FAQ für Beschäftigte der FernUniversität

  • Muss ich das Universitätsarchiv verständigen, wenn ich Unterlagen, die für den täglichen Geschäftsbetrieb nicht mehr genötigt werden, vernichten will?

    Jede Unterlage, unabhängig von ihrer äußeren Gestalt und Beschaffenheit, muss vor der Vernichtung dem Universitätsarchiv angeboten werden

    -> Archivgesetz

    Gibt es eine Anbietungspflicht?

    Anders als die Universitätsbibliothek kauft das Archiv seine Bestände nicht. Alle Bereiche der FernUniversität – akademische Bereiche, Verwaltungsdienststellen und Einrichtungen - müssen laut § des Archivgesetzes NRW vom 2010 alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem Archiv zur Übernahme anbieten.

    Für wen gilt die Anbietungspflicht?

    Diese Anbietungspflicht besteht für alle Institute, Dekanate, Zentralen Einrichtungen (Universitätsbibliothek, ZMI, …) sowie für die Universitätsverwaltung, ferner die Hochschulleitung (Hochschulrat, Rektorat, Kanzler, …).

    Darf ich überhaupt brisante Unterlagen an das Archiv geben – Datenschutz?

    Laut § Landesdatenschutzgesetz sind personenbezogenen Daten vor Löschung dem Universitätsarchiv anzubieten.

    - > Datenschutzgesetz

  • Was ist eine archivische Aktenaussonderung?

    Eine Aktenaussonderung ist ein immer wieder kehrender Prozess der Zusammenarbeit zwischen den aktenabgebenden Bereichen und dem Universitätsarchiv zum Zweck der Erfassung von historisch wertvollen Unterlagen.

    Wie biete ich die Unterlagen an ? Wie sieht das Aussonderungsverfahren aus?

    Ermitteln Sie die auszusondernden Unterlagen

    Prüfen Sie, welche Akten nicht mehr für das laufende Dienstgeschäft benötigt werden und dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

    Führen Sie solche Sichtungen regelmäßig durch. Aussonderungen sollten in regelmäßigen Abständen erfolgen. Mehr als eine Aussonderung pro Jahr ist allerdings nicht sinnvoll.

    Kontaktieren Sie das Universitätsarchiv

    Kündigen Sie dem Archiv ihre Aktenabgabe an. Füllen Sie hierfür das Formular "Ankündigung einer Aussonderung" möglichst vollständig aus und sende es dem Archiv per Email im Vorfeld zu. Die Kontaktaufnahme dient der Klärung des Aussonderungsverfahrens. Form und Details der Anbietung werden festgelegt, ebenso werden die anstehenden Arbeitsschritte terminliche vorgeplant.

    Erstellen und Übermitteln Sie die Aussonderungs- / Anbietungsliste

    Die Anbietung erfolgt über das Formular "Aussonderung Sachakten", das online verfügbar ist. Grundsätzlich sind die abzugebenden Unterlagen einzeln unter bestimmten Vorgaben zu erfassen. Nach Absprache mit dem Universitätsarchiv sind im Einzelfall auch Abweichungen möglich.

    Nummerieren Sie hierzu die abzugebenden Akten fortlaufend gut sichtbar durch.

    Folgende Felder der Aussonderungsliste sind Pflichtfelder:

    1. laufende Nummer: Durchnummerierung der Akten
    2. Betreff: ein oder mehrere Stichworte, je nach Aktentyp: Sache/Thema der Akte; Personenname(n) bei Personalakten
    3. Laufzeit: der Zeitraum, in dem die Akte angelegt wurde (Anfangsjahr - Endjahr), mindestens aber das Jahr des Aktenschlusses

    Auf den besonderen Wert einzelner Akten kann der Sachbearbeiter entweder im Feld Bemerkung des Formulars Aussonderungsliste oder im persönlichen Gespräch vor Ort hinweisen.

