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Häufig gestellte Fragen zu Dienstreisen

FAQs Dienstreiseantrag Inland - Workflow

Gilt der Workflow „Dienstreiseantrag und Reisekostenabrechnungen für Dienstreisen“ überhaupt für mich?

Seit Januar 2021 können alle Nutzer*innen des Verwaltungsportals der FernUniversität in Hagen ihre Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen (Inland und Ausland) alternativ zum Papierformular auch über das Verwaltungsportal ‚online‘ stellen.

Eine parallele Nutzung der Papier-Formulare ist zunächst weiterhin möglich.

Mitarbeiter*innen ohne Zugang zum Verwaltungsportal und Externe stellen Ihren Antrag bitte weiterhin über die auf den Seiten der Reisekostenstelle zur Verfügung gestellten Formulare.

Ich habe Probleme, das Portal zu erreichen. Was kann ich tun?

Sie können das Verwaltungsportal aus dem Netz der FernUniversität direkt erreichen. Wenn Sie das Portal von einem anderen Ort erreichen wollen, ist dies nur über Nutzung eines VPNs möglich. Hier finden Sie eine Anleitung:

https://wiki.fernuni-hagen.de/helpdesk/index.php/Kurzanleitung_neues_VPN

Bei weiteren technischen Problemen hilft das Team vom Helpdesk des ZMI gerne weiter. Sie erreichen das Team über folgenden Link:

http://www.fernuni-hagen.de/zmi/helpdesk

Kann ich nach wie vor einen Papierantrag stellen?

Für Mitarbeiter*innen mit Zugang zum Verwaltungsportal:
Ein Papierantrag ist weiterhin möglich, soll jedoch langfristig durch die papierlose Form ersetzt werden.

Für alle anderen Mitarbeiter*innen und Mitarbeiter*innen ohne Zugang zum Verwaltungsportal:
Bitte stellen Sie Ihre Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen weiterhin in Papierform.

Wie muss ich meine Vertretung während der Dienstreise sicherstellen?

Sie sollten vor der Antragstellung ihre Vertretung im Team absprechen. Sobald Sie einen Dienstreiseantrag über das Portal an die Führungskraft senden, geht diese von einer ordnungsgemäß abgestimmten Vertretung aus.

Wie erfahre ich, ob mein Dienstreiseantrag genehmigt oder abgelehnt wurde?

Sie können den Status Ihrer Reise in der Kachel Dienstreiseanträge an der Reise oben sehen.

Nach der Bearbeitung durch die Reisekostenstelle erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Sie erhalten grundsätzlich eine Nachricht an Ihre FernUni-E-Mailadresse. Weitere Informationen zu Ihrem Antrag können Sie über den Link, der Ihnen in dieser E-Mail angezeigt wird, erfahren.
Starten Sie die Anwendung „Dienstreiseanträge“ und schauen Sie links im sogenannten „Master-Bereich“ nach, welchen Status Ihr Dienstreiseantrag trägt.
Wird dieser dort als „genehmigt“ gelistet, ist der Antrag genehmigt worden. Wird Ihr Antrag dort als „abgelehnt“ gelistet, so erhalten Sie zusätzlich eine Nachricht in Ihrem Posteingang, aus der Sie den Grund für die Ablehnung erfahren können. Über den Button „Antrag bearbeiten“ gelangen Sie direkt zurück in den Antrag und können diesen dann dort bearbeiten und erneut sichern und an die Vorgesetzte/den Vorgesetzten einreichen.

Wie erfahre ich, ob ein Dienstreiseantrag eines/r Beschäftigten zur Bearbeitung vorliegt?

Wenn eine Aufgabe zur Bearbeitung in Ihrem Posteingang ist, werden Sie 1x täglich per E-Mail an Ihre FernUni-E-Mailadresse darüber informiert. Bitte melden Sie sich im Verwaltungsportal an. In Ihrem Posteingang finden Sie dann die Anträge Ihrer Mitarbeiter*innen (z.B. Abwesenheitsantrag, Dienstreiseantrag, Einkaufswagen).

