PDF- und Word Dokumente barrierefrei umsetzen

Diese Webseite wird zur Zeit aufgrund neuer Erkenntnisse überarbeitet.

23.03.2022

Externe Dokumente im Web als Download

Neben der Umsetzung von barrierefreien Webseiten müssen ebenfalls die externen Dokumente für alle zugänglich bereitgestellt werden. Diese werden oft vernachlässigt, obwohl es durchaus Möglichkeiten für deren Umsetzung gibt. Die angewandten Kriterien entsprechen weitgehendst den allgemeinen Kriterien, die für Webseiten gelten.

Die Word Datei als Basis

Barrierrefreiheit überprüfe mit Word Abbildung: Microsoft Office Professional

Die Basis für ein PDF mit universellem Zugang = PDF/UA ist eine barrierefrei erstellte Word Datei, die Formatierungen, wie Überschriften, Listen, Tabellen richtig anwendet und Alternativtexte berücksichtigt, welche unter "Vorbereitende Maßnahmen" ausführlich beschrieben werden.

Vorbereitende Maßnahmen

In Word lässt sich diese dann unter dem Reiter Datei - "Auf Probleme überprüfen" mit "Barrierefreiheit überprüfen" kontrollieren.

Erst wenn die Word Datei barrierefrei ist, sollte daraus ein barrierefreies PDF generiert werden!

Maßnahmen zur Umsetzung von barrierefreien .doc und .pdf Dateien

  • Die Generierung eines gut strukturierten und formatierten Dokuments (aus Word) in eine PDF-Datei kann bereits automatische Inhaltsverzeichnisse und Lesezeichen erzeugen. Dabei ist z. B. die richtige Formatierung von Überschriften entscheidend.

    Die Änderungen von Formaten über die in Word angebotenen Formatvorlagen erleichtern zudem längerfristig die Arbeit, da sich z. B. Formatänderungen auf das gesamte Dokument auswirken, so dass nicht aufwändig von Hand nachkorrigiert werden muss.

    Die folgenden Punkte zeigen auf, wie barrierefreie Dokumente vorbereitet, erzeugt und letztendlich auch überprüft werden können.

    Generelle Herangehensweise in Word - Die wichtigsten Schritte

    1. Strukturieren Sie Ihr Dokument (Text inhaltlich logisch gliedern)
    2. Wenden Sie linksbündigen Flattersatz an, um bei Vergrößerungen große Lücken zu vermeiden.
    3. Formatieren Sie Ihre Textelemente korrekt mit den dafür vorgesehenen Formatvorlagen wie Überschriften, Standard, Liste, Tabelle.
      1. Überschriften und Unterüberschriften verwenden.
        Diese sind für die Erstellung der Lesezeichen und des Inhaltsverzeichnisses im PDF enorm wichtig! Dabei ist die richtige Hierarchie zu beachten:
        (Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3).
      2. Fließtext mit der Formatvorlage Standard formatieren.
      3. Listen/Aufzählungen als Liste bzw. Aufzählungen formatieren,
        womit der aufzählende Charakter auch für Screenreader deutlich wird.
      4. Tabellen möglichst einfach strukturieren:
        1. Tabellenüberschriften in Word gewährleisten
          (Tabelleneigenschaften - Zeile aktivieren und über Tabelleneigenschaften "Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite“ wiederholen)
        2. Tabellen nicht für Layoutzwecke benutzen (Leerzellen vermeiden)
        3. Beschreibung des Inhalts oder Aufbaus über Alternativtext
        4. eindeutige Spaltenüberschriften vergeben
    4. Vergeben Sie eine automatisierte Seitennummerierung (Einfügen > Seitenzahl).
    5. Erzeugen Sie automatische Verzeichnisse (automatisches Inhaltverzeichnis, Abbildungsverzeichnis etc. unter Verweise).
    6. Wichtige Informationen nicht in Kopf und Fußzeilen unterbringen und diese nicht zu lang formulieren.
    7. Sonderzeichen müssen UTF-8 konform sein.

    Farben, Kontraste und Schriftgestaltung

    1. Kontraste zwischen Schrift und Hintergrund ausreichend anlegen (z. B. keine gelbe Schrift auf weissem Grund).
    2. Keine Rot-Grün Kombinationen verwenden, da viele Leser/innen eine Rot-Grün Schwäche haben.
    3. Inhalte nicht nur über Farbe transportieren;
      das heißt z. B., dass die besondere Bedeutung eines rot gekennzeichneten Textes nicht zuverlässig dargestellt oder wahrgenommen wird.
    4. Vermeiden Sie Leerzeilen und Leerzeichen.
      Ein Screenreader erkennt sonst Leerzeile für Leerzeile oder Leerzeichen für Leerzeichen keinen Inhalt.
      Einzüge und Absätze können über die jeweilige Formatvorlage gesteuert werden.
    5. Serifenlose Schriftarten (z. B. Arial, Verdana, Calibri) verwenden, da diese einfacher wahrzunehmen sind.

    Hyperlinks

    1. Bei der Linkvergabe sinnvolle Beschreibungen verwenden, damit ersichtlich ist, wohin der Link führt. z. B. Homepage der FernUni.

