Teilprojekt „Postbürokratisches Organisieren und Entscheidungsfindung in der Verwaltung“
Das Projekt untersucht postbürokratische und agile Arbeitsweisen in den bürokratisch strukturierten öffentlichen Verwaltungen. Dabei werden die Probleme dieser Initiativen, deren Vorgehen, Folgen und Spannungen an den organisationalen Grenzstellen zum Rest der Verwaltungsorganisationen beleuchtet.
Für einen Praxistransfer werden die Grenzen postbürokratischen Arbeitens und Handlungsmöglichkeiten für eine zukunftsfähige Verwaltung ausgearbeitet.
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Die letzten zwei Jahre haben gezeigt: Organisationen der öffentlichen Verwaltung müssen mit den verschiedensten disruptiven Veränderungen ihrer Umwelt umgehen, es müssen schnell, gute Entscheidungen produziert werden. Dieser Herausforderung nehmen sich immer mehr Initiativen innerhalb der öffentlichen Verwaltung an, doch gerade in Großorganisationen ist eine schnellere Entscheidungsfindung oft schwer zu erreichen. Eine Lösung scheinen postbürokratische Organisationsformen zu bieten, wie agile Methoden aus der Projektarbeit und der Produktentwicklung, bspw. Design-Thinking Methoden. Dementsprechend können immer mehr Initiativen beobachtet werden – auch in der Verwaltung – die sich dem Ziel verschrieben haben, die Verwaltung „agil“ zu machen. Doch wie passen die über Jahrhunderte gewachsenen bürokratischen Strukturen und die neuen postbürokratischen Prozesse zusammen? Welche Wechselwirkungen gibt es zwischen den traditionellen Strukturen und den postbürokratischen Initiativen und wie kann ein Management der Schnittstellen gelingen? Welche Hürden gibt es, wenn Akteur*innen agile Initiativen implementieren möchten und wie kann man diese umgehen?
Das Projekt will ebendiese Fragen beantworten und eine differenzierte Analyse innovativer Projekte in der öffentlichen Verwaltung, die sich dem postbürokratischen Organisieren verschrieben haben, liefern. Dabei wird nicht nur beleuchtet, welche Probleme die Initiativen bearbeiten, wie sie dabei vorgehen und welche Veränderungen sie tatsächlich erreichen konnten. Es wird auch erarbeitet, welche Effekte typisch sind für postbürokratische Initiativen in der Verwaltung, welche Hürden und welche Wirkungen sich übergreifend zeigen. Um einen Transfer in die Praxis zu ermöglichen ist ein weiteres Ziel Handlungsmöglichkeiten und -empfehlungen herauszuarbeiten, die Verwaltungsmitarbeiter*innen dazu befähigen sollen, den angestoßenen Wandel aktiv und nachhaltig fortzuschreiben.
Mithilfe von Dokumentenanalysen, Explorationsgesprächen, qualitativen Expert*inneninterviews, Workshops und teilnehmenden Beobachtungen wird eine breite Datenbasis erarbeitet, auf deren Grundlage eine Analyse zunächst einzelner Initiativen erfolgt, die dann einem Vergleich unterzogen werden. Dabei ist das Forschungsprojekt iterativ angelegt und die Ergebnisse werden immer wieder durch Workshops in das Forschungsfeld zurückgespiegelt und diskutiert.
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... zu Transfer und gesellschaftlicher Relevanz
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Welche Hürden gibt es, wenn Akteure agile Initiativen implementieren möchten und wie kann man diese umgehen?
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Wie kann ein Management der Schnittstellen von agilen Einheiten und bürokratischen Organisationen gelingen?
Im Rahmen einer Fallstudie und von Vergleichsfällen werden postbürokratische Initiativen innerhalb klassisch bürokratischer Organisationen untersucht. Mithilfe leitfadengestützer Expert*innengespräche und teilnehmender Beobachtungen werden Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation, aber auch die Folgeprobleme neuer Organisationsweisen beforscht.
Erste Ergebnisse der Fallstudien zeigen Chancen agiler und postbürokratischer Initiativen in der Verwaltung: Ressortübergreifende Kooperationen werden ermöglicht und die Vermarktung des Ansatzes ‚New Work‘ sorgt für eine verstärkte Attraktivität der Verwaltungsarbeit und zieht neue Fachkräfte an. Andererseits bestehen bei der Implementierung agiler Arbeits- und Organisationsweisen in der Verwaltung formale und rechtliche Hürden und Widersprüche. Diese befördern das Entstehen informaler Konflikte, die Auswirkungen auf die Arbeit und Ergebnisproduktion haben können. Daraus resultiert ein erhöhter Führungsbedarf und die Notwendigkeit für eine Verstetigung von Maßnahmen zur Organisationsentwicklung in und um agile Organisationseinheiten in der Verwaltung.
Angesichts des demographischen Wandels, des Fachkräftemangels und eines sinkenden Vertrauens in Staat und Verwaltung ist die Frage, wie sich die Verwaltung als einer der größten Arbeitgeber für die Zukunft aufstellt von zentraler gesellschaftlicher Bedeutung.
In der zweiten Projektphase werden Handlungsempfehlungen in Kooperation mit den Forschungspartnern anhand der identifizierten Konfliktfelder eruiert. Dabei werden organisationsstrukturelle Maßnahmen aber auch Maßnahmen zur Fachkräftequalifizierung, insbesondere im Bereich des Innovationsmanagements, ausgearbeitet.
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Veröffentlichungen
Kette, Sven; Muster, Judith (2023): Reform als Zumutung. Warum Verwaltungen sich mit Innovationen oft schwertun. In: OrganisationsEntwicklung (3), S. 27-32.
Kühl, Stefan; Borggräfe, Julia (2023): Verwaltung versus Unternehmen - Organisationstypensensible Betrachtungen. In: Organisationsentwicklung: Zeitschrift für Unternehmensentwicklung und Change-Management (3), S. 9-13.
Konferenzteilnahmen und Vorträge
Borggräfe, Julia; Muster, Judith; Geckil, Celine: „Verwaltungsinnovation zwischen Forschung und Praxis”, Metaplan Bürokratiefestival, Quickborn, 14.11.2024. [in Planung]
Geckil, Celine: „Digitalisierung und postbürokratisches Organisieren in der Verwaltung. Ein organisationssoziologischer Blick“, Berliner Symposium. Transformation gestalten: Digitaler Wandel, Fachkräftegewinnung und Neues Lernen der FernUniversität Hagen, Berlin, 7.12.2023.
Muster, Judith; Geckil, Celine: „Welche Regler man zur Gestaltung von Organisationen wirklich bewegen kann - und wann es klug ist, das zu tun”, ZV Jahrestagung Bundeskriminalamt, Berlin, 17.10.2023.
Projektbeteiligte
Foto: Alexandra Kern
Dr. Julia Borggräfe
Projektleitung
E-Mail: JuliaBorggraefe
Telefon: +49 162 8893265
Foto: Alexandra Kern
Celine Geckil
Projektmitarbeiterin
E-Mail: celinegeckil
Telefon: +49 162 2463143
