Informationen zum Coronavirus (COVID-19) für Beschäftigte

Stand: 30. April 2020, letzte Änderungen:

  • Neue Informationen zur Erreichbarkeit des Helpdesks (23. April)
  • Neue Informationen zur Beschaffung von Headsets/Webcams (21. April)
  • Die Regelungen gelten nun zunächst bis zum 31. Mai 2020 (17. April)
  • Kurzanleitung zur Nutzung des VPN-Systems erneuert (9. April)
Foto: Andrew Brookes/Cultura/Getty Images

Die Hochschulleitung der FernUniversität hat am 16. März 2020 beschlossen, den Betrieb der Hochschule einzuschränken und ab Mittwoch, dem 18. März in einen minimalen Präsenzbetrieb überzugehen, um Sozialkontakte zwischen Personen so weit wie möglich zu reduzieren. Dafür gelten bis zunächst zum 31. Mai 2020 besondere Regelungen, über die wir Sie auf dieser Seite informieren.

Aufgrund der dynamischen Entwicklungen sind weitere Entscheidungen und Maßnahmen möglich. Bitte beachten Sie darum regelmäßig die Informationen auf dieser Webseite und überprüfen Sie den Eingang in Ihrem Mailpostfach.

Wir arbeiten zurzeit auf dem Campus in Hagen bzw. in der Dienststelle in einem minimalen Präsenzbetrieb, sodass sich nur eine sehr geringe Zahl von Personen in den Gebäuden befindet. Es ist wichtig, dass wir in dieser Situation alle mehr aufeinander achten als üblich.

 

Wichtige Themen im Detail

  • Laufende Bewerbungsverfahren werden zunächst bis zum 31.05.2020 ausgesetzt, um den unmittelbaren Kontakt in Auswahlgesprächen zu vermeiden. Bei dringenden Stellenbesetzungen können Auswahlgespräche auch in digitaler Form als Videokonferenz durchgeführt werden, wenn alle Beteiligten damit einverstanden sind. Bitte berücksichtigen Sie dabei insbesondere den Bedarf schwerbehinderter Bewerberinnen und Bewerber nach einer barrierefreien Teilnahme.

    Bei Fragen kann die Personalentwicklung Sie gerne beraten.

  • Die FernUniversität untersagt weiterhin bis zum 31. Mai alle Dienstreisen. Ausnahmen sind unter anderen unaufschiebbare Dienstreisen zur Wartung, Instandhaltung und Modernisierung von Gebäuden und technischer Ausstattung.

  • Das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen hat in einer Verordnung vom 9. April verfügt, dass Personen, die aus dem Ausland zurückkehren, für einen Zeitraum von 14 Tagen nach ihrer Einreise ihre eigene Häuslichkeit nicht verlassen dürfen.

  • Aufgrund der aktuellen Lage zur Corona-Virus-Ausbreitung war die Online-Stimmabgabe für die Wahlen zu den Hochschulgremien weiterhin bis zum 25. März 2020, 12.00 Uhr (MEZ) möglich.

    Das Wahlportal für die Hochschulgremienwahlen im Wintersemester 2019/20 wurde am 25. März 2020, 12.00 Uhr (MEZ) geschlossen.

    Die Termine für das hochschulöffentliche elektronische Einlesen der online abgegebenen Stimmen in das Wahlprogramm sowie die Ermittlung der vorläufigen und endgültigen Wahlergebnisse werden bis auf Weiteres verschoben.

    Näheres entnehmen Sie bitte der Wahl-Webseite

    http://www.fernuni-hagen.de/wahlen

  • Der Personalrat sagt die ursprünglich für den 2. April angesetzte Personalversammlung ab und bietet Beschäftigten, die sich in Quarantäne befinden, Hilfe an. Weitere Informationen

  • Beschäftigte, die sich im Homeoffice befinden und die keine Möglichkeit haben, über das Urlaubsportal ihren Urlaub zu beantragen, können in diesem Fall eine E-Mail an ihre Vorgesetzte bzw. ihren Vorgesetzten schicken, diese/dieser muss die Mail dann an die Personalabteilung weiterleiten (Tarifbereich: dez3.1 , Beamtenbereich: beamtenangelegenheiten).

  • Sämtliche Präsenzveranstaltungen (Vorträge, Workshops, Seminare, Tagungen, Infoveranstaltungen, Mentoriate in Regionalzentren, Fortbildungen usw.) der FernUniversität werden zunächst bis einschließlich 31. Mai 2020 nicht stattfinden.