    Grafiken

    1. Vergeben Sie einen kurzen präzisen Alternativtext (rechte Maustaste > Grafik formatieren > Alternativtext > Beschreibung).
    2. Abbildungen über den Reiter Format > Zeilenumbruch mit "Text in Zeile" einbinden, da es sonst zu Problemen bei der Erkennung in Screenreadern kommen kann.

    Dokumenteigenschaften

    1. Legen Sie die Sprache fest (unter Reiter Datei > Optionen > Sprache)
    2. Geben Sie auf jeden Fall dem Dokument einen Titel (unter Datei > Informationen) optional. Auch Eigenschaften, wie Autor und Tags.

    Überprüfung der Barrierefreiheit in Word

    Bevor Sie eine Word Datei als PDF speichern führen Sie eine Barrierefreiheitsprüfung in Word durch. Diese befindet sich unter:

    Datei > auf Probleme überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen

  • 1. "Einfaches" Abspeichern als PDF Datei

    Wenn Sie Ihr Dokument in Word durchformatiert haben und als PDF ausgeben möchten, haben Sie die Möglichkeit, das Dokument als Adobe PDF zu speichern.

    Achten Sie bitte darauf, dass unter Optionen die folgenden Einstellungen aktiviert sind:

    Pdf Speichern Word
    PDF Optionen zum Abspeichern in Word 2010.
    • Dokumentinformationen konvertieren,
    • Zugriff und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF aktivieren,
    • Lesezeichen erstellen,
    • Word Überschriften in Lesezeichen konvertieren.

    Die erzeugten PDF-Dokumente sind so für Überschriften, Absätze, Listen usw. strukturiert. Außerdem werden aus den Überschriften Lesezeichen erzeugt und entspechende Links vergeben.

    Das Abspeichern aus Word führt leider nicht immer zu dem gewünschten Ergebnis, welches alle Fälle berücksichtigt, die zur barrierefreien Umsetzung nötig wären. Es gibt jedoch Software, die es erleichtert, ein barrierefreies PDF zu generieren.


  • Kontrollmöglichkeiten für ein Word Dokument

    Word bietet in seinem Programm mit dem Accessibility Checker unter dem Reiter:
    Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen, die Möglichkeit, Barrierefreiheitsprobleme zu erkennen und zudem Lösungsvorschläge zu erhalten.


    Kontrollmöglichkeiten für ein PDF Dokument

    • Zur Überprüfung des PDF- Dokuments eignet sich der PAC steht als Download unter access-for-all“ bereit.
      http://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checker-pac.html
    • Acrobat Professional verfügt über eine interne Barrierefreiheitsprüfung.
    • Unabhängig davon sollten Sie vorab in Acrobat im PDF Dokument unter „Datei“ die Dokumenteigenschaften überprüft werden wie, die sinnvolle Titelvergabe unter dem Reiter Beschreibung“. Blenden Sie zudem in Acrobat unter „Datei > Dokumenteigenschaften > Ansicht beim Öffnen“ den Dokumenttitel ein und vergewissern Sie sich, dass unter „Erweitert“ die Hauptsprache, z.B. Deutsch eingegeben ist.
    • Als sehr nützlich hat sich auch die Kontrolle über den VIP Reader erwiesen. Der kostenlose Reader wird beim „SZBLIND“ zum Download bereit gestellt. Der VIP Reader bietet Einstellmöglichkeiten zum Lesen eines barrierefreien PDF, stellt variable Einstellmöglichkeiten, wie Farbe, Schriftgröße Schriftart zur Verfügung, die sich nur nach der Tagstruktur des PDF Dokuments ausrichtet.
      Download VIP Reader SZBLIND

    Die Kontrolle über den PAC oder Acrobat ist kein Garant für Barrierefreiheit

    Bei den genannten Verfahren werden zwar strukturelle und Kontrastprobleme überprüft. Wird jedoch inhaltlich falsch strukturiert oder eine Tabelle falsch eingesetzt, kann dies nicht als Fehler erkannt werden. Hilfreich ist hier der Screenreader Preview“ des PAC, der die Struktur des Dokuments visuell verdeutlicht.

    Screenreader

    Eine weitere Kontrollmöglichkeit, die Barrierefreiheit z. B. für Blinde zu überprüfen bietet ein Screenreader. Die Anwendung ist zwar nicht ganz einfach, da die elektronische Sprachausgabe ungewohnt und die Bedienung durch Kurzbefehle zunächst mühsam ist. Sie dient jedoch dazu, die Zugänglichkeit für Blinde nachzuempfinden.
    Wird das, was wir sehen, so vorgelesen wie wir es erwarten, so ist dies das Ergebnis eines gut strukturierten Dokuments.

    Screenreader sind zum Teil kostenpflichtig. Allerdings gibt es von www.nvaccess.org den zum Download bereitgestellten, kostenlosen NVDA Screenreader, der gute Ergebnisse liefert.

    Download NVDA Screenreader

PDF/UA - Portables Dokument Format mit universellem Zugang

Im Web sollte vorzugsweise ein barrierefreies PDF angeboten werden, da dies mit dem kostenlosen PDF Reader eingesehen werden kann.

