Informationen zum Coronavirus (COVID-19) für Beschäftigte

Stand: 01. April 2020, letzte Änderungen:

  • Neue Informationen zu Beschaffung von Headsets (01. April)
  • Neue Information zu Bewerbungsverfahren (30. März)
  • Informationen zum Umgang mit Adobe Connect (27. März)
  • Infos zu Urlaubsbeantragung, Beschaffung von Headsets/Webcams, Einrichtung des VPN-Tunnels und Kühlschränken/Spülmaschinen ergänzt.
  • Weitere Einschränkungen des Hochschulbetriebs (16. März)
  • Betretungsverbot bei Reiserückkehr aus Risikogebieten (16. März)
  • FernUni-Bibliothek und Mensa geschlossen (16. März)
  • Hinweise zu Dienstreisen ergänzt (13. März)
Foto: Andrew Brookes/Cultura/Getty Images

Die Hochschulleitung der FernUniversität hat heute (16. März 2020) beschlossen, den Betrieb der Hochschule weiter einzuschränken und ab Mittwoch, dem 18. März in einen Minimalbetrieb überzugehen, um Sozialkontakte zwischen Personen so weit wie möglich zu reduzieren. Dafür gelten ab sofort bis zunächst zum 19. April besondere Regelungen, über die wir Sie auf dieser Seite informieren.

Aufgrund der dynamischen Entwicklungen sind in den folgenden Tagen weitere Entscheidungen und Maßnahmen möglich. Bitte beachten Sie darum regelmäßig die Informationen auf dieser Webseite und überprüfen Sie den Eingang in Ihrem Mailpostfach.

Wir arbeiten zurzeit auf dem Campus in Hagen bzw. in der Dienststelle in einem minimalen Präsenzbetrieb, sodass sich nur eine sehr geringe Zahl von Personen in den Gebäuden befindet. Es ist wichtig, dass wir in dieser Situation alle mehr aufeinander achten als üblich.

 

Wichtige Themen im Detail

  • Das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen hat in einem Erlass vom 15. März verfügt, dass Personen, die von einer Reise aus einem Risikogebiet zurückkehren, u.a. Hochschulen für einen Zeitraum von 14 Tagen nach Aufenthalt nicht betreten dürfen. Bitte stimmen Sie sich dazu mit ihren Vorgesetzten und Arbeitsbereichen ab. Das Betretungsverbot gilt ebenfalls für Studierende und Gäste der FernUniversität.

  • Laufende Bewerbungsverfahren werden zunächst bis zum 19.04.2020 ausgesetzt, um den unmittelbaren Kontakt in Auswahlgesprächen zu vermeiden. Bei dringenden Stellenbesetzungen können Auswahlgespräche auch in digitaler Form als Videokonferenz durchgeführt werden, wenn alle Beteiligten damit einverstanden sind. Bitte berücksichtigen Sie dabei insbesondere den Bedarf schwerbehinderter Bewerberinnen und Bewerber nach einer barrierefreien Teilnahme.

    Bei Fragen kann die Personalentwicklung Sie gerne beraten.

  • Die FernUniversität untersagt ab sofort bis zum 19. April alle Dienstreisen.

  • Aufgrund der aktuellen Lage zur Corona-Virus-Ausbreitung ist die Online-Stimmabgabe für die Wahlen zu den Hochschulgremien weiterhin bis zum 25. März 2020, 12.00 Uhr (MEZ) möglich.

    Das Wahlportal für die Hochschulgremienwahlen im Wintersemester 2019/20 wird unverändert am 25. März 2020, 12.00 Uhr (MEZ) geschlossen.

    Die Termine für das hochschulöffentliche elektronische Einlesen der online abgegebenen Stimmen in das Wahlprogramm sowie die Ermittlung der vorläufigen und endgültigen Wahlergebnisse werden bis auf Weiteres verschoben.