Wie kann ich eine bereits beantragte bzw. genehmigte Dienstreise wieder löschen bzw. ändern?

Das Bearbeiten einer beantragen Dienstreise im Verwaltungsportal ist nur möglich, so lange diese nicht von der Reisekostenstelle bearbeitet wurde. Gehen Sie zum Bearbeiten bitte wie folgt vor:

Gehen Sie im Verwaltungsportal auf die Kachel Dienstreisen. Wählen Sie den entsprechenden Dienstreiseantrag aus. Unten rechts haben Sie die Möglichkeit den Antrag zu bearbeiten: Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und reichen Sie die Reise erneut an. Sie wird erneut an Ihren Vorgesetzten geschickt, damit er die Reise mit den neuen Informationen genehmigen kann.

Weitergehende Informationen erhalten Sie in der Anleitung zum Workflow.

Ein Löschen der Reise ist aktuell nur durch die Reisekostenstelle möglich.

Bitte setzen Sie sich zum Löschen und bei Änderung Ihrer Reise im Status Genehmigt mit der Reisekostenstelle in Verbindung. Diese wird Sie unterstützen.

Meine Reisedaten, das Reiseziel oder der Reiseverlauf haben sich geändert. Muss ich einen neuen Dienstreiseantrag stellen?

Sehen Sie zu dieser Frage bitte unter: „Wie kann ich eine bereits beantragte bzw. genehmigte Dienstreise wieder löschen bzw. ändern?“ nach.

Wie gehe ich vor, wenn ich eine Dienstreise nicht antreten konnte?

Sehen Sie zu dieser Frage bitte unter: „Wie kann ich eine bereits beantragte bzw. genehmigte Dienstreise wieder löschen bzw. ändern?" nach.

Was kann ich tun, wenn das PSP-Element nicht vorhanden ist oder nicht angenommen wird?

Die Eingabe des PSP-Elementes wird vom System durch eine Suchhilfe unterstützt. Die Eingabe ist über die Bezeichnung des PSP-Elementes (z.B. Abt. 2.1 Studierendensekretariat oder Abt. 3.4 Personalwirtschaft) oder über die Eingabe des PSP-Elementes (z.B. G-FEU-821000 oder G-FEU-834000) mit Bindestrichen möglich.

Die Eingabe ist ein Pflichtfeld. Sollten Sie ausnahmsweise eine Finanzierung aus einem PSP-Element wünschen, dass zum Buchungskreis 2000 gehört (z.B. Drittmittel EU-Projekt) so verwenden Sie zum Absenden des Dienstreiseantrages ihr „angestammtes“ PSP-Element Ihrer Organisationseinheit und geben Sie im Kommentarfeld die gewünschte Finanzierung an. Die Reisekostenstelle wird diesen Wunsch dann in Ihren Antrag einarbeiten.

Bei Rückfragen steht Ihnen das Team der Reisekostenstelle telefonisch und per E-Mail unter Reisekosten@fernuni-hagen.de gerne zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie in der Kontierungshilfe für Reisekosten

Ich habe eine Förderung zu meiner Dienstreise erhalten. Muss ich den Förderentscheid zum Antrag einreichen?

Ja, bitte reichen Sie uns eine Kopie des Förderentscheides mit ein. Sie können diesen Entscheid als Anlage im pdf-Format zum Dienstreiseantrag hochladen und mitsenden.

Kann ich zu meinem Dienstreiseantrag Anlagen erfassen und versenden?

Ja, das können Sie!Am Ende des Formulars können Sie über den „+“-Button Anlagen hinzufügen, die für die Beantragung notwendig sind, z.B. umfangreichere Erläuterungen zum Reiseverlauf (wenn notwendig), Screenshots, Begründungen oder Förderentscheide.

Bitte senden Sie diese Anlagen ausschließlich im pdf-Format.

Kann ich meinen Dienstreiseantrag drucken?

Nein, ein Ausdruck des Dienstreiseantrages ist nicht vorgesehen. Sie können im Verwaltungsportal jederzeit eine Ansicht Ihres Dienstreiseantrages aufrufen.