    Senden Sie die Aussonderungsliste mit der Auflistung aller auszusondernden Unterlagen per Email an das Universitätsarchiv

    Archivische Bewertung

    Der Archivar bewertet die angebotenen Unterlagen nach archivfachlichen Kriterien und entscheidet so über die Archivwürdigkeit bzw. Kassation (Vernichtung) der Unterlagen. Archivwürdige Unterlagen werden in der Aussonderungsliste. Spalte Bewertung, mit einem A, Unterlagen die vernichtet werden können mit einem V gekennzeichnet. Die bewertete Aussonderungsliste erhalten Sie per Email zurück.

    Bereitstellung der Akten

    Stellen Sie alle archivwürdigen Unterlagen bereit und vermerken in der Aussonderungsliste – Spalte I “Konkordanz“ welche Akten Sie in welche Kiste gepackt haben. Nummerieren Sie die Kisten entsprechend und vermerken sich als abgebende Stelle gut sichtbar seitlich auf der Kiste. Senden Sie die Aussonderungsliste an das Universitätsarchiv zurück.

    Bestätigung der Übergabe

    Das Universitätsarchiv bestätig Ihnen die Aussonderungsliste und vereinbart mit Ihnen ein Termin zur Übernahme des Schriftguts.

    Vernichtung der kassablen Unterlagen

    Vernichten Sie die Unterlagen, die mit einem V gekennzeichnet wurden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

    Wann und in welchen zeitlichen Abständen soll ausgesondert werden?

    Die Unterlagen sind komplett und im Original anzubieten:

    • bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Verordnung)
    • wenn sie zur Erledigung des laufenden Geschäftsbetriebs nicht mehr benötigt werden
    • bei räumlichen und personellen Veränderungen
    • in der Regel sind Unterlagen 10 Jahre, spätestens aber 30 Jahre nach Aktenschluss anzubieten

    Die zeitlichen Abstände der Aussonderung richten sich nach den Aufbewahrungsfristen.

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  • Für welche Unterlagen interessiert sich das Universitätsarchiv?

    Das Universitätsarchiv ist an Unterlagen mit historischem Wert interessiert. Was genau damit gemeint ist, muss im Einzelfall geklärt werden. Allein der Archivar entscheidet unter Einbeziehung des abgebenden Bereichs über die Archivwürdigkeit der Unterlagen unter fachlichen Gesichtspunkten.

    Für einige Bereiche gibt es knapp gefasst Merkblätter zu Unterlangen mit historischem Wert.

    Darf ich Unterlagen eigenständig vernichten / kassieren?

    Behörden / öffentliche Einrichtungen haben aufgrund des Archivgesetzes NRW die Auflage, alle Unterlagen (Dokumente, elektronische Unterlagen), die sie nicht mehr benötigen, dem zuständigen Archiv anzubieten. Eine selbständige Vernichtung von Akten ohne Hinzuziehung des Archivs ist untersagt und gesetzwidrig.

    Was ist eine Kassation?

    Unter Kassation versteht man die Vernichtung von Unterlagen, die vom Archivaren bei der Bewertung als nicht archivwürdig eingestuft wurden. Diese kassablen Unterlagen werden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet.

    Werden Unterlagen in Registraturen dennoch eigenständig vernichtet, so spricht man von einer wilden Kassation. Der bekannteste Fall sind die Aktenvernichtungen und Datenlöschungen am Ende der Ära von Helmut Kohl im Bundeskanzleramt.

  • Habe ich noch Zugriff auf die Unterlagen, die ich dem Archiv abgegeben habe?

    Die abgebende Stelle darf zu dienstlichen Zwecken das Archivgut, das aus ihrem Schriftgut ausgewählt worden ist, jederzeit einsehen und ausleihen.

    Das gilt allerdings nicht für die Unterlagen, die hätten gelöscht werden müssen bzw. die einer Löschungsvorschrift unterliegen.

    Der Rückgriff durch die abgebenden Stelle ist im Archvigesetz § 6 Abs. 7 festgeschrieben.

Archiv | 04.06.2021