  • Ab Dienstag, dem 17. März ist der Zugang zu Gebäuden der FernUniversität in Hagen (Campus und Regional- und Studienzentren) grundsätzlich nur noch für die Beschäftigten der FernUniversität möglich (mit Transponder, Schließberechtigung besteht jeweils für das Gebäude, in dem sich ihr Arbeitsplatz befindet). Begründete Ausnahmefälle (z.B. bei mündlichen Prüfungen oder Handwerksarbeiten) müssen mit den zuständigen Organisationseinheiten abgestimmt werden.

    Die Mensa der FernUniversität ist ab Dienstag, dem 17. März geschlossen.

    Die Universitätsbibliothek ist ab Montag, dem 16. März für Besucher/innen und Benutzer/innen geschlossen. Für Beschäftigte der FernUniversität besteht die Möglichkeit, Bücher aus dem Bestand der Universitätsbibliothek zu bestellen und ins Büro geliefert zu bekommen. Die UB informiert dazu auf ihren Webseiten. Eine schrittweise Öffnung der Universitätsbibliothek für den Publikumsverkehr wird, unter Einhaltung aller für Bibliotheken geltenden Sicherheitshinweise, vorbereitet.

  • Besonders wichtig: Hygienemaßnahmen

    Zum Schutz vor einer Ansteckung sind Hygienemaßnahmen wichtig, die auch zur Vermeidung anderer Atemwegsinfektion (wie der Grippe) sinnvoll sind. Falls möglich, sollte zu anderen Personen ein Abstand von ein bis eineinhalb Metern eingehalten, Händeschütteln vermieden sowie auf eine sorgfältige persönliche Händehygiene und Husten- und Nies-Etikette geachtet werden.

    Was tun bei Symptomen?

    Wer Symptome wie Fieber, Husten, Atembeschwerden feststellt, sollte – wie bei allen anderen potenziell ansteckenden Erkrankungen –, die FernUniversität oder ihre Regionalzentren nicht aufsuchen und nach telefonischer Anmeldung eine Ärztin/einen Arzt kontaktieren. Im Falle einer tatsächlichen Infektion mit dem Coronavirus leiten die Gesundheitsbehörden die entsprechenden Maßnahmen ein.

  • Die FernUniversität empfiehlt allen Studierenden und Beschäftigten die aktuellen Informationen, Reise- und Sicherheitshinweise der Gesundheitsbehörden und offiziellen Stellen zu beachten:

 

Arbeitsplatz

  • Im e-KOO-Blog der FernUni finden Sie eine Reihe von Tutorials und Info-Beiträgen zu Adobe Connect, außerdem die Aufzeichnung Einführungsveranstaltung zum Tool:

    Im FernUni-Wiki haben die Kolleginnen und Kollegen des ZMI zudem folgende praktische Connect-Tutorials veröffentlicht:

  • Aufgrund der aktuellen Situation erreichen uns viele Anfragen zur Beschaffung von Headsets und Webcams für Telefon- und Videokonferenzen. Um schnell agieren zu können, haben wir den Beschaffungsprozess dafür nun vereinfacht.
    Headsets mit USB-Anschluss bis zu einem Preis von 50 Euro und Webcams bis zu einem Bruttopreis von 75 Euro können ausnahmsweise direkt von den Beschäftigten beschafft werden. Wir empfehlen folgende Gerätetypen:

    Headset
    • Logitech H340
    • Logitech 960
    • Sennheiser PC 7 USB
    • Sennheiser PC 8 USB
    Kamera (falls nicht bereits am Laptop oder PC vorhanden)
    • Logitech C930e
    • Logitech c525
    • Logitech b525
    Bitte beachten Sie:
    • Vor der Beschaffung ist die Zustimmung des Vorgesetzten dafür einzuholen, dass die Beschaffung dienstlich notwendig ist.
    • Denken Sie daran, die Rechnung/Quittung aufzuheben und bei Dezernat 4.2 Buchhaltung und Steuern einzureichen.

    Um sich die Kosten erstatten zu lassen, sind folgende Unterlagen vorzulegen:

    • Originalrechnung
    • Anschreiben mit Bankverbindung der empfangenden Person der Barauslage
    • Begründung (z.B. Notfallbeschaffung in Zeiten Corona, durch die ZB freigegeben)
    • Sachliche und rechnerische Zeichnung auf Richtigkeit durch eine dritte Person(!) auf dem Originalbeleg
    • Ausgefüllter und unterschriebener Kontierungsbeleg
    Bestellungen aus dem Standardkatalog sind selbstverständlich weiterhin auf den gewohnten Wegen möglich. Auch spezielle IT-Ausstattung, die für den minimalen Präsenzbetrieb benötigt wird, kann weiterhin über den normalen Beschaffungsweg angefordert werden. Zurzeit kann es aber zu längeren Bearbeitungszeiten bei Beschaffung und ggf. Einrichtung durch das ZMI sowie längeren Lieferzeiten kommen.
  • Der FamilienService der FernUni hat auf seiner Internetseite viele interessante Linktipps mit Ideen für die Beschäftigung von Kindern während der Coronakrise zusammengestellt:

