Nicht nur Webseiten sollten für alle Menschen zugänglich sein, auch Dokumente wie Word-Dateien, Präsentationen oder PDFs müssen barrierefrei gestaltet werden. Insbesondere dann, wenn sie online gestellt werden sollen. Ein barrierefreies Dokument ermöglicht es allen Menschen, die enthaltenen Informationen zu nutzen. Unabhängig davon, ob sie beispielsweise einen Screenreader verwenden, eine Sehbeeinträchtigung haben oder Dokumente ausschließlich per Tastatur bedienen.
Schon kleine Hürden wie fehlende Alternativtexte für Bilder, nicht korrekt verwendete Überschriften oder Tabellen ohne Kopfzeilen können dazu führen, dass Inhalte nicht oder nur schwer zugänglich sind.
Mit einer Barrierefreiheitsprüfung lassen sich viele dieser Probleme frühzeitig erkennen und beheben. Viele Programme bieten dazu bereits integrierte Werkzeuge, mit denen sich Dokumente auf Barrierefreiheit überprüfen lassen.
Word- und PowerPoint-Dokumente prüfen
Sowohl Microsoft Word als auch Microsoft PowerPoint verfügen über einen integrierten Barrierefreiheitsprüfer. Dieser analysiert das Dokument und weist auf mögliche Probleme hin. In Word findet sich der Prüfer hinter der Registerkarte „Überprüfen“, in Adobe Acrobat Pro kann in einer geöffneten PDF unter den Werkzeugen „Barrierefreiheit“ ausgewählt werden, um die Überprüfung zu starten.
Nach der Analyse wird eine Liste mit den gefundenen Problemen ausgegeben, sowie Erläuterungen, warum diese relevant sind und wie sie behoben werden können.
Wichtig: Automatische Prüfungen erkennen nicht alle Barrieren. Ob beispielsweise fett formatierter Text fälschlicherweise als Überschrift verwendet wurde oder Alternativtexte tatsächlich aussagekräftig sind, muss immer manuell überprüft werden.
Die PDF sollte daher erst erstellt werden, wenn die Word-Datei vollständig barrierefrei ist. Sie bildet die Grundlage für ein PDF/UA (PDF mit universellem Zugang).
Beim Speichern sollte darauf geachtet werden, unter Optionen die Einstellung „Textmarken erstellen mithilfe von Überschriften“ zu aktivieren. So wird eine navigierbare Dokumentstruktur erzeugt. Das entstandene PDF kann anschließend mit Acrobat Pro weiter zu einem barrierefreien PDF/UA optimiert werden.
Überprüfungsmöglichkeiten mit PAC oder axesCheck
PDF-Dokumente stellen besondere Anforderungen an die Barrierefreiheit. Selbst wenn ein Word-Dokument gut strukturiert ist, kann beim Export in ein PDF Barrierefreiheit verloren gehen.
Für die Überprüfung eignet sich der PDF Accessibility Checker (PAC) für Windows. Das kostenlose Tool analysiert PDF-Dateien anhand der geltenden Anforderungen und zeigt mögliche Schwachstellen auf.
Online eignet sich das Prüftool axesCheck (allerdings ohne detaillierten Prüfbericht) von axes4.
Weiterführende Webseiten
Interner Link
Infoseite der FernUni zu Überprüfungsmöglichkeiten