    Näheres entnehmen Sie bitte der Wahl-Webseite

    http://www.fernuni-hagen.de/wahlen

  • Der Personalrat sagt die ursprünglich für den 2. April angesetzte Personalversammlung ab und bietet Beschäftigten, die sich in Quarantäne befinden, Hilfe an. Weitere Informationen

  • Beschäftigte, die sich im Homeoffice befinden und die keine Möglichkeit haben, über das Urlaubsportal ihren Urlaub zu beantragen, können in diesem Fall eine E-Mail an ihre Vorgesetzte bzw. ihren Vorgesetzten schicken, diese/dieser muss die Mail dann an die Personalabteilung weiterleiten (Tarifbereich: dez3.1 , Beamtenbereich: beamtenangelegenheiten).

  • Sämtliche Präsenzveranstaltungen (Vorträge, Workshops, Seminare, Tagungen, Infoveranstaltungen, Mentoriate in Regionalzentren, Fortbildungen usw.) der FernUniversität werden zunächst bis einschließlich 19. April 2020 nicht stattfinden.

  • Ab Dienstag, dem 17. März ist der Zugang zu Gebäuden der FernUniversität in Hagen (Campus und Regional- und Studienzentren) nur noch für die Beschäftigten der FernUniversität möglich (mit Transponder, Schließberechtigung besteht jeweils für das Gebäude, in dem sich ihr Arbeitsplatz befindet).

    Alle Beschäftigten der FernUniversität werden bis Mittwoch, dem 18. März von der Hochschulleitung auf dem Dienstweg über die Regelungen des ab dann bis vorerst zum 19. April geltenden Notbetriebs informiert. Gesonderte Informationen gehen an diejenigen Beschäftigten, deren Anwesenheit am Arbeitsplatz auch ab dem 18. März für die Aufrechterhaltung der Sicherheit, Versorgung und Infrastruktur notwendig sind.

    Die Mensa der FernUniversität ist ab Dienstag, dem 17. März geschlossen. Geplante Wiedereröffnung ist nach aktuellem Stand am 20. April.

    Die Universitätsbibliothek ist ab Montag, dem 16. März für Besucher/innen und Benutzer/innen geschlossen.

 

Arbeitsplatz

  • Im e-KOO-Blog der FernUni finden Sie eine Reihe von Tutorials und Info-Beiträgen zu Adobe Connect, außerdem die Aufzeichnung Einführungsveranstaltung zum Tool:

    Im FernUni-Wiki haben die Kolleginnen und Kollegen des ZMI zudem folgende praktische Connect-Tutorials veröffentlicht:

  • Aufgrund der aktuellen Situation erreichen uns viele Anfragen zur Beschaffung von Headsets und Webcams für Telefon- und Videokonferenzen. Um schnell agieren zu können, haben wir den Beschaffungsprozess dafür nun vereinfacht.
    Headsets mit USB-Anschluss bis zu einem Preis von 50 Euro können ausnahmsweise direkt von den Beschäftigten beschafft werden. Wir empfehlen folgende Gerätetypen:

    Headset
    • Logitech H340
    • Logitech 960
    Kamera (falls nicht bereits am Laptop oder PC vorhanden)
    • Logitech C930e
    Bitte beachten Sie:
    • Vor der Beschaffung ist die Zustimmung des Vorgesetzten dafür einzuholen, dass die Beschaffung dienstlich notwendig ist.
    • Denken Sie daran, die Rechnung/Quittung aufzuheben und bei Dezernat 4.2 Buchhaltung und Steuern einzureichen.