  • Der Helpdesk steht in der KW 18 von 8-12 Uhr unter der internen Rufnummer -1372 den Beschäftigten zur Verfügung. Ab dem 4.5. ist der Helpdesk für Studierende und Beschäftigte montags bis freitags von 8 bis 15 Uhr telefonisch erreichbar.

    Da der Helpdesk Corona-bedingt ebenfalls aus dem Homeoffice arbeitet, kann unter Umständen nicht jedes Problem direkt gelöst werden. Bitte wenden Sie sich trotzdem in jedem Fall (und vorzugsweise immer noch per E-Mail) an den Helpdesk (helpdesk), damit ihr Problem zielgerichtet bearbeitet werden kann. Anfragen an ZMI Abteilungsleitungen oder die ZMI-Leitung umgehen die etablierten Supportprozesse und wir bitten daher hiervon Abstand zu nehmen.

  • Seit der Einrichtung des Notbetriebs ist der Großteil der Beschäftigten im Homeoffice. Diese Maßnahme wurde sehr schnell umgesetzt, sodass in einzelnen Bereichen das Leerräumen der Kühlschränke bzw. das Ausräumen/Inbetriebsetzen der Spülmaschinen verständlicherweise nicht prioritär war. Jetzt im laufenden minimalen Präsenzbetrieb bitten wir dies mit im Blick zu halten.

  • Um die telefonische Erreichbarkeit der FernUniversität zu sichern, werden automatische Rufumleitungen deaktiviert. Die Kommunikation soll vorrangig per E-Mail erfolgen. Weitere Informationen

  • Die Koordinationsstelle für E-Learning und Bildungstechnologien bietet ein wöchentliches Online-Meeting für Beschäftigte an. Weitere Informationen

  • Durch die momentane Corona-Krise arbeiten viele Kolleginnen und Kollegen im Home-Office. Das VPN-System ist infolge dessen bis an seiner Leistungsgrenze ausgelastet. Das ZMI hat zur Entlastung zusätzlich ein weiteres VPN-System auf neuer Hardware-Basis eingerichtet, so dass jetzt zwei VPN-Systeme zur Verfügung stehen.

    Allen Kolleginnen und Kollegen, die im Home-Office über VPN auf Anwendungen und Daten der FernUniversität zugreifen, sei aus Performance-Gründen dringend empfohlen, das neue System unter vpn-office.fernuni-hagen.de zu benutzen

    Dies betrifft insbesondere:

    Falls Sie für Ihre Tätigkeiten jedoch auf Ihrem Dienstrechner bereits einen zusätzlichen speziellen Zugriff nutzen, der nicht darunterfällt (z.B. HIS-SOS/POS, SLO-Laufwerk, BGS und SAP), benutzen Sie bitte weiterhin Ihren bisherigen Zugangsweg zu webvpn.fernuni-hagen.de.

    Kurzanleitung

    Die folgende Kurzanleitung beschreibt die Konfigurationsschritte, die Sie durchführen können, um das neue VPN-System zu benutzen:

    Rufen Sie bitte wie gewohnt Ihre AnyConnect-Anwendung auf, indem Sie auf das Icon klicken. Die AnyConnect-Anwendung startet und öffnet das Verbindungsfenster:

    Vpn-neu1

    In der Eingabezeile ändern Sie bitte den Eintrag webvpn.fernuni-hagen.de in vpn-office.fernuni-hagen.de, so wie im folgenden Bild dargestellt:

    Vpn-neu-2

    Klicken sie danach auf „Connect“. Die Verbindung wird nun zum neuen VPN-System aufgebaut. Anschließend melden Sie sich bitte wie gewohnt mit Ihrer Benutzer-ID und Kennwort an:

    Vpn-neu-3

    Achtung: Das neue VPN-System enthält auch eine aktuellere Version der AnyConnect-Software.

    Bei der ersten Verbindung zum neuen System muss diese auf Ihrem PC einmalig aktualisiert werden. Dies geschieht nun automatisch. Es werden mehrere Dialogfenster in Folge erscheinen, die Sie darauf hinweisen, dass gerade ein Update durchgeführt wird. Folgen Sie den Anweisungen auf Ihrem Bildschirm.