Aus der bereits erstellten Worddatei können Sie einfach mit speichern unter (*.pdf) anwählen ein PDF erstellen. Achten Sie dabei bitte darauf, dass unter Optionen "Textmarken esrtellen mit Hilfe von Überschriften" aktiviert ist.

Nachträgliche Maßnahmen im PDF in Acrobat DC

Nachdem das PDF erstellt wurde empfiehlt es sich auch in Acrobat DC eine interne Barrierefreiheitsüberprüfung durchzuführen. In der Regel sind weitere Einstellungen nötig, um das PDF weiter barrierefrei zu gestalten. Einige Fehlermeldungen erhalten sie wahrscheinlich bei der Prüfung der Barrierfreiheit in Acrobat DC.

Auftauchende Fragen z. b. bzgl. Lesereihenfolge und Farbkontrast können nach manueller Kontrolle direkt überprüft und ggf. mit der rechten Maustaste als "bestanden" markiert werden.

Nachträglich erforderliche Anleitungen für Korrekturen, die für ein barrierefreies PDF erforderlich sein könnten sind in dem folgendem Dokument zusammengestellt.

Nachträgliche Bearbeitungen im PDF (PDF 2 MB)

Zuguterletzt Überprüfung im PAC

Bildschirmfoto Struktur eines PDF im PAC Abbildung: PAC2/FernUniversität
Screenreader Preview mit dem PDF Accessibility Checker

Wenn ein PDF aus Word heraus entsprechend aller Vorgaben erzeugt wurde, empfiehlt sich noch eine letzte Prüfung mit dem PAC. Diese steht online kostenlos als Download zu Verfügung unter:

PDF Accessibility Checker (PAC 3)

Was ist eigentlich PDF/UA

Der angestrebte Standard, der das PDF als barrierefrei auszeichnet, heisst PDF/UA. Damit wird ein Portables Dokument Format mit universellem Zugang angestrebt. PDF/UA stellt sicher, dass PDF-Dokumente den Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (Wikipedia) 2.0 entsprechen. Im August 2012 wurde PDF/UA als ISO-Norm ISO 14289-1:2012-07 veröffentlicht.

Mehr Infos dazu unter:

Regelungen und Richtlinien - PDF/UA

PDF - das plattformunabhängige Dateiformat

Das 1993 entwickelte plattformunabhängige Dateiformat PDF hat den Vorteil, dass es ohne ein kostenpflichtiges Programm, z. B. über den Acrobat Reader, zugänglich wird und die Gestaltung der Ausgangsdatei 1:1 auf unterschiedlichen Betriebssystemen widerspiegelt.

mehr Infos

Neben Text, Bildern und Grafik stellt eine PDF-Datei Möglichkeiten zur Navigation über miniaturisierte Seitenvorschauen, Lesezeichen und Inhaltsverzeichnisse zur Verfügung, die die Handhabung des Dokuments enorm erleichtern. All diese Navigationshilfen können und sollten bereits im Stammdokument, wie z. B. der Word-Datei, angelegt werden. Fachgerecht aufbereitete und formatierte Worddateien sind so ebenfalls bereits barrierefrei angelegt und dienen als Basis für ein barrierefreies PDF-Dokument.

Vereinfacht gesagt: Barrierefreie Word-Dateien = Barrierefreie PDF-Dateien

Allerdings birgt die Weitergabe als Doc-Datei einige Probleme mit sich, wie die veränderte Darstellung auf unterschiedlichen Betriebssystemen (Windows, MAC) und Word-Versionen sowie deren Ersatzprogramme. Zudem werden "nicht vorhandene Schriftarten" durch andere ersetzt, welches u.U. eine starke Abweichung des Layouts nach sich zieht.


Sonderfall "Barrierefreie Formularerstellung"

Ein Umsetzungsvorschlag

Eine Sonderrolle bei den externen Dokumente spielen ausfüllende Formulare. Dies zu erstellen bedarf einer etwas komplexeren Vorgehensweise, die in dem folgenden Dokument beschrieben wird. Diese Herangehensweise bezieht sich auf Basis einer Word Datei.

Anleitung zur barrierefreien Formularerstellung (PDF 675 KB) (in Überarbeitung)

Beispielformular in der Reihenfolge der angewandten Arbeitsschritte

  1. Ausgangsdatei Word (DOCX 32 KB)
  2. Erstellte PDF ohne Formularfelder (PDF 81 KB)
  3. Automatisiert erstellte Formularfelder (PDF 92 KB)
  4. Bearbeitete Felder PDF als Basis (PDF 93 KB)
  5. PDF mit ausgewiesenen Formularfeldern als Tags (in Arbeit)
  6. PDF Formular mit erweiterten Funktionen (Einträge speicherbar!) (PDF 105 KB) (in Überarbeitung)
  7. PDF Formular mit Einträgen (PDF 112 KB) (in Überarbeitung)

Das erstellte Beispielformular wurde auf korrekte Tastaturzugänglichkeit und mit einem Screenreader getestet.

webberatung | 24.03.2022