    Um sich die Kosten erstatten zu lassen, sind folgende Unterlagen vorzulegen:

    • Originalrechnung
    • Anschreiben mit Bankverbindung der empfangenden Person der Barauslage
    • Begründung (z.B. Notfallbeschaffung in Zeiten Corona, durch die ZB freigegeben)
    • Sachliche und rechnerische Zeichnung auf Richtigkeit durch eine dritte Person(!) auf dem Originalbeleg
    • Ausgefüllter und unterschriebener Kontierungsbeleg
    Bestellungen aus dem Standardkatalog sind selbstverständlich weiterhin auf den gewohnten Wegen möglich. Auch spezielle IT-Ausstattung, die für den Minimalbetrieb benötigt wird, kann weiterhin über den normalen Beschaffungsweg angefordert werden. Zurzeit kann es aber zu längeren Bearbeitungszeiten bei Beschaffung und ggf. Einrichtung durch das ZMI sowie längeren Lieferzeiten kommen.
  • Der FamilienService der FernUni hat viele interessante Linktipps mit Ideen für die Beschäftigung von Kindern während der Coronakrise zusammengestellt:

  • Genau wie die gesamte FernUniversität geht auch der Benutzersupport ab dem morgigen Mittwoch aufgrund der Coronawelle in den Minimalbetrieb über. Um Anfragen zu priorisieren und die Arbeitsfähigkeit der einzelnen Bereiche sicherzustellen, sind Anfragen an den Helpdesk des Zentrums für Medien und IT vorzugsweise per Mail zu richten. Der Helpdesk wird entsprechend der Kapazitäten und Priorisierung ggf. zurückrufen. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Bandansage.

    Rechner-Abholungen und Abgaben sprechen Sie bitte ebenfalls terminlich ab. Die Kollegen des Endgerätesupports haben hierzu entsprechende Zeitfenster vorgesehen. Richten Sie diese Anfragen bitte weiterhin und wie üblich an den Helpdesk:

    helpdesk

    Bitte haben Sie Verständnis, dass unter anderem der Versand von Passwortbriefen und Beratungsanfragen derzeit nachrangig behandelt werden.

  • Seit der Einrichtung des Notbetriebs ist der Großteil der Beschäftigten im Homeoffice. Diese Maßnahme wurde sehr schnell umgesetzt, sodass in einzelnen Bereichen das Leerräumen der Kühlschränke bzw. das Ausräumen/Inbetriebsetzen der Spülmaschinen verständlicherweise nicht prioritär war. Jetzt im laufenden Minimalbetrieb bitten wir dies mit im Blick zu halten.

  • Um die telefonische Erreichbarkeit der FernUniversität zu sichern, werden automatische Rufumleitungen deaktiviert. Die Kommunikation soll vorrangig per E-Mail erfolgen. Weitere Informationen

  • Die Koordinationsstelle für E-Learning und Bildungstechnologien bietet ein wöchentliches Online-Meeting für Beschäftigte an. Weitere Informationen

  • Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten im Zuge des Notbetriebes im Homeoffice über einen sogenannten „VPN-Tunnel“ mit der Adresse „webvpn.fernuni-hagen.de“.

    Nicht für alle Anwendungen ist dieses notwendig. Ihr Outlook auf den Dienstlaptop benötigt keinen VPN-Tunnel. Um ein möglichst zügiges und effizientes Arbeiten im Homeoffice gewährleisten zu können, möchten wir Sie bitten ein speziell für diesen Zweck erstelltes VPN-Profil zu verwenden. Starten Sie hierzu den Cisco AnyConnect Client auf Ihrem Dienstnotebook:

    Vpn1Foto: FernUniversität

    Nach dem Klick auf „Connect“ wird Ihnen die nun wichtige Auswahlmaske angezeigt. Wählen Sie unter „Group“ das Profil „FeU-Hagen-SSL-VPN-Split“ (kurz Split-Profil) aus. Dieses Profil ist für die meisten Nutzer*innen der FernUni für die Erledigung Ihrer Arbeiten im Zuge von Homeoffice ausreichend.

    Um auf die elektronischen Medien der Universitätsbibliothek (Datenbanken, E-Books, E-Journals, Katalog-Links) zugreifen zu können und Volltexte aufzurufen, ist hier allerdings die Group: FeU-Hagen-SSL-VPNLLA erforderlich!