    Vpn-neu-4

    Nach erfolgtem Update sollte die VPN-Verbindung zum neuen System erfolgreich aufgebaut sein. Alles Weitere wird wie gewohnt funktionieren.

    Hier die Anleitung für den webvpn.fernuni-hagen.de-Zugang

    Starten Sie den Cisco AnyConnect Client auf Ihrem Dienstnotebook:

    Vpn-neu-5

    Nach dem Klick auf „Connect“ wird Ihnen die nun wichtige Auswahlmaske angezeigt. Wählen Sie unter „Group“ das Profil „FeU-Hagen-SSL-VPN-Split“ (kurz Split-Profil) aus. Dieses Profil ist für die meisten Nutzer*innen der FernUni für die Erledigung Ihrer Arbeiten im Zuge von Homeoffice ausreichend.

    Sie können dieses Profil vor allem dann nutzen, wenn Sie KEINEN Zugriff auf besondere Fachanwendungen wie z.B. SAP benötigen. Sollten Sie durch das Split-Profil ihre Homeoffice-Tätigkeiten nicht mehr ausüben können, können Sie zurück auf Ihr vorheriges Profil wechseln.

    Wenn Sie im Homeoffice ohne eine VPN-Verbindung arbeiten, sollten sie Ihren Dienstrechner vorzugsweise abends (zumindest alle paar Tage) für ca. 1 Stunde einschalten und per VPN mit der FernUni verbinden. So kann Ihr Rechner sich notwendige Updates und Sicherheitspatches von den FernUni-Servern herunterladen.

    Bitte beachten Sie: Die Verwendung von privaten Rechnern für den Zugriff per VPN auf kritische Anwendungen wie HIS-SOS/POS, SLO-Laufwerk, BGS und SAP ist aus Gründen der IT-Sicherheit nicht gestattet.

    Zudem möchte das ZMI daraus hinweisen, das im Rahmen der Corona-Krise verschiedene Phishing E-Mails im Umlauf sind. Löschen Sie bitte diese E-Mails. Öffnen Sie bitte keine Dateianhänge und klicken bitte nicht auf Links innerhalb dieser E-Mails. Beherzigen Sie bitte diese Regelung bei allen Ihnen unbekannten Absendern (bitte Absender-E-Mailadresse genau kontrollieren).

 

Antworten auf häufig gestellte Fragen

  • Der Fall unterscheidet sich rechtlich gesehen nicht von einem normalen Krankheitsfall. Als Angestellte/r erhalten Sie für die Dauer einer ärztlich attestierten Erkrankung die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für bis zu 6 Wochen. Danach erhalten Sie Krankengeld durch Ihre Krankenversicherung. Beamte erhalten weiterhin ihre Bezüge. Die FernUniversität benötigt zeitnah einen Nachweis über die Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit.

  • Angestellte erhalten gemäß § 56 Abs. 5 Satz 1 Infektionsschutzgesetz für die Dauer einer Quarantäne von bis zu sechs Wochen eine Entschädigung vom Arbeitgeber, die dem Nettoarbeitsentgelt entspricht. Danach orientiert sich die Entschädigung an der Höhe des Krankengeldes. Beamte erhalten weiterhin ihre Bezüge. Die FernUniversität benötigt zeitnah einen Nachweis über die Quarantäne.

  • In diesen Fällen gelten unabhängig von einer eventuellen Quarantäne besondere Fürsorgepflichten, die von der FernUniversität selbstverständlich berücksichtigt werden. Bitte sprechen Sie mit Ihren Vorgesetzten und mit der og. zuständigen zentralen Ansprechperson. Gemeinsam werden die in jedem Einzelfall sinnvollen Lösungen besprochen und umgesetzt.

  • Bitte informieren Sie Ihre/n Vorgesetzte/n in Textform (z.B. per Email) über den Sachverhalt. Solange Sie nicht selbst unter Quarantäne gestellt sind, besteht Ihre Arbeitspflicht grundsätzlich weiter. Anhand ihrer Sachverhaltsschilderung wird ihr/e Vorgesetzte/r nach Rücksprache mit der zuständigen Ansprechperson im Personaldezernat entscheiden, ob Sie Ihren Dienst aufnehmen sollen. Vorsorglich wird hier darauf hingewiesen, dass wissentliche Falschangaben zum Sachverhalt arbeitsrechtliche oder dienstrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

  • Sofern es die örtlichen und technischen Gegebenheiten zulassen, sollte nach Absprache mit der/dem Vorgesetzten möglichst im Home Office gearbeitet werden. Sollte kein Home Office in Betracht kommen, wenden Sie sich bitte an Ihre/n Vorgesetzte/n für eine individuelle Lösung.

