Tipps und Tricks zum Vorbereiten von Hybridmeetings haben wir hier für Sie zusammengestellt:

Checkliste für Eilige:

• Rollen sind festgelegt: Moderation, Protokoll, Time-Keeping
• Alle Teilnehmenden werden begrüßt und auf die Anwesenheit von Präsenz-und Online-Teilnehmenden hingewiesen.
• Gesprächsregeln sind abgesprochen
• Dokumente und Visualisierungen sind für alle sichtbar.
• Bei Bedarf: Feedbackrunde nach den ersten Meetings wird durchgeführt

Moderation und Kommunikation:

Für eine gelungene Moderation ist es im Hybrid-Meeting am wichtigsten, auf die unterschiedlichen Be­dürfnisse beider Gruppen (Präsenz und virtuell) einzuge­hen und die virtuell Teilnehmenden gut in das Meeting zu integrieren. Eine Methode, die sich für Teammeetings gut eignet, ist beispielsweise die Lean-Coffee-Methode (https://www.fernuni-hagen.de/zli/blog/kennen-sie-schon-lean-coffee/ ).

Stellen Sie ein gemeinsames Gruppengefühl her, zum Beispiel durch eine kurze Einstiegsfrage (diese kann auch gerne etwas informeller und persönlicher sein). Auf diese Weise weiß jede*r Teilnehmende, wer beim Meeting da­bei ist und auf welche Art daran teilnimmt.

In Präsenz ist der Raum oft schon einige Minuten vorher geöffnet, diese Möglichkeit sollte man auch den On­line-Teilnehmenden geben und den virtuellen Raum 10-15 Minuten vor Meetingbeginn öffnen. So bleibt allen die Zeit, in Ruhe anzukommen und gibt Raum für Small-talk zum Einstieg. Achten Sie auch darauf, die Teilneh­menden beim Betreten des Meetings entsprechend zu begrüßen (nach Möglichkeit jeden einzeln), sodass sich jede*r gleichermaßen willkommen fühlt.

Die Technik sollte möglichst so ausgerichtet sein, dass alle Teilnehmenden sich gleichermaßen sehen und hören können. Vermeiden Sie, dass beispielsweise nur ein Aus­schnitt der vor Ort Anwesenden digital sichtbar ist.

Tipps:

• Um das hybride Teammeeting so authentisch wie möglich zu gestalten, lautet eine unserer drin­gendsten Empfehlungen, dass jeder Teilnehmerdie Kamera einschaltet.
  • Bei Störgeräuschen oder Echos von Online-Teilnehmern, bitten Sie entsprechende Personen ihr Mikrofon stumm zu schalten.
  • Achten Sie bitte auf Störquellen wie Fingerklopfen, Papierrascheln, Geschirrklappern im Präsenzraum, da dies auffällige Störgeräusche innerhalb des vir­tuellen Raumes darstellen.

 

Legen Sie zu Beginn des Meetings Rollen fest und klären Sie, wer das Protokoll übernimmt und gegebenenfalls die Rolles eines Time-Keepers für einzelne Themen ein­nimmt.

Neben den Rollen sollten Sie auch Gesprächsregeln für das Meeting festlegen. Sensibilisieren Sie die vor Ort Teil­nehmenden dafür, dass die digitale Gruppe es schwerer hat Gesprächen, die in Präsenz stattfinden zu folgen. Eine gute Regel wäre, dass beide Gruppen für eine Wortmel­dung die Hand heben müssen. Dies schafft Gleichheit und gibt Struktur.

Achten Sie auf Dynamiken im Raum, vermeiden Sie Ge­spräche von Einzelgruppen und erinnern Sie falls nötig an die Gesprächsregeln. Für Online-Teilnehmende ist oft schwer erkennbar, wer im Raum gerade spricht. Die vor Ort Anwesenden werden durch ihre physische Präsenz, Körpersprache und Aura meist stärker wahrgenommen. Dies kann beispielsweise kompensiert werden, indem die Gruppe der Online-Teilnehmenden bei Fragen/Diskussio­nen zuerst berücksichtigt wird.

Beachten Sie den Chat im virtuellen Raum. Auch hier sollte darauf geachtet werden, dass kein Einzelgruppen­gespräch fernab der gesamten Gruppe entsteht, sondern Beiträge stets der gesam-ten Gruppe zugänglich gemacht werden und Wortbeiträge nach Möglichkeit mündlich vorgetragen werden.

Visualisierungen sollten für alle gleich gut sichtbar sein. Die Onlinegruppe ist gegebenenfalls stärker auf Visuali­sierung angewiesen, um der Struktur und dem Ablauf zu folgen. Der Ablauf/die Präsentation sollte einerseits online im digitalen Meetingraum dargestellt werden (per Frei­gabe), andererseits aber auch im Präsenzraum (z.B. über einen großen Monitor oder per Beamer auf eine Lein­wand übertragen). Die aktuelle Agenda zum jeweiligen Teammeeting sollte jederzeit für alle Teilnehmenden sichtbar gemacht werden.

Führen Sie bei Bedarf am Ende der ersten Meetings eine kurze Feedbackrunde durch. Wo gab es Schwierigkei­ten? Was kann beim nächsten Mal verbessert werden?

Agenda und Dokumente teilen und bearbeiten:

Dokumente, über die gesprochen wird, sollen für alle sichtbar sein. Falls möglich, sollten die Dokumente bereits im Vorfeld des Meetings allen Teilnehmenden zur Verfü­gung gestellt werden (z.B. im Rahmen der Termineinla­dung). Auf diese Weise können sich die Teilnehmenden bereits mit den Inhalten vertraut machen und sich ent­sprechend vorbereiten (beispielsweise, wenn das Doku­ment als Grundlage für eine Diskussion dienen soll). Es empfiehlt sich außerdem das Dokument während des Meetings über die Screensharing-Funktion des eingesetz­ten Webkonferenztools zu teilen, sodass jede*r nachver­folgen kann, über welchen Punkt des Dokuments derzeit gesprochen wird. Auch Notizen, die von einer Person am Dokument vorgenommen werden, sind so direkt für alle einsehbar.

Kollaborative Zusammenarbeit

Falls Sie planen, während des Meetings eine Form der kollaborativen Zusammenarbeit durchzuführen, informie­ren Sie die Teilnehmenden unbedingt bereits in der Ein­ladung darüber und geben Sie an, wie die Teilnehmenden sich hierzu vorbereiten müssen. Eine kollaborative Zusam­menarbeit kann beispielsweise über ein Whiteboard ab­gebildet und für kreative Prozesse wie ein Brainstorming genutzt werden. Wenn Sie ein externes Tool benutzen, senden Sie den Link zum Tool, sowie Informationen zur Nutzung bereits in der Einladung mit und geben Sie den Teilnehmenden im besten Fall die Möglichkeit sich damit bereits vertraut zu machen. Ist zum Beispiel das Anlegen eines eigenen Kontos, die Installation eines bestimmten Programmes oder die Nutzung über einen bestimmten Browser erforderlich, so sollten die Teilnehmenden dies direkt wissen. Beachten Sie auch, dass die Gruppe, die vor Ort teilnimmt, zur Nutzung des Tools ebenfalls ein Endgerät mitbringen sollte. Genau wie das Protokoll des Meetings, sollten auch die Ergebnisse der kollaborativen Zusammenarbeit nach dem Meeting für alle bereit ge­stellt werden.