    Vpn2Foto: FernUniversität

    Sie können dieses Profil vor allem dann nutzen, wenn Sie KEINEN Zugriff auf besondere Fachanwendungen wie z.B. SAP benötigen. Sollten Sie durch das Split-Profil ihre Homeoffice-Tätigkeiten nicht mehr ausüben können, können Sie zurück auf Ihr vorheriges Profil wechseln.

    Wenn Sie im Homeoffice ohne eine VPN-Verbindung arbeiten sollten sie Ihren Dienstrechner vorzugsweise abends (zumindest alle paar Tage) für ca. 1 Stunde einschalten und per VPN mit der FernUni verbinden. So kann Ihr Rechner sich notwendige Updates und Sicherheitspatches von den FernUni-Servern herunterladen.

    Bitte beachten Sie: Die Verwendung von privaten Rechnern für den Zugriff per VPN auf kritische Anwendungen wie HIS-SOS/POS, SLO-Laufwerk, BGS und SAP ist aus Gründen der IT-Sicherheit nicht gestattet.

    Zudem möchte das ZMI daraus hinweisen, das im Rahmen der Corona-Krise verschiedene Phishing Emails im Umlauf sind. Löschen Sie bitte diese Emails. Öffnen Sie bitte keine Dateianhänge und klicken bitte nicht auf Links innerhalb dieser Emails. Beherzigen Sie bitte diese Regelung bei allen Ihnen unbekannten Absendern (bitte Absenderemailadresse genau kontrollieren).

 

Antworten auf häufig gestellte Fragen

  • Der Fall unterscheidet sich rechtlich gesehen nicht von einem normalen Krankheitsfall. Als Angestellte/r erhalten Sie für die Dauer einer ärztlich attestierten Erkrankung die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für bis zu 6 Wochen. Danach erhalten Sie Krankengeld durch Ihre Krankenversicherung. Beamte erhalten weiterhin ihre Bezüge. Die FernUniversität benötigt zeitnah einen Nachweis über die Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit.

  • Angestellte erhalten gemäß § 56 Abs. 5 Satz 1 Infektionsschutzgesetz für die Dauer einer Quarantäne von bis zu sechs Wochen eine Entschädigung vom Arbeitgeber, die dem Nettoarbeitsentgelt entspricht. Danach orientiert sich die Entschädigung an der Höhe des Krankengeldes. Beamte erhalten weiterhin ihre Bezüge. Die FernUniversität benötigt zeitnah einen Nachweis über die Quarantäne.

  • In diesen Fällen gelten unabhängig von einer eventuellen Quarantäne besondere Fürsorgepflichten, die von der FernUniversität selbstverständlich berücksichtigt werden. Bitte sprechen Sie mit Ihren Vorgesetzten und mit der og. zuständigen zentralen Ansprechperson. Gemeinsam werden die in jedem Einzelfall sinnvollen Lösungen besprochen und umgesetzt.

  • Bitte informieren Sie Ihre/n Vorgesetzte/n in Textform (z.B. per Email) über den Sachverhalt. Solange Sie nicht selbst unter Quarantäne gestellt sind, besteht Ihre Arbeitspflicht grundsätzlich weiter. Anhand ihrer Sachverhaltsschilderung wird ihr/e Vorgesetzte/r nach Rücksprache mit der zuständigen Ansprechperson im Personaldezernat entscheiden, ob Sie Ihren Dienst aufnehmen sollen. Vorsorglich wird hier darauf hingewiesen, dass wissentliche Falschangaben zum Sachverhalt arbeitsrechtliche oder dienstrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

  • Sofern es die örtlichen und technischen Gegebenheiten zulassen, sollte nach Absprache mit der/dem Vorgesetzten möglichst im Home Office gearbeitet werden. Sollte kein Home Office in Betracht kommen, wenden Sie sich bitte an Ihre/n Vorgesetzte/n für eine individuelle Lösung.