  • Die Beschäftigten, die aufgrund der aktuellen Situation ein Betreuungsproblem haben, sollten nach Rücksprache mit der/dem Vorgesetzten möglichst im Homeoffice arbeiten, sofern es die örtlichen und technischen Gegebenheiten zulassen. Die Hochschulleitung hat den Vorgesetzten ermöglicht, dazu großzügig Homeoffice-Regelungen zuzulassen (das gilt zunächst bis zum 31.05.). Die Bereiche werden dazu ermuntert, kreative Möglichkeiten zu entwickeln, um z.B. durch Umorganisation Homeoffice auch bei den Beschäftigten zu ermöglichen, denen das aufgrund ihrer regulären Tätigkeit nicht möglich ist. Dazu können Sie sich auch von den oben genannten Ansprechpersonen beraten lassen.

    Wenn ein Arbeiten im Homeoffice überhaupt nicht möglich ist, so kann den Beschäftigten hierfür kurzfristig der Abbau von Überstunden oder Urlaub genehmigt werden. Darüber hinaus ist es auch möglich, bis zu 80 Minusstunden aufzubauen. Als letzte Option ist auch eine Freistellung ohne Fortzahlung der Bezüge möglich. In diesem Fall hat die/der Beschäftigte einen Entschädigungsanspruch nach § 56 Abs. 1 a Infektionsschutzgesetz. Die Höhe der Entschädigung richtet sich für sechs Wochen nach dem Verdienstausfall, d.h. dem Nettoentgelt, danach nach der Höhe des Krankengeldes. Für den Zeitraum von geplanten Schließzeiten der Einrichtung während der Ferien besteht kein Anspruch auf Entschädigung. Die/ Der Beschäftigte wird von der FernUniversität ohne Fortzahlung der Bezüge freigestellt und beantragt die Entschädigung beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe als zuständige Behörde. Die Entscheidung über die Gewährung der Entschädigung trifft der Landschaftsverband Westfalen-Lippe, nicht die FernUniversität als Arbeitgeberin. Die Auszahlung erfolgt für die ersten sechs Wochen durch die FernUniversität, anschließend durch den Landschaftsverband Westfalen-Lippe.

    Bitte beachten Sie: Wie andere Kinderbetreuungseinrichtungen ist auch der MiniCampus geschlossen. Zum Schutz aller Beschäftigten und ihrer Kinder kann die FernUniversität in dieser Situation leider auch nicht erlauben, dass Beschäftigte ihre Kinder an die FernUniversität mitnehmen. Wir müssen Sozialkontakte generell auf ein Mindestmaß reduzieren, um Infektionen zu vermeiden.

  • Die Tätigkeiten an der FernUniversität stellen keine systemrelevanten Tätigkeiten dar. Entsprechend können aus diesem Grund auch keine Bescheinigungen ausgestellt werden.

    Berufstätige Alleinerziehende haben unabhängig von ihrer beruflichen Tätigkeit nunmehr Zugang zu der Notbetreuung. Für die Ausstellung der erforderlichen Bescheinigung über Umfang und Lage der Arbeitszeit wenden Sie sich bitte an die zuständige zentrale Ansprechperson im Personaldezernat.

  • Die aktuelle Krisenlage ist für viele Menschen ein außergewöhnlich belastendes Lebensereignis. Mit ihr gehen drastische Einschnitte in den Alltag einher – zum Beispiel durch Quarantäne, Ausgangsverbote oder allgemeine Verfügungen zur Vermeidung von sozialen Kontakten. Das kann nicht nur zu einer anhaltend unangenehmen Situation führen, sondern auch weitere Ängste und Stressreaktionen (im Sinne einer sogenannten Anpassungsstörung) hervorrufen. Die Psychologische Beratungsstelle informiert darüber in einem speziellen Leitfaden. Unter anderem geht es darum, wie Betroffene Stresssignale erkennen können und welche Strategien es gibt, um mit der Belastung umzugehen.

 

Ansprechpersonen

Das Personaldezernat hat für Tarifbeschäftigte, nebenberuflich Beschäftigte und Beamtinnen und Beamte zentrale Ansprechpersonen benannt. Für konkrete Fragen und individuelle Einzelfälle stehen Ihnen daher zur Verfügung:

Bei allgemeinen Fragen zum Thema wenden sich Beschäftigte bitte an Falk-Thorsten Ermert aus der Stabsstelle für Arbeits- und Umweltschutz, Telefon: 987-1377, Mail: falk.ermert