Mein Dienstreiseantrag wurde bereits genehmigt! Kann ich im Nachhinein noch einen Abschlag erhalten?

Ja, Sie können den Vorschuss formlos per E-Mail an Reisekosten@FernUni-Hagen.de, unter Angabe der Reisenummer, im Nachgang beantragen, vorausgesetzt Ihre Dienstreise hat noch nicht begonnen.

Mein Dienstreiseantrag kann nicht gesichert werden! Es erscheint eine Fehlermeldung:

Personalnummer ist durch „Benutzer“ gesperrt


Die Reisekostenstelle bearbeitet gerade eine Ihrer Reisen. Dadurch können Sie gerade keinen neuen Antrag stellen. Bitte versuchen Sie es später noch einmal!

Wo kann ich Hilfe zur Anwendung erhalten?

Unter dem Punkt Hilfen im Verwaltungsportal finden Sie eine Anleitung, sowie die Möglichkeit per E-Mail Feedback zu geben oder einen Fehler zu melden.

Weitere Informationen zu Dienstreisen finden Sie auf unseren Websites:
https://www.fernuni-hagen.de/arbeiten/personalthemen/dienstreisen/index.shtml

Ich möchte bei meiner Dienstreise eine Privatperson mitnehmen! Muss ich das im Dienstreiseantrag angeben?

Sie können in Begleitung einer Privatperson eine Dienstreise antreten. Bitte geben Sie diesen Wunsch im Kommentarfeld als Erläuterung zum Reiseverlauf an. Erstattungsfähig sind nur die dienstlich notwendigen Kosten, die für Ihre Person im Rahmen der Dienstreise entstanden sind. Übernachtungskosten im Doppelzimmer können zu 50 % anteilig erstattet werden. Kosten von Mitreisenden können nicht erstattet werden.

Darf ich die Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt verknüpfen?

Es steht Ihnen frei, vor oder nach Ihrem Dienstgeschäft am auswärtigen Geschäftsort Ihre Reise aus privatem Anlass zu verlängern. Bitte geben Sie diesen Wunsch im Dienstreiseantrag im Kommentarfeld an und fügen Sie ggf. eine weitergehende Erläuterung und Kostenvergleiche als Anlage bei.
Übernachtungskosten sowie Tagegelder werden nur für die dienstlich notwendige Aufenthaltszeit gezahlt und so bemessen, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden. Fahrt-/Flugkosten, die Ihnen für die Hin- bzw. Rückreise entstehen (ab/bis Geschäftsort), werden nach den Grundsätzen des LRKG NRW erstattet.
Private Weiterreisen zu anderen Orten können nicht berücksichtigt werden – in so einem Fall wäre ein Nachweis beizufügen, wie hoch die dienstlich notwendigen Kosten für eine Fahrt/einen Flug ab/bis Geschäftsort gewesen wären.

Was passiert, wenn ich aus triftigen Gründen ein anderes Verkehrsmittel als genehmigt nutze?

Ist es für die Durchführung der Dienstreise notwendig, kurzfristig ein anderes Verkehrsmittel als beantragt zu nutzen, so können Sie uns dies vorab in einer E-Mail unter Angabe der Reisenummer und der Begründung an Reisekosten@FernUni-Hagen.de mitteilen. Handelt es sich um einen triftigen Grund im Sinne des LRKG, kann die Erstattung erfolgen. Bitte erläutern Sie die Änderung in Ihrer Dienstreiseabrechnung.

Sie konnten hier keine Antwort auf Ihre Frage finden?

Antworten auf weitere reisekostenrechtliche Fragen finden Sie auf unseren Intranetseiten:

https://www.fernuni-hagen.de/arbeiten/personalthemen/dienstreisen/faq-dienstreisen.shtml

Reisekostenstelle 23.04.2021
FernUni-Logo FernUniversität in Hagen, D-58084 Hagen, Telefon: +49 (2331) 987-01, E-Mail: fernuni@fernuni-hagen.de