  • Die Beschäftigten, die aufgrund der aktuellen Situation ein Betreuungsproblem haben, sollten nach Rücksprache mit der/dem Vorgesetzten möglichst im Homeoffice arbeiten, sofern es die örtlichen und technischen Gegebenheiten zulassen. Die Hochschulleitung hat den Vorgesetzten ermöglicht, dazu großzügig Homeoffice-Regelungen zuzulassen (das gilt zunächst bis zum 30.04.). Die Bereiche werden dazu ermuntert, kreative Möglichkeiten zu entwickeln, um z.B. durch Umorganisation Homeoffice auch bei den Beschäftigten zu ermöglichen, denen das aufgrund ihrer regulären Tätigkeit nicht möglich ist. Dazu können Sie sich auch von den oben genannten Ansprechpersonen beraten lassen.

    Wenn ein Arbeiten im Homeoffice überhaupt nicht möglich ist, so kann den Beschäftigten hierfür kurzfristig der Abbau von Überstunden oder Urlaub genehmigt werden. Darüber hinaus ist es auch möglich, bis zu 80 Minusstunden aufzubauen. Als letzte Option ist auch eine Freistellung ohne Fortzahlung der Bezüge möglich. Dies wird durch die zentrale Ansprechperson im Personaldezernat in Absprache mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten im Einzelfall entschieden.

    Bitte beachten Sie: Wie andere Kinderbetreuungseinrichtungen ist auch der MiniCampus geschlossen. Zum Schutz aller Beschäftigten und ihrer Kinder kann die FernUniversität in dieser Situation leider auch nicht erlauben, dass Beschäftigte ihre Kinder an die FernUniversität mitnehmen. Wir müssen Sozialkontakte generell auf ein Mindestmaß reduzieren, um Infektionen zu vermeiden.

  • Sofern es die örtlichen und technischen Gegebenheiten zulassen, sollte nach Absprache mit der/dem Vorgesetzten möglichst im Home Office gearbeitet werden. Sollte dies aus privaten oder räumlichen Gründen nicht möglich sein, so ist für die Dauer des Ausfalls des ÖPNV Urlaub zu beantragen oder Überstunden abbauen. In Betracht kommt auch eine Freistellung vom Dienst unter Fortfall des Gehalts. Dies wird durch die zentrale Ansprechperson im Personaldezernat in Absprache mit Ihrer/ Ihrem Vorgesetzten im Einzelfall entschieden.

  • Sollten Ihnen durch die Erkrankung oder die Quarantäne Mehrkosten bei Unterbringung und Beförderung entstehen, so werden Ihnen diese von der FernUniversität erstattet. Daneben werden Sie unter Fortzahlung Ihrer Bezüge freigestellt.

  • Zusätzlich entstehende Unterbringungs- und Fahrtkosten werden durch die FernUniversität erstattet. Daneben werden Sie unter Fortzahlung Ihrer Bezüge vom Dienst freigestellt.

  • Die aktuelle Krisenlage ist für viele Menschen ein außergewöhnlich belastendes Lebensereignis. Mit ihr gehen drastische Einschnitte in den Alltag einher – zum Beispiel durch Quarantäne, Ausgangsverbote oder allgemeine Verfügungen zur Vermeidung von sozialen Kontakten. Das kann nicht nur zu einer anhaltend unangenehmen Situation führen, sondern auch weitere Ängste und Stressreaktionen (im Sinne einer sogenannten Anpassungsstörung) hervorrufen. Die Psychologische Beratungsstelle informiert darüber in einem speziellen Leitfaden. Unter anderem geht es darum, wie Betroffene Stresssignale erkennen können und welche Strategien es gibt, um mit der Belastung umzugehen.

 

Ansprechpersonen

Das Personaldezernat hat für Tarifbeschäftigte, nebenberuflich Beschäftigte und Beamtinnen und Beamte zentrale Ansprechpersonen benannt. Für konkrete Fragen und individuelle Einzelfälle stehen Ihnen daher zur Verfügung:

Bei allgemeinen Fragen zum Thema wenden sich Beschäftigte bitte an Falk-Thorsten Ermert aus der Stabsstelle für Arbeits- und Umweltschutz, Telefon: 987-1377, Mail: falk.ermert