Nummer)

I (zeitlich befristete interne Projekte aus dem Zuschuss)

K (Projekte der Stabsstellen HüF und IuK)

Die 2. – 4. Stelle wird im Haushalt in Kombination mit dem Buchstaben der Mittelherkunft zur Abbildung des Fonds genutzt. Diese Stellen können aus Ziffern (bei Projekten) oder Buchstaben bestehen.

Beispiele:

a) für Buchstabenvergabe

  • G-LUF = Lehre und Forschung (Budget der Fakultäten und Zentralen Einrichtungen)
  • G-BET = Betreuungsleistungen
  • G-FEU = grundfinanzierter Haushalt der FernUniversität

b) für Nummernvergabe

  • I-112 = Sanierung PRG
  • G-054 = Ausgaben der Azubis

Im Haushalt werden den ersten vier Stellen nun an der 5. – 10. Stelle die sechsstelligen Kostenstellen/Finanzstellen angehängt.

Beispiele:

  • G-LUF-522104 (Ausgaben für Lehre und Forschung des Lehrgebietes 522104)
    = Alle Fakultätskostenstellen/-finanzstellen sowie UB und ZMI mit Budgetüberwachung auf Lehrgebietsebene
  • G-BET-522104 (Ausgaben im Rahmen der Betreuungsleistungen für das Lehrgebiet 522104) = Alle Fakultätskostenstellen/-finanzstellen mit Budgetüberwachung auf Fakultätsebene oder Lehrgebietsebene
  • G-FEU-841000 (Ausgaben grundfinanziert aus dem lfd. Zuschuss des Landes NRW für das Dez.4.1) = Alle Kostenstellen/Finanzstellen möglich
  • I-112-420013 Sanierung des PRG - Untergeschoss

Wichtige Hinweise zu den Haushaltsmitteln:

  • Büromaterial, das in SRM über den Katalog des Lieferanten Lyreco bestellt wird, ist grundsätzlich aus G-FEU zuzüglich der eigenen Kostenstelle/Finanzstelle zu kontieren.
  • Finanzierungen aus dem Budget der Fakultäten und Zentralen Einrichtungen sind grundsätzlich aus G-LUF und der eigenen Kostenstelle/Finanzstelle zu kontieren. Auch die Berufungsmittel, SHK/WHK-Äquivalente und sonstige Zusagen der Hochschulleitung sind direkt dem Budget bei G-LUF zugewiesen und sind eigenverantwortlich zu bewirtschaften!
  • Finanzierungen aus den Verwaltungsmitteln, soweit kein gesondertes PSP-Element eingerichtet ist, sind immer aus G-FEU in Verbindung mit der dazugehörigen Kostenstelle/Finanzstelle zu kontieren.
  • In vielen Fällen ist die Kontierungshilfe zur Bestimmung des richtigen PSP-Elements hilfreich (Kontierungshilfe für Fakultäten).

Haushaltsmittel (Einnahmen der Hochschule)

Hierunter befinden sich die Einnahmen sowie die Zinseinnahmen der Hochschule.

Für die Einnahmen der Hochschule wurde an der ersten Stelle der Buchstabe „H“ vergeben.

Die 2. – 4. Stelle wird bei den Hochschuleinnahmen in Kombination mit dem Buchstaben (= 1. Stelle) der Mittelherkunft zur Abbildung des Fonds genutzt. Diese Stellen bestehen hier immer aus Ziffern.

Beispiele:

  • H-001 = allg. Hochschuleinnahmen
  • H-003 = Veräußerung von Vermögensgegenständen
  • H-005 = Zinseinnahmen

Bei den Hochschuleinnahmen werden den ersten vier Stellen nun an der 5. – 10. Stelle die sechsstelligen Kostenstellen/Finanzstellen angehängt.

Beispiele:

  • H-001-610000 allg. Hochschuleinnahmen der Bibliothek
  • H-003-620000 Veräußerung von Vermögensgegenständen des ZMI
  • H-005-999999 Zinseinnahmen Hochschule gesamt

Wichtiger Hinweis:

Ausgaben, die aus den Hochschuleinnahmen finanziert werden, sind ebenfalls unter dem Mittelherkunftsbuchstaben „H“ zu kontieren und an der 5. – 10. Stelle mit der entsprechenden Kostenstelle/Finanzstelle zu versehen.

Beispiele:

  • H-001-610000 – Literaturausgaben der Bibliothek aus Einnahmen

Zentralmittel (sonstige Zuschüsse des Landes NRW)

Für die sonstigen Zuschüsse der Hochschule wurde an der ersten Stelle der Buchstabe „Z“ vergeben.

Die 2. – 4. Stelle wird bei den sonstigen Zuschüssen in Kombination mit dem Buchstaben der Mittelherkunft zur Abbildung des Fonds genutzt. Diese Stellen bestehen hier ebenfalls grundsätzlich aus Ziffern.

Beispiele:

  • Z-003 = Geschlechtergerechte Hochschule
  • Z-030 = Beihilfen
  • Z-301 = Hochschulpakt III: Poolstellen

Den ersten vier Stellen der sonstigen Zuschüsse werden nun an der 5. – 10. Stelle die sechsstelligen Kostenstellen/Finanzstellen angehängt.

Beispiele:

  • Z-003-532704 Nachwuchsförderung JP
  • Z-301-510000 HSP III Fakultät für WiWi

Drittmittel

Für die Drittmittel wurden an der ersten Stelle folgende Kennbuchstaben vergeben:
  • A = körperschaftssteuerpflichtige Weiterbildungsprojekte
  • B = steuerpflichtige Drittmittelprojekte
  • D = Drittmittelprojekte (nicht steuerpflichtig)
  • N = Zuwendungen des Landes Nordrhein-Westfalen
  • P = Programmpauschalen
  • S = Auftragsforschung
  • W = Weiterbildungsprojekte

Die 2. – 4. Stelle wird bei den Drittmitteln zur Vergabe einer laufenden dreistelligen Projektnummer genutzt.

Den ersten vier Stellen bei den Drittmitteln werden nun an der 5. – 10. Stelle die sechsstelligen Kostenstellen/Finanzstellen angehängt.

Beispiele:

  • B-002-410000 Vermietung Seminarräume
  • D-001-5XXXXX Sammelkonto LG XY
  • W-001-812000 Bewirtung int. FoFö-Programm

Eine Ausnahme bei der Projektlänge von 10 Stellen ergibt sich bei den EU-Projekten. Die Abbildung der Activity wird an der 11. und 12. Stelle in Ziffern dargestellt.

Weitere Materialien

SAP Portal 10.04